PAGE一般公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）定義1.檔案：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、信函、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案管理：指對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作的總稱。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸口管理，各部門(mén)設(shè)兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的過(guò)程和結(jié)果，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作，定期對(duì)各部門(mén)檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作，定期將本部門(mén)檔案移交公司綜合管理部門(mén)。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，積極配合公司綜合管理部門(mén)做好檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中形成的各類文件、證照、批文等。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表、信函等。3.公司內(nèi)部管理文件，包括規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。4.公司科研、技術(shù)文件，包括研發(fā)報(bào)告、技術(shù)方案、圖紙、專利等。5.公司財(cái)務(wù)文件，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.公司人事文件，包括員工檔案、勞動(dòng)合同、薪酬福利文件等。7.公司行政文件，包括辦公用品采購(gòu)記錄、車(chē)輛使用記錄、房產(chǎn)檔案等。8.公司對(duì)外宣傳文件，包括宣傳資料、新聞稿件、廣告策劃等。9.公司其他具有保存價(jià)值的文件、資料、音像制品等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類檔案，確保檔案的及時(shí)、完整。2.對(duì)于重要文件、合同等，應(yīng)在形成后及時(shí)移交公司綜合管理部門(mén)，不得擅自留存。3.檔案收集過(guò)程中，應(yīng)注意保持檔案的原始性和真實(shí)性，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、偽造等。（三）整理原則與方法1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單，便于查找和統(tǒng)計(jì)。4.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確。四、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門(mén)的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，避免檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.音像檔案：應(yīng)根據(jù)其載體形式進(jìn)行妥善保管，如錄音帶、錄像帶應(yīng)存放在防潮、防塵的盒帶中，照片應(yīng)沖印或掃描保存，并進(jìn)行分類整理。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度計(jì)、防蟲(chóng)藥品等設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、堆放雜物等。4.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案庫(kù)房的正常使用。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.公司綜合管理部門(mén)應(yīng)定期組織對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、利用情況等進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。4.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上注明銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式等信息，并由銷(xiāo)毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。5.銷(xiāo)毀后的《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查考。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.公司綜合管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級(jí)主管部門(mén)和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為公司檔案管理工作決策的依據(jù)，為公司的發(fā)展提供參考。（二）利用工作1.公司綜合管理部門(mén)應(yīng)積極開(kāi)展檔案利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供服務(wù)。2.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行審批，確保檔案信息的安全。3.檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，及時(shí)提供檔案資料，并做好利用記錄。4.鼓勵(lì)公司員工積極利用檔案，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員應(yīng)具備的條件1.熱愛(ài)檔案工作，具有較強(qiáng)的責(zé)任心和敬業(yè)精神。2.具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)流程。3.具有良好的職業(yè)道德，保守公司機(jī)密，確保檔案信息安全。（二）檔案管理人員的崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等。2.制定和完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，提高檔案管理水平。3.對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查各部門(mén)檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。4.根據(jù)公司發(fā)展需要，及