PAGE應(yīng)急預(yù)案檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司應(yīng)急預(yù)案檔案的管理，確保應(yīng)急預(yù)案檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司應(yīng)對突發(fā)事件的能力，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位應(yīng)急預(yù)案檔案的管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：應(yīng)急預(yù)案檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照應(yīng)急預(yù)案的類別、性質(zhì)、保管期限等進(jìn)行分類管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：確保應(yīng)急預(yù)案檔案的安全，防止檔案信息泄露，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善應(yīng)急預(yù)案檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對應(yīng)急預(yù)案檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.負(fù)責(zé)建立應(yīng)急預(yù)案檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索和查詢。4.負(fù)責(zé)對應(yīng)急預(yù)案檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期向上級主管部門報(bào)告檔案管理工作情況。5.負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督各部門應(yīng)急預(yù)案檔案的管理工作，對違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）應(yīng)急預(yù)案編制部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門應(yīng)急預(yù)案的編制、修訂和完善工作，并按照規(guī)定的程序報(bào)公司審批。2.負(fù)責(zé)將本部門應(yīng)急預(yù)案的紙質(zhì)文本和電子文檔及時報(bào)送檔案管理部門歸檔。3.負(fù)責(zé)在應(yīng)急預(yù)案實(shí)施過程中，及時收集、整理相關(guān)資料，并報(bào)送檔案管理部門補(bǔ)充歸檔。4.負(fù)責(zé)按照檔案管理部門的要求，提供應(yīng)急預(yù)案檔案的利用服務(wù)。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門應(yīng)急預(yù)案檔案的收集、整理和保管工作，并按照規(guī)定的時間和要求將檔案報(bào)送檔案管理部門。2.在應(yīng)急預(yù)案實(shí)施過程中，各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門和應(yīng)急預(yù)案編制部門，提供相關(guān)資料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司各類應(yīng)急預(yù)案的紙質(zhì)文本和電子文檔，包括預(yù)案編制說明、評審意見、批復(fù)文件等。2.應(yīng)急預(yù)案演練計(jì)劃、演練方案、演練記錄、演練總結(jié)等資料。3.應(yīng)急預(yù)案實(shí)施過程中的相關(guān)文件資料，如應(yīng)急處置報(bào)告、事故調(diào)查報(bào)告、整改措施等。4.與應(yīng)急預(yù)案相關(guān)的其他資料，如法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)資料等。（二）收集要求1.應(yīng)急預(yù)案編制部門應(yīng)在預(yù)案發(fā)布后[X]個工作日內(nèi)，將紙質(zhì)文本一式[X]份和電子文檔報(bào)送檔案管理部門歸檔。2.應(yīng)急預(yù)案演練結(jié)束后，演練組織部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)，將演練計(jì)劃、演練方案、演練記錄、演練總結(jié)等資料報(bào)送檔案管理部門歸檔。3.應(yīng)急預(yù)案實(shí)施過程中形成的相關(guān)文件資料，應(yīng)在事件處理完畢后[X]個工作日內(nèi)，由責(zé)任部門報(bào)送檔案管理部門歸檔。4.各部門應(yīng)定期對本部門與應(yīng)急預(yù)案相關(guān)的資料進(jìn)行收集和整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，并按照規(guī)定的時間和要求報(bào)送檔案管理部門。（三）整理方法1.檔案管理部門對應(yīng)急預(yù)案檔案進(jìn)行分類整理，按照應(yīng)急預(yù)案的類別、性質(zhì)進(jìn)行分類編號，編制檔案目錄。2.對紙質(zhì)文本檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁、編目等處理，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.對電子文檔檔案，應(yīng)按照統(tǒng)一的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和查詢。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.應(yīng)急預(yù)案檔案應(yīng)按照分類編號順序進(jìn)行歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。3.電子文檔檔案應(yīng)與紙質(zhì)文本檔案保持一致，并進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管期限1.公司綜合應(yīng)急預(yù)案、專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案的保管期限為[X]年。2.部門應(yīng)急預(yù)案的保管期限為[X]年。3.應(yīng)急預(yù)案演練資料、應(yīng)急處置報(bào)告等相關(guān)資料的保管期限為[X]年。4.法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等參考資料的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）保管方式1.紙質(zhì)文本檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子文檔檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份介質(zhì)應(yīng)存放在安全可靠的地方，與主存儲設(shè)備分開存放。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案利用與借閱（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱應(yīng)急預(yù)案檔案。2.上級主管部門、政府有關(guān)部門因工作檢查、指導(dǎo)等需要查閱應(yīng)急預(yù)案檔案。3.其他單位因合作、交流等需要查閱應(yīng)急預(yù)案檔案，但應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員借閱應(yīng)急預(yù)案檔案，應(yīng)填寫《應(yīng)急預(yù)案檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.上級主管部門、政府有關(guān)部門借閱應(yīng)急預(yù)案檔案，應(yīng)出具正式的借閱函，注明借閱內(nèi)容、借閱期限等要求，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.其他單位借閱應(yīng)急預(yù)案檔案，應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，并按照公司規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。（三）借閱期限1.一般情況下，應(yīng)急預(yù)案檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用要求1.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定登記。復(fù)印、摘錄的檔案材料應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案管理部門印章。3.檔案利用完畢后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則應(yīng)急預(yù)案檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立應(yīng)急預(yù)案檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、應(yīng)急預(yù)案編制部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對應(yīng)急預(yù)案檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全完整，是否存在缺頁、漏項(xiàng)等情況。2.文件的時效性：審查檔案內(nèi)容是否與現(xiàn)行法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等相符合，是否已失去保存價值。3.事件的關(guān)聯(lián)性：判斷檔案與公司應(yīng)急預(yù)案實(shí)施過程中的事件是否相關(guān)，是否具有參考價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的應(yīng)急預(yù)案檔案，由鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《應(yīng)急預(yù)案檔案銷毀申請表》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案管理部門按照公司分管領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《應(yīng)急預(yù)案檔案銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司分管領(lǐng)導(dǎo)。同時，檔案管理部門應(yīng)及時在檔案目錄數(shù)據(jù)庫中刪除已銷毀檔案的相關(guān)信息。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的應(yīng)急預(yù)案檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)應(yīng)急預(yù)案檔案的紙質(zhì)文本和電子文檔的錄入，包括檔案的基本信息、內(nèi)容摘要、分類編號等。2.檢索查詢功能：提供多種檢索查詢方式，如按關(guān)鍵詞、分類編號、時間范圍等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.統(tǒng)計(jì)分析功能：對應(yīng)急預(yù)案檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密，只有授權(quán)用戶才能訪問和操作相關(guān)檔案。5.備份管理功能：定期對應(yīng)急預(yù)案檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握應(yīng)急預(yù)案檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.應(yīng)及時將新形成的應(yīng)急預(yù)案檔案錄