PAGE廣東省檔案管理局制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)廣東省檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本省實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廣東省各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)以及各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則全省檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)按照職責(zé)分工，分級(jí)負(fù)責(zé)本地區(qū)、本部門的檔案管理工作。2.集中管理原則各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)本單位各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.依法管理原則檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，依法開展檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等工作。4.服務(wù)利用原則檔案管理工作應(yīng)緊密圍繞單位中心工作，積極主動(dòng)地為各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）廣東省檔案管理局1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本省檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對(duì)全省檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)，依法查處檔案違法行為。3.組織開展檔案理論與技術(shù)研究，推廣應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和方法，提高檔案管理水平。4.負(fù)責(zé)全省檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，推進(jìn)檔案信息資源共享和開發(fā)利用。5.組織開展檔案宣傳教育活動(dòng)，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)。6.負(fù)責(zé)全省檔案專業(yè)人員的培訓(xùn)、考核和職稱評(píng)審工作。（二）各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)1.市、縣（區(qū)）檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本地區(qū)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)，依法查處本地區(qū)檔案違法行為。組織開展本地區(qū)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檔案宣傳教育活動(dòng)，指導(dǎo)本地區(qū)各單位檔案管理工作。2.單位檔案管理部門負(fù)責(zé)制定本單位檔案管理制度和工作流程，組織開展檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等工作。對(duì)本單位各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作規(guī)范有序。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，包括各類會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.本單位工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、科研成果、產(chǎn)品樣本等。3.本單位在基本建設(shè)、設(shè)備購(gòu)置、土地征用等活動(dòng)中形成的文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。4.本單位在對(duì)外交往中形成的文件材料，包括外事活動(dòng)、合作協(xié)議、往來(lái)信函等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)和背景信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于保管和檢索，符合檔案管理的要求。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類整理，建立科技檔案案卷目錄。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類整理，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理，建立人事檔案案卷目錄。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列有序，便于查找。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、無(wú)丟失、無(wú)損壞。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。（三）檔案鑒定1.各單位應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門人員和有關(guān)專家組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合分析檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限。4.對(duì)已到保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行再次鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案銷毀1.檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，履行審批手續(xù)。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章，并將銷毀清冊(cè)永久保存。五、檔案的利用（一）利用范圍1.為本單位各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，包括查閱、借閱、復(fù)印等。2.依法為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)，包括檔案查閱、公開、展覽等。（二）利用要求1.本單位人員查閱、借閱檔案應(yīng)填寫查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱、借閱檔案應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、拆卷等。4.外單位人員查閱、借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。5.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，不得擅自提供利用。（三）利用方式1.查閱檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的查閱場(chǎng)所，為利用者提供檔案查閱服務(wù)。利用者應(yīng)按照規(guī)定填寫查閱登記表，查閱檔案時(shí)應(yīng)在檔案管理部門人員的監(jiān)督下進(jìn)行。2.借閱對(duì)確需借閱檔案的利用者，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還日期。借閱者應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制對(duì)利用者需要復(fù)制的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可提供復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件一致。六、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各單位應(yīng)建立健全電子文件管理制度，明確電子文件的收集、整理、歸檔要求。2.電子文件應(yīng)按照其形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行分類整理，與紙質(zhì)文件同步歸檔。3.電子文件應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（二）電子檔案的保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。2.電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保電子檔案的安全。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）電子檔案的利用1.電子檔案的利用應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本單位電子檔案管理制度的規(guī)定。2.利用電子檔案應(yīng)通過(guò)授權(quán)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行，不得擅自復(fù)制、傳播電子檔案。3.對(duì)電子檔案的利用情況應(yīng)進(jìn)行記錄，確保電子檔案的使用安全。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立全省統(tǒng)一的檔案信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和開發(fā)利用。2.推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。3.加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)，確保檔案信息的安全。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)建立涵蓋全省各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)和各單位的檔案信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等功能，提高檔案管理的信息化水平。2.檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)建立健全檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)檔案信息安全技術(shù)防護(hù)，確保檔案信息的安全。（三）建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保建設(shè)質(zhì)量。2.各單位應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)，加大投入，確保檔案信息化建設(shè)順利推進(jìn)。3.檔案信息化建設(shè)應(yīng)注重與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和協(xié)同工作。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.廣東省檔案管理局負(fù)責(zé)對(duì)全省各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)和各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)本地區(qū)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。3.各單位檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本單位各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保障情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)和各單位應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并加以整改。2.專項(xiàng)檢查根據(jù)工作需要，各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)和各單位可組織開展專項(xiàng)檢查，對(duì)檔案管理的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和重點(diǎn)領(lǐng)域進(jìn)行檢查。3.不定期抽查各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)和各單位可對(duì)