PAGE科室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)科室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于科室內(nèi)部所有檔案的管理工作，包括但不限于醫(yī)療文書檔案、科研項(xiàng)目檔案、行政管理檔案、設(shè)備檔案、人事檔案等各類檔案資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：科室檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映科室各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄科室工作的各個(gè)方面，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及科室機(jī)密、患者隱私等敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）科室負(fù)責(zé)人1.全面負(fù)責(zé)科室檔案管理工作，將檔案管理工作納入科室整體工作計(jì)劃，確保檔案管理工作與科室業(yè)務(wù)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。2.監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，對(duì)檔案管理工作中存在的問題及時(shí)提出改進(jìn)意見和措施。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中涉及的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題，為檔案管理工作提供必要的支持和保障。（二）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)科室檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等具體工作，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。2.按照檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，保證檔案的整齊、規(guī)范。3.建立健全檔案管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的收進(jìn)、移出、查閱、利用等情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新，及時(shí)錄入檔案信息，提高檔案管理的信息化水平。5.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（三）各崗位工作人員1.負(fù)責(zé)本崗位工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理人員。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，在工作中妥善保管好涉及本科室的檔案資料，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。3.積極配合檔案管理人員做好檔案的查閱、利用等工作，按照規(guī)定填寫檔案查閱、利用登記表。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療文書檔案：包括門診病歷、住院病歷、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、醫(yī)囑單、護(hù)理記錄等。2.科研項(xiàng)目檔案：包括科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、立項(xiàng)批復(fù)、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果等。3.行政管理檔案：包括科室工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、請(qǐng)示報(bào)告、通知等。4.設(shè)備檔案：包括設(shè)備購置合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說明書、維修記錄、報(bào)廢申請(qǐng)等。5.人事檔案：包括員工入職登記表、履歷表、考核表、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等。6.其他檔案：如科室開展的各類活動(dòng)資料、對(duì)外交流合作資料等。（二）收集要求1.各崗位工作人員應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的文件材料收集齊全，按照檔案管理的要求進(jìn)行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，確保文件材料的真實(shí)性和有效性。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集與原件核對(duì)無誤的復(fù)印件，并注明出處。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)，將收集到的文件材料分為醫(yī)療文書檔案、科研項(xiàng)目檔案、行政管理檔案、設(shè)備檔案、人事檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，并便于識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)整理好的文件材料進(jìn)行歸檔，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地歸入相應(yīng)的檔案類別和保管期限。2.歸檔時(shí)，應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、日期、來源等信息。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，確保電子檔案的安全和可利用性。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映科室主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)科室、國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。3.長期保管：凡是在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)科室工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年。4.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)科室工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（三）保管要求1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，并建立相應(yīng)的索引標(biāo)識(shí)，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全和完整。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.科室內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，并填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)醫(yī)院相關(guān)部門批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及科室機(jī)密、患者隱私等敏感信息的檔案，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批，確保信息安全。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照申請(qǐng)表的要求提供檔案，并做好查閱登記工作。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用管理1.檔案管理人員應(yīng)積極為科室各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.對(duì)于檔案的利用情況，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、利用內(nèi)容等信息。3.檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告科室負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由科室負(fù)責(zé)人組織檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于仍具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)醫(yī)院相關(guān)部門批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作中的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）建立檔案管理系統(tǒng)1.采用先進(jìn)的檔案管理軟件，建立科室檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用等功能，提高檔案管理的工作效率和信息化水平。（二）電子檔案管理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子檔案按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電