PAGE車管所檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)車管所檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于車管所各類業(yè)務(wù)檔案的保管工作，包括機(jī)動(dòng)車登記檔案、駕駛證檔案、考試檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：車管所檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。3.完整準(zhǔn)確原則：保證檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確，如實(shí)反映車管所業(yè)務(wù)辦理過程和相關(guān)情況。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為車管所業(yè)務(wù)工作和社會(huì)公眾提供便捷服務(wù)。二、檔案收集與整理（一）收集范圍1.機(jī)動(dòng)車登記業(yè)務(wù)檔案：包括機(jī)動(dòng)車注冊(cè)登記、轉(zhuǎn)移登記、變更登記、抵押登記、注銷登記等業(yè)務(wù)過程中形成的各類資料，如申請(qǐng)表、證明憑證、技術(shù)參數(shù)表、照片等。2.駕駛證業(yè)務(wù)檔案：涵蓋駕駛證申領(lǐng)、補(bǔ)換領(lǐng)、審驗(yàn)、注銷等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的檔案材料，如申請(qǐng)表、身份證明、體檢證明、考試成績記錄等。3.考試業(yè)務(wù)檔案：包含機(jī)動(dòng)車駕駛員考試過程中的各類資料，如考生報(bào)名信息、考試成績單、評(píng)判記錄、監(jiān)考視頻等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門在辦理業(yè)務(wù)過程中，應(yīng)按照檔案管理要求及時(shí)收集相關(guān)資料，確保資料齊全、真實(shí)、有效。2.對(duì)收集到的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行初步核對(duì)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)充或更正。（三）整理規(guī)范1.分類：按照業(yè)務(wù)類型和檔案形成時(shí)間等因素，對(duì)檔案進(jìn)行分類。如機(jī)動(dòng)車登記檔案可分為注冊(cè)登記檔案、轉(zhuǎn)移登記檔案等；駕駛證檔案可分為申領(lǐng)檔案、補(bǔ)換領(lǐng)檔案等。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的識(shí)別和管理。3.裝訂：對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行裝訂，確保資料整齊、牢固，便于保存和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持資料的原有順序，不得隨意打亂。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、業(yè)務(wù)類型、檔案內(nèi)容摘要、形成時(shí)間等信息，以便快速檢索和查找檔案。三、檔案保管場所與設(shè)施（一）保管場所選擇1.車管所應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.保管場所應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆物品存放區(qū)域，避免受到自然災(zāi)害和人為破壞的影響。（二）保管設(shè)施配備1.檔案架：應(yīng)選用堅(jiān)固耐用、符合檔案存放要求的檔案架，檔案架應(yīng)分類設(shè)置，便于檔案的存放和管理。2.溫濕度控制設(shè)備：配備溫濕度傳感器和調(diào)節(jié)設(shè)備，確保保管場所的溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。3.防火設(shè)備：安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和滅火設(shè)備，如滅火器、消火栓等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備完好有效。4.防盜設(shè)備：安裝防盜門窗、監(jiān)控?cái)z像頭等防盜設(shè)施，監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)具備24小時(shí)不間斷錄像功能，錄像資料應(yīng)保存一定期限。5.防蟲、防霉設(shè)備：放置防蟲、防霉藥品，定期進(jìn)行檢查和更換，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。6.照明設(shè)備：配備適宜的照明設(shè)備，確保檔案查閱時(shí)光線充足，但避免光線直射檔案。四、檔案保管流程（一）檔案入庫1.檔案整理完畢后，由檔案管理人員按照分類和編號(hào)順序，將檔案存放到相應(yīng)的檔案架上。2.檔案入庫時(shí)，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，記錄檔案的入庫時(shí)間、編號(hào)、數(shù)量等信息。（二）檔案存放1.按照檔案類別和保管期限，將檔案存放在不同的區(qū)域。短期檔案和長期檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查閱。2.對(duì)重要檔案和特殊檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。（三）檔案定期盤點(diǎn)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)核對(duì)檔案的數(shù)量、編號(hào)、內(nèi)容等信息，確保檔案的實(shí)際情況與登記記錄一致。3.對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如補(bǔ)充檔案資料、更正登記信息等。（四）檔案保管期限1.機(jī)動(dòng)車登記檔案、駕駛證檔案、考試檔案等的保管期限應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，機(jī)動(dòng)車登記檔案長期保存，駕駛證檔案保存期限為6年（自駕駛證有效期滿之日起計(jì)算），考試檔案保存期限為3年（自考試合格之日起計(jì)算）。2.超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.車管所內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管場所查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出保管場所。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由和借閱期限，經(jīng)車管所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)與檔案管理人員辦理交接手續(xù)，當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量和內(nèi)容，并在《檔案借閱登記表》上簽字。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（三）查閱與借閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案查閱與借閱記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱和借閱的時(shí)間、人員、檔案編號(hào)、查閱或借閱內(nèi)容等信息。2.查閱與借閱記錄臺(tái)賬應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計(jì)。六、檔案保密與安全管理（一）保密制度1.車管所工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)檔案信息予以保密。2.未經(jīng)授權(quán)，任何人員不得泄露檔案內(nèi)容和信息。3.在檔案管理工作中，涉及檔案信息的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、存儲(chǔ)設(shè)備等應(yīng)采取安全保密措施，防止信息泄露。（二）安全管理制度1.加強(qiáng)檔案保管場所的安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入保管場所。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.對(duì)檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保檔案的安全。（三）應(yīng)急處置措施1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織檔案管理人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力。3.如發(fā)生突發(fā)事件影響檔案安全時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行搶救和保護(hù)，最大限度減少損失，并及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由車管所負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。2.對(duì)仍具有一定保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，確定銷毀清單。2.將銷毀清單報(bào)車管所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的銷毀清單應(yīng)送檔案保管部門執(zhí)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)指