PAGE畢業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織畢業(yè)檔案的管理，確保畢業(yè)檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織接收的各類畢業(yè)生檔案的管理，包括全日制普通高校畢業(yè)生、成人高校畢業(yè)生、高等教育自學考試畢業(yè)生等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：畢業(yè)檔案由公司/組織指定的部門集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實、準確，如實反映畢業(yè)生的學習、工作經歷等情況。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，為需要查閱檔案的人員提供便利。二、檔案接收（一）接收流程1.畢業(yè)生所在學?；蛟ぷ鲉挝粚n案密封后，通過機要交通或專人送達公司/組織指定的檔案管理部門。2.檔案管理部門收到檔案后，對檔案的完整性、密封性進行檢查。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、拆封等情況，應及時與原送達單位聯(lián)系核實。3.對接收的檔案進行登記，填寫《畢業(yè)檔案接收登記表》，詳細記錄檔案的基本信息，包括畢業(yè)生姓名、性別、出生日期、畢業(yè)院校、專業(yè)、學歷層次、畢業(yè)時間、檔案內容清單等。（二）檔案材料審核1.檔案管理部門對接收的檔案材料進行審核，重點審核檔案材料是否齊全、真實、有效。2.審核內容包括畢業(yè)生的學籍檔案、成績單、就業(yè)報到證、畢業(yè)證書、學位證書等相關材料。如發(fā)現(xiàn)檔案材料存在問題，應及時與畢業(yè)生本人或原學校、單位溝通核實，并要求補充或更正相關材料。三、檔案整理（一）整理要求1.按照檔案管理的有關規(guī)定，對畢業(yè)檔案進行分類整理。一般可分為學籍檔案、人事檔案、黨團組織關系檔案等類別。2.對每類檔案中的材料進行排序，確保材料的順序合理、邏輯清晰。例如，學籍檔案可按照入學登記表、成績單、畢業(yè)生登記表等順序排列。3.去除檔案中的重復材料和無關材料，對破損、褪色的材料進行修復或復制。（二）編目與裝訂1.為整理好的檔案編制目錄索引，注明每類檔案的名稱、起止日期、頁碼等信息，方便查閱。2.對整理好的檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應注意不要損壞檔案材料。四、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案保管庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）保管措施1.對檔案進行分類存放，按照檔案類別、年份、畢業(yè)生姓名等順序排列，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施進行處理。3.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，保持適宜的環(huán)境條件。一般溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。4.做好檔案的安全保密工作，庫房應設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。五、檔案查閱（一）查閱權限1.公司/組織內部人員因工作需要查閱畢業(yè)檔案的，應填寫《畢業(yè)檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.外單位人員因特殊原因需要查閱畢業(yè)檔案的，須持單位介紹信，經公司/組織主管領導批準后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應安排專人陪同。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，出示相關審批文件和有效身份證件。2.檔案管理人員根據查閱申請，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員只能查閱與申請事由相關的檔案內容，不得擅自摘抄、復制、拍照、傳播檔案信息。如需摘抄、復制檔案內容，應經檔案管理部門負責人批準。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對檔案進行核對，確保檔案無損壞、丟失等情況。六、檔案借閱（一）借閱條件1.公司/組織內部人員因工作需要借閱畢業(yè)檔案的，應填寫《畢業(yè)檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。2.外單位人員原則上不得借閱畢業(yè)檔案。如因特殊情況確需借閱的，須經公司/組織主管領導批準，并按照公司/組織的相關規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱期限1.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向檔案管理部門提出申請，經批準后方可延長。2.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，不得逾期不還。如逾期未還，檔案管理部門應及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應的處理。（三）借閱要求1.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、偽造檔案內容。2.借閱人員在借閱期間應確保檔案的安全，不得將檔案帶出公司/組織辦公區(qū)域。如需帶出的，須經檔案管理部門負責人批準，并采取必要的安全措施。3.借閱人員歸還檔案時，應確保檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的責任。七、檔案轉遞（一）轉遞條件1.畢業(yè)生因工作調動、升學、出國等原因需要轉遞檔案的，公司/組織檔案管理部門應按照相關規(guī)定辦理檔案轉遞手續(xù)。2.轉遞檔案應符合國家有關檔案轉遞的規(guī)定和要求，確保檔案的安全、準確、及時轉遞。（二）轉遞程序1.畢業(yè)生本人或接收單位向公司/組織檔案管理部門提出檔案轉遞申請，填寫《畢業(yè)檔案轉遞申請表》，注明轉遞原因、接收單位名稱、地址、聯(lián)系人等信息。2.檔案管理部門對轉遞申請進行審核，如符合轉遞條件，開具《畢業(yè)檔案轉遞通知單》。3.檔案管理部門按照規(guī)定的轉遞方式，將檔案密封后通過機要交通或專人送達接收單位。4.檔案管理部門在檔案轉遞后，及時更新檔案管理系統(tǒng)中的相關信息，并將轉遞情況記錄在《畢業(yè)檔案轉遞登記簿》上。（三）轉遞要求1.檔案轉遞應通過機要交通或專人送達，不得通過普通郵寄或畢業(yè)生本人自帶檔案。2.檔案轉遞過程中，應確保檔案的密封完好，防止檔案信息泄露。3.接收單位收到檔案后，應及時將回執(zhí)寄回公司/組織檔案管理部門，確認檔案已安全送達。八、檔案統(tǒng)計與信息化管理（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應定期對畢業(yè)檔案的接收、整理、保管、查閱、借閱、轉遞等情況進行統(tǒng)計分析，形成檔案統(tǒng)計報表。2.檔案統(tǒng)計報表應包括檔案數(shù)量、類別、分布情況、利用情況等信息，為公司/組織的檔案管理決策提供依據。（二）信息化管理1.建立畢業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，將檔案的基本信息、目錄索引、查閱借閱記錄等錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.利用信息化管理系統(tǒng)，提高檔案管理的工作效率和服務水平，方便檔案管理人員查詢、統(tǒng)計和分析檔案信息，為公司/組織內部人員提供便捷的檔案查閱服務。（三）數(shù)據安全與維護1.加強畢業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據安全保護，采取數(shù)據備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止數(shù)據丟失、泄露和被篡改。2.定期對信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行和功能的不斷完善。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對畢業(yè)檔案進行鑒定，根據國家有關檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負責對畢業(yè)檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內容1.審查檔案的內容是否涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息。2.根據檔案的形成時間、重要程度、保存價值等因素，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿且無保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成《畢業(yè)檔案銷毀清單》。2.將《畢業(yè)檔案銷毀清單》報公司/組織主管領導審批。3.經批準后，檔案管理部門按照規(guī)定