PAGE建設(shè)部門(mén)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)建設(shè)部門(mén)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在建設(shè)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于建設(shè)部門(mén)機(jī)關(guān)及所屬各單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。建設(shè)部門(mén)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映建設(shè)部門(mén)各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況。3.完整性原則。全面收集、整理建設(shè)部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)建設(shè)部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的集中管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。3.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。4.做好檔案的安全保管工作，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。5.積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為建設(shè)部門(mén)各項(xiàng)工作提供服務(wù)。6.參與檔案管理相關(guān)制度的制定和修訂工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.建設(shè)項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.工程設(shè)計(jì)文件，如初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。3.工程施工過(guò)程中形成的文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志等。4.工程監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)等。5.工程竣工驗(yàn)收文件，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、竣工圖等。6.建設(shè)部門(mén)在行政管理工作中形成的文件，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。7.其他與建設(shè)工作相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集上來(lái)。2.對(duì)收集到的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保其真實(shí)性和完整性。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。（三）整理方法1.按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理。2.分類(lèi)應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用。一般可分為建設(shè)項(xiàng)目檔案、行政管理檔案等大類(lèi)，每大類(lèi)下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類(lèi)。3.對(duì)每份檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄，建立檔案檢索系統(tǒng)。4.檔案應(yīng)按照一定的順序裝訂成冊(cè)，確保整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器等。2.對(duì)檔案保管設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映建設(shè)部門(mén)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)建設(shè)工作有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)建設(shè)部門(mén)工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)建設(shè)部門(mén)工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案的清點(diǎn)與統(tǒng)計(jì)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管數(shù)量等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案的動(dòng)態(tài)變化。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案的題名、編號(hào)、日期、保管期限等內(nèi)容。3.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)建設(shè)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并在銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.為建設(shè)部門(mén)內(nèi)部各項(xiàng)工作提供查閱服務(wù)，如工程決策、項(xiàng)目管理、技術(shù)支持等。2.為上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)單位及社會(huì)公眾提供檔案查閱服務(wù)，依法依規(guī)滿(mǎn)足其合理需求。（二）利用方式1.查閱。檔案利用者可到檔案管理部門(mén)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)。2.借閱。因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制。檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制費(fèi)用由利用者承擔(dān)。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、加注標(biāo)記等。2.檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。3.檔案利用者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究利用者的責(zé)任。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.建設(shè)部門(mén)在工作中形成的電子文件應(yīng)及時(shí)收集，確保其完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)收集到的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管。（二）電子檔案的保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，確保其數(shù)據(jù)安全。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)進(jìn)行監(jiān)控，保證溫濕度、電力供應(yīng)等符合要求。（三）電子檔案的利用1.電子檔案的利用應(yīng)通過(guò)授權(quán)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行，確保檔案信息的安全。2.利用電子檔案時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)操作規(guī)程，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.對(duì)電子檔案的利用情況應(yīng)進(jìn)行記錄，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。八、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)建設(shè)部門(mén)應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)所屬各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。每年至少組織一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查。根據(jù)工作需要，隨時(shí)對(duì)部分單位的檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查。針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，組織專(zhuān)項(xiàng)檢查。（四）檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，