PAGE路政文書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)路政文書檔案管理，確保路政文書檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高路政工作效率和管理水平，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織路政部門在路政管理活動(dòng)中形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則路政文書檔案由路政部門指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則歸檔的路政文書檔案應(yīng)真實(shí)反映路政管理活動(dòng)的實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。3.分類科學(xué)原則按照路政文書檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)路政文書檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、路政文書檔案管理職責(zé)（一）路政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)路政文書檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.制定路政文書檔案管理工作流程和規(guī)范，明確各崗位人員職責(zé)。3.定期對(duì)路政文書檔案進(jìn)行清理和鑒定，及時(shí)銷毀過(guò)期或無(wú)用的檔案。4.配合公司/組織內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門對(duì)路政文書檔案的查閱和檢查工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)路政文書檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、編目、上架保管等。2.建立路政文書檔案管理臺(tái)賬，記錄檔案的收進(jìn)、移出、查閱、借閱等情況。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案的安全和保密。4.積極為路政部門及其他相關(guān)部門提供檔案查閱和利用服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料。（三）路政執(zhí)法人員職責(zé)1.在路政執(zhí)法過(guò)程中，及時(shí)收集和整理與執(zhí)法活動(dòng)相關(guān)的文書資料，確保資料的完整和準(zhǔn)確。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將執(zhí)法文書檔案移交檔案管理人員進(jìn)行歸檔。3.不得擅自銷毀、涂改、偽造路政文書檔案。三、路政文書檔案的收集與整理（一）收集范圍1.路政管理法律法規(guī)、規(guī)范性文件、政策文件等。2.路政執(zhí)法工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.路政許可申請(qǐng)材料及審批文件，包括申請(qǐng)書、現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄、審批決定書等。4.路政處罰決定書、聽證材料、行政復(fù)議決定書、行政訴訟判決書等。5.路政巡查記錄、路政案件處理文書、路政設(shè)施維護(hù)記錄等。6.路政宣傳資料、培訓(xùn)教材、會(huì)議紀(jì)要等。7.其他與路政管理活動(dòng)相關(guān)的文書資料。（二）收集要求1.路政執(zhí)法人員應(yīng)在執(zhí)法活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)文書資料收集齊全，確保資料的完整性。2.收集的路政文書檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式的兼容性和可讀性，并進(jìn)行備份保存。（三）整理方法1.分類路政文書檔案按照路政管理業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類，主要包括路政許可、路政處罰、路政巡查、路政設(shè)施管理等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)文書的性質(zhì)、時(shí)間等因素進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)為便于管理和查找，對(duì)路政文書檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用分類流水號(hào)的方式，每個(gè)類別從001開始依次編號(hào)。3.裝訂將路政文書檔案按照編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字。4.編目編制路政文書檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、類別、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱。四、路政文書檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間路政文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的檔案，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)收集整理好的路政文書檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.將核對(duì)無(wú)誤的檔案按照編號(hào)順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)范圍等信息。3.將檔案盒存放在檔案架上，并在檔案架上標(biāo)明檔案類別、存放位置等信息。（三）保管期限路政文書檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案涉及路政管理重大決策、重要政策文件、路政許可和處罰的典型案例、路政設(shè)施建設(shè)和改造的重要資料等，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案路政執(zhí)法工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、路政巡查記錄、路政設(shè)施維護(hù)記錄等，保管期限為10年。3.短期保管的檔案路政宣傳資料、培訓(xùn)教材、會(huì)議紀(jì)要等，保管期限為5年。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子文檔應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和可用。五、路政文書檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本公司/組織內(nèi)部路政部門及其他相關(guān)部門因工作需要可以查閱路政文書檔案。外部單位查閱路政文書檔案應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）查閱程序1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱路政文書檔案，應(yīng)填寫《路政文書檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。2.外部單位查閱路政文書檔案，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，交檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在《路政文書檔案查閱登記簿》上記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用要求1.路政文書檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司/組織利益和他人合法權(quán)益。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得涂改、偽造、損毀檔案。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)路政文書檔案的查閱和利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)，定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。六、路政文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則路政文書檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確及時(shí)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。（二）鑒定組織成立路政文書檔案鑒定小組，由路政部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)路政文書檔案的保管期限進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.定期鑒定每年對(duì)路政文書檔案進(jìn)行一次定期鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用情況，確定檔案是否需要繼續(xù)保存。2.隨時(shí)鑒定對(duì)于一些特殊情況的檔案，如涉及重大事件、法律糾紛等，應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行鑒定，及時(shí)確定檔案的保管期限和處置方式。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的路政文書檔案，應(yīng)編制《路政文書檔案銷毀清單》，注明檔案編號(hào)、類別、題名、日期、保管期限等信息。2.《路政文書檔案銷毀清單》經(jīng)路政部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。