PAGE教學(xué)檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)教學(xué)檔案資料的管理，確保教學(xué)檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，充分發(fā)揮教學(xué)檔案資料在教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有與教學(xué)相關(guān)的部門、單位及個人所涉及的教學(xué)檔案資料管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則教學(xué)檔案資料由專門的檔案管理部門或指定的專人進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則教學(xué)檔案資料應(yīng)如實反映教學(xué)活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則涵蓋教學(xué)活動各個環(huán)節(jié)所形成的各類檔案資料，包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、課件、學(xué)生成績、教學(xué)評估等，確保檔案資料的全面性。4.規(guī)范性原則檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案管理工作的科學(xué)性和嚴(yán)肅性。二、教學(xué)檔案資料的分類與編號（一）分類1.教學(xué)文件類包括上級教育主管部門頒發(fā)的有關(guān)教學(xué)工作的文件、學(xué)校制定的教學(xué)規(guī)章制度、教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、專業(yè)建設(shè)規(guī)劃等。2.教學(xué)研究與改革類涵蓋教學(xué)研究項目申報書、研究報告、教學(xué)改革方案、成果鑒定材料等。3.教師教學(xué)業(yè)務(wù)類包含教師個人教學(xué)工作計劃、教案、課件、教學(xué)總結(jié)、教學(xué)質(zhì)量評價材料等。4.學(xué)生學(xué)業(yè)成績類有學(xué)生成績單、考試試卷、補(bǔ)考重修記錄、畢業(yè)論文（設(shè)計）等。5.實踐教學(xué)類涉及實習(xí)計劃、實習(xí)報告、實驗教學(xué)大綱、實驗指導(dǎo)書、實習(xí)基地建設(shè)材料等。6.教學(xué)評估與質(zhì)量監(jiān)控類包括教學(xué)評估方案、評估指標(biāo)體系、評估報告、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控數(shù)據(jù)等。7.招生與學(xué)籍管理類如招生計劃、招生簡章、錄取名冊、學(xué)生學(xué)籍檔案、休學(xué)復(fù)學(xué)轉(zhuǎn)學(xué)材料等。（二）編號為便于教學(xué)檔案資料的管理和查詢，對每類檔案資料進(jìn)行編號。編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式。例如，2023年的教學(xué)文件類檔案，編號為2023J001，其中“2023”表示年份，“J”表示教學(xué)文件類，“001”為流水號。三、教學(xué)檔案資料的收集（一）收集范圍各部門、單位及個人應(yīng)按照本制度規(guī)定的教學(xué)檔案資料分類范圍，及時收集本部門、本崗位在教學(xué)活動中形成的各類檔案資料。（二）收集要求1.明確責(zé)任主體各部門負(fù)責(zé)人為本部門教學(xué)檔案資料收集工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織和督促本部門人員及時收集、整理檔案資料，并按時移交至檔案管理部門。2.定期收集各部門應(yīng)根據(jù)教學(xué)活動的進(jìn)程，定期收集檔案資料。例如，每學(xué)期末收集本學(xué)期的教學(xué)文件類、教師教學(xué)業(yè)務(wù)類、學(xué)生學(xué)業(yè)成績類等檔案資料；實習(xí)、實驗教學(xué)結(jié)束后及時收集實踐教學(xué)類檔案資料。3.確保齊全完整收集的檔案資料應(yīng)涵蓋教學(xué)活動的各個方面，做到內(nèi)容完整、要素齊全。對于重要的教學(xué)文件、教學(xué)成果等，應(yīng)同時收集紙質(zhì)版和電子版資料。（三）收集流程1.部門內(nèi)部收集各部門工作人員按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)收集本崗位產(chǎn)生的檔案資料，并進(jìn)行初步整理。2.部門匯總各部門負(fù)責(zé)人對本部門收集的檔案資料進(jìn)行匯總、審核，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.移交檔案管理部門各部門在規(guī)定時間內(nèi)將審核后的檔案資料移交至檔案管理部門，并填寫檔案資料移交清單，雙方簽字確認(rèn)。四、教學(xué)檔案資料的整理（一）整理原則按照檔案資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類整理根據(jù)教學(xué)檔案資料的分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案資料進(jìn)行分類。同一類別的檔案資料按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.編號標(biāo)注在每份檔案資料上標(biāo)注相應(yīng)的編號，確保編號與檔案資料的內(nèi)容一致。3.編目裝訂對整理好的檔案資料進(jìn)行編目，編制目錄清單，包括檔案資料的編號、名稱、日期、來源等信息。對于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。（三）整理要求1.準(zhǔn)確性整理后的檔案資料應(yīng)準(zhǔn)確反映教學(xué)活動的實際情況，編號、編目等信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤。2.規(guī)范性嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)范要求進(jìn)行整理，確保檔案資料的格式、裝訂等符合標(biāo)準(zhǔn)。3.完整性整理過程中應(yīng)注意檢查檔案資料的完整性，對于缺失的部分應(yīng)及時補(bǔ)充或說明情況。五、教學(xué)檔案資料的歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)過整理的各類教學(xué)檔案資料均應(yīng)及時歸檔。（二）歸檔時間1.定期歸檔各部門應(yīng)在每學(xué)期末或教學(xué)活動結(jié)束后的規(guī)定時間內(nèi)，將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門歸檔。2.即時歸檔對于一些重要的、緊急的教學(xué)檔案資料，如重大教學(xué)研究項目的申報材料、重要教學(xué)活動的相關(guān)資料等，應(yīng)在形成后即時歸檔。（三）歸檔流程1.檔案管理部門接收檔案管理部門對各部門移交的檔案資料進(jìn)行接收，并按照歸檔要求進(jìn)行核對。2.上架存放核對無誤后，將檔案資料按照分類編號順序上架存放，建立檔案存放索引，便于查找和管理。3.歸檔記錄檔案管理部門對歸檔的檔案資料進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括歸檔時間、檔案名稱、編號、移交部門等信息，形成歸檔臺賬。六、教學(xué)檔案資料的保管（一）保管場所設(shè)立專門的教學(xué)檔案資料保管室，確保保管室具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。保管室內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等，并保持室內(nèi)清潔、通風(fēng)良好。（二）保管要求1.分類存放按照教學(xué)檔案資料的分類編號順序，將檔案資料分類存放在檔案柜中，同一類別的檔案資料應(yīng)集中存放，便于查找和管理。2.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對教學(xué)檔案資料進(jìn)行檢查，查看檔案資料是否完好無損，有無受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。3.電子檔案保管對于電子教學(xué)檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開存放，并注明備份時間、內(nèi)容等信息。（三）保管期限教學(xué)檔案資料的保管期限根據(jù)其重要程度和使用價值分為永久、長期和短期三種。1.永久保管涉及學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、重大教學(xué)改革成果、重要教學(xué)文件等具有長遠(yuǎn)歷史價值和重要現(xiàn)實意義的檔案資料，應(yīng)永久保管。2.長期保管一般的教學(xué)文件、教學(xué)研究成果、學(xué)生學(xué)籍檔案等，保管期限為30年。3.短期保管臨時性的教學(xué)通知、一般性的教學(xué)活動資料等，保管期限為5年。七、教學(xué)檔案資料的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部的教學(xué)管理人員、教師、學(xué)生等因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可按照規(guī)定查閱、借閱教學(xué)檔案資料。（二）利用流程1.查閱申請查閱人填寫教學(xué)檔案資料查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.審核批準(zhǔn)部門負(fù)責(zé)人對查閱申請進(jìn)行審核，簽署意見后報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容和檔案管理規(guī)定進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可查閱。3.查閱登記查閱人憑批準(zhǔn)后的查閱申請表到檔案管理部門進(jìn)行查閱登記，檔案管理人員按照查閱申請表的內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。4.借閱申請如需借閱教學(xué)檔案資料，借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。5.嚴(yán)格審批部門負(fù)責(zé)人審核后報檔案管理部門審批，檔案管理部門根據(jù)檔案資料的保管期限、重要程度等因素進(jìn)行嚴(yán)格審批，批準(zhǔn)后方可借閱。6.借閱登記借閱人憑批準(zhǔn)后的借閱申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員對借閱的檔案資料進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱人姓名、部門、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，并要求借閱人簽字確認(rèn)。7.歸還驗收借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還時間內(nèi)將檔案資料歸還至檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案資料進(jìn)行驗收，檢查資料是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)按照規(guī)定追究借閱人的責(zé)任。（三）利用要求1.遵守規(guī)定查閱、借閱教學(xué)檔案資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度的規(guī)定，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案資料內(nèi)容。2.保護(hù)隱私在利用檔案資料過程中，應(yīng)注意保護(hù)學(xué)生、教師等個人隱私信息，不得泄露涉及個人隱私的內(nèi)容。3.及時歸還借閱的檔案資料應(yīng)按時歸還，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。八、教學(xué)檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)教學(xué)檔案資料的保管期限和實際使用價值，定期對檔案資料進(jìn)行鑒定，確保保管的檔案資料具有保存價值。（二）鑒定組織成立教學(xué)檔案資料鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、教學(xué)管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)教師等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對教學(xué)檔案資料進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.保管期限檢查檔案資料的保管期限是否已滿，是否符合相關(guān)規(guī)定。2.使用價值評估檔案資料的現(xiàn)實使用價值和歷史價值，判斷是否仍有保存必要。（四）銷毀流程1.提出銷毀意見鑒定小組對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案資料提出銷毀意見，并填寫教學(xué)檔案資料銷毀申請表。2.審核批準(zhǔn)教學(xué)檔案資料銷毀申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實施經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀