PAGE學(xué)術(shù)類社團(tuán)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)術(shù)類社團(tuán)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社團(tuán)活動(dòng)、學(xué)術(shù)交流、組織發(fā)展等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本學(xué)術(shù)類社團(tuán)的所有部門、成員以及與社團(tuán)相關(guān)的各類活動(dòng)和事務(wù)。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指學(xué)術(shù)類社團(tuán)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社團(tuán)檔案由專門的檔案管理部門或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社團(tuán)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改或偽造。3.分類管理原則：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取必要的安全措施，確保檔案的安全，同時(shí)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)社團(tuán)檔案的日常管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)各部門做好檔案工作。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為社團(tuán)決策提供參考依據(jù)。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.在開展各項(xiàng)活動(dòng)過程中，應(yīng)注意形成和積累相關(guān)檔案資料，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社團(tuán)組織架構(gòu)、成員信息、章程、規(guī)章制度等文件。2.學(xué)術(shù)活動(dòng)計(jì)劃、方案、通知、總結(jié)等材料。3.學(xué)術(shù)會(huì)議、講座、研討會(huì)等活動(dòng)的會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、論文集等。4.社團(tuán)成員的科研成果、學(xué)術(shù)論文、著作等。5.社團(tuán)與外部單位的合作協(xié)議、交流材料等。6.社團(tuán)獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)項(xiàng)等。7.其他與社團(tuán)活動(dòng)相關(guān)的有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號，編制目錄，便于查找和管理。3.對檔案進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊和牢固。4.對電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的索引和目錄。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門整理好的檔案資料應(yīng)定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核、登記，符合要求的予以歸檔。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照分類編號順序排列上架存放。（二）保管期限1.永久保管：社團(tuán)的重要文件、歷史資料、長期保存的科研成果等。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和使用頻率，確定保管期限為[X]年。（三）保管條件1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.保持檔案保管場所的清潔、干燥、通風(fēng)良好。3.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.社團(tuán)成員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)社團(tuán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.涉及保密內(nèi)容的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)。3.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為社團(tuán)成員和外部單位提供檔案資料的復(fù)印、摘錄等服務(wù)。2.根據(jù)需要，檔案管理部門可組織檔案資料的匯編、整理，為社團(tuán)活動(dòng)和學(xué)術(shù)研究提供參考。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和專家組成。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評估。2.對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案清單。2.填寫《檔案銷毀申請表》，報(bào)社團(tuán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，并做好銷毀記錄。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息無法恢復(fù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化管理措施1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行分類錄入、存儲(chǔ)和檢索。2.加強(qiáng)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其操作水平。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保內(nèi)容一致。2.對電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問權(quán)限，防止信息泄露。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作質(zhì)量。3.檔案的查閱、利用和銷毀等手續(xù)是否齊全。4.檔案信息化管理情況。（三）問題整改對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部