PAGE規(guī)培基地檔案管理制度一、總則（一）目的為加強規(guī)培基地檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在規(guī)培工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本規(guī)培基地實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于規(guī)培基地各部門、科室及全體參與規(guī)培工作的人員在規(guī)培活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：規(guī)培基地檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映規(guī)培工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確，手續(xù)完備。3.完整系統(tǒng)原則：保證檔案的完整性和系統(tǒng)性，全面收集規(guī)培工作各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料，按照一定的分類標準進行整理，使其成為有機的整體。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設(shè)置及人員配備規(guī)培基地設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責檔案管理的日常工作。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉規(guī)培業(yè)務(wù)，經(jīng)過專業(yè)培訓，持證上崗。（二）主要職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定并組織實施本規(guī)培基地檔案管理制度。2.負責收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案整理工作，確保檔案的規(guī)范有序。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查詢利用。4.負責檔案的保管工作，做好檔案庫房的安全管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為規(guī)培教學、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)工作需要編制各類檔案資料匯編、專題文件匯集等。7.組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓，提高全體人員的檔案意識和檔案管理水平。8.負責與上級檔案管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.規(guī)培基地行政管理文件，包括上級主管部門下發(fā)的各類文件、規(guī)培基地制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計報表等。2.規(guī)培教學文件，如教學大綱、教學計劃、教案、課件、教學日志、學員成績考核記錄、教學評估材料等。3.師資隊伍建設(shè)文件，包括教師基本信息、教師培訓記錄、教師教學質(zhì)量考核材料等。4.學員管理文件，如學員報名登記表、學員學籍檔案、學員考勤記錄、學員獎懲材料等。5.實踐教學文件，如臨床實習安排、實習帶教記錄、實踐技能考核材料等。6.科研項目文件，包括科研項目申報書、立項批復(fù)、研究成果報告、科研經(jīng)費使用記錄等。7.對外交流與合作文件，如合作協(xié)議、交流活動記錄等。8.其他與規(guī)培工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門、科室應(yīng)明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，一般可分為行政管理類、教學管理類、師資管理類、學員管理類、實踐教學類、科研管理類、對外交流類等類別。2.編號：對每一類檔案編制相應(yīng)的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等項目，目錄應(yīng)打印成冊或建立電子目錄數(shù)據(jù)庫。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價值確定，參照國家有關(guān)檔案保管期限表執(zhí)行。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、窗簾、吸塵器等。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。（三）檔案的清點與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點，每年至少進行一次全面清點，確保檔案的數(shù)量準確。2.定期對檔案進行檢查，檢查檔案的保管狀況、字跡是否清晰、有無破損等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.為規(guī)培基地內(nèi)部教學、科研、管理等工作提供檔案信息支持。2.為學員提供學籍檔案、成績證明等相關(guān)檔案資料。3.為上級主管部門、相關(guān)單位及社會提供檔案查詢服務(wù)，但應(yīng)按照規(guī)定履行審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱，并做好查閱登記。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案的復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱及數(shù)量等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，按照國家有關(guān)檔案鑒定標準進行鑒定。對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀鑒定表，注明檔案名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案鑒定工作小組對檔案銷毀鑒定表進行審核，簽署審核意見。3.經(jīng)審核批準銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交監(jiān)銷部門。（四）銷毀實施檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理部門和監(jiān)銷部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)對檔案銷毀過程進行監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)規(guī)培基地檔案管理的信息化，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）電子檔案管理1.電子文件的形成、收集和整理應(yīng)符合國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。2.對電子檔案進行分類、編號、編目等整理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)管理。3.加強電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止電子檔案的丟失、損壞和泄密。（三）檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)1.選用適合規(guī)培基地檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能模塊。2.