PAGE百度消防檔案管理制度一、總則（一）目的為加強百度公司消防安全管理，規(guī)范消防檔案管理工作，確保消防檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，有效預(yù)防和減少火災(zāi)事故的發(fā)生，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于百度公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的消防檔案管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)消防法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保消防檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面真實原則：全面收集、整理與消防安全相關(guān)的各類信息，保證檔案內(nèi)容真實可靠。3.分類管理原則：按照消防檔案的類別和性質(zhì)進行分類，便于查找、使用和管理。4.動態(tài)更新原則：隨著公司消防安全工作的開展和變化，及時更新消防檔案內(nèi)容。二、消防檔案的分類與內(nèi)容（一）消防安全基本情況檔案1.單位基本概況公司簡介，包括成立時間、經(jīng)營范圍、組織架構(gòu)等。地理位置圖，標(biāo)注公司所在地址及周邊消防設(shè)施分布情況。2.消防設(shè)施設(shè)備檔案消防設(shè)施設(shè)備清單，詳細(xì)記錄各類消防設(shè)施設(shè)備的名稱、型號、數(shù)量、購置時間、安裝位置等信息。消防設(shè)施設(shè)備維護保養(yǎng)記錄，包括維護保養(yǎng)時間、內(nèi)容、維修情況等。消防設(shè)施設(shè)備檢測報告，定期對消防設(shè)施設(shè)備進行檢測的報告。3.消防安全管理制度檔案消防安全責(zé)任制，明確各級管理人員和員工的消防安全職責(zé)。消防安全操作規(guī)程，規(guī)定各類消防設(shè)施設(shè)備的操作方法和流程。消防應(yīng)急預(yù)案，包括火災(zāi)事故應(yīng)急處置程序、人員疏散方案、滅火措施等。4.消防工作記錄檔案消防檢查記錄，定期進行消防檢查的記錄，包括檢查時間、人員、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等?；馂?zāi)隱患排查治理記錄，對排查出的火災(zāi)隱患進行登記、治理的記錄。消防宣傳教育記錄，開展消防宣傳教育活動的時間、內(nèi)容、參與人員等記錄。5.消防工作相關(guān)人員檔案消防安全責(zé)任人、管理人信息，包括姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式等。消防設(shè)施設(shè)備操作人員信息，記錄操作人員的姓名、崗位資格證書編號等。消防志愿者信息，如有相關(guān)志愿者隊伍，記錄志愿者的基本情況和參與活動情況。（二）消防安全管理情況檔案1.消防工作開展情況記錄年度消防工作計劃、總結(jié)，明確年度消防工作目標(biāo)、任務(wù)和完成情況。季度、月度消防工作安排及執(zhí)行情況記錄。2.消防設(shè)施設(shè)備運行情況記錄消防設(shè)施設(shè)備日常運行記錄，如消防水泵、消防電梯、火災(zāi)自動報警系統(tǒng)等的運行狀態(tài)記錄。消防設(shè)施設(shè)備故障維修記錄，詳細(xì)記錄故障發(fā)生時間、原因、維修過程及結(jié)果。3.火災(zāi)隱患整改情況記錄火災(zāi)隱患整改通知書，記錄下達隱患整改通知的時間、內(nèi)容、整改期限等?；馂?zāi)隱患整改報告，整改責(zé)任部門提交的整改情況報告，包括整改措施、整改完成時間、整改效果等。4.消防宣傳教育與培訓(xùn)情況記錄消防宣傳教育活動方案及實施記錄，如消防知識講座、消防演練等活動的組織情況。員工消防培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)時間地點、培訓(xùn)內(nèi)容、參與人員簽到等。5.消防工作獎懲情況記錄對在消防工作中表現(xiàn)突出的部門和個人的表彰獎勵記錄。對違反消防安全規(guī)定的部門和個人的處罰記錄。三、消防檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門與消防安全相關(guān)的文件、資料、記錄等，并及時移交公司消防管理部門。2.消防管理部門應(yīng)定期收集各類消防設(shè)施設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試報告、維護保養(yǎng)記錄、檢測報告等資料。3.對于消防工作中形成的臨時性文件、記錄等，相關(guān)部門和人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)整理并移交消防管理部門。（二）整理方法1.分類整理：按照消防安全基本情況和消防安全管理情況的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進行分類。2.編號編排：為每一份檔案資料編制唯一的編號，便于查找和管理。編號應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、順序號等信息。3.裝訂成冊：對于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格。4.電子歸檔：除紙質(zhì)檔案外，還應(yīng)建立電子檔案庫，將所有消防檔案資料進行電子掃描歸檔。電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類和編號進行命名和存儲，便于查詢和使用。四、消防檔案的保管與存儲（一）保管期限1.消防安全基本情況檔案中的單位基本概況、消防設(shè)施設(shè)備檔案等永久性保存。2.消防安全管理制度檔案、消防工作記錄檔案等保存期限不少于10年。3.消防安全管理情況檔案中的年度消防工作計劃、總結(jié)等保存期限不少于5年。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以確保數(shù)據(jù)安全。3.消防檔案應(yīng)設(shè)立專門的存放區(qū)域，與其他檔案分開存放，便于查找和管理。存放區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識，標(biāo)明檔案類別和存放位置。（三）保管責(zé)任1.公司消防管理部門負(fù)責(zé)消防檔案的統(tǒng)一保管工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案的日常管理和維護。2.檔案管理人員應(yīng)定期對消防檔案進行檢查，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施進行處理。3.因工作需要查閱消防檔案的，應(yīng)辦理查閱手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱人員不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、銷毀檔案資料。五、消防檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱消防檔案的，應(yīng)填寫《消防檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報消防管理部門審批。2.外部單位因執(zhí)法檢查、審計等工作需要查閱消防檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并填寫《消防檔案查閱申請表》，經(jīng)公司消防安全責(zé)任人批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《消防檔案查閱申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字。2.將申請表報送消防管理部門，消防管理部門對查閱申請進行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)。3.檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的查閱申請，提供相應(yīng)的消防檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（三）使用規(guī)定1.查閱人員只能在規(guī)定的查閱地點查閱消防檔案，不得將檔案資料帶出查閱地點。2.如需復(fù)印、拍照消防檔案資料的，應(yīng)經(jīng)消防管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進行操作。復(fù)印、拍照的檔案資料應(yīng)注明用途，妥善保管，不得隨意傳播。3.任何單位和個人不得擅自修改、刪除、偽造消防檔案資料，確保檔案的真實性和完整性。六、消防檔案的更新與銷毀（一）更新要求1.隨著公司消防安全工作的開展和變化，消防檔案內(nèi)容應(yīng)及時更新。如消防設(shè)施設(shè)備的更換、維修，消防安全管理制度的修訂，消防工作記錄的補充等。2.各部門應(yīng)及時將涉及消防安全的信息變化情況反饋給消防管理部門，消防管理部門負(fù)責(zé)對消防檔案進行相應(yīng)的更新。3.每年年底，消防管理部門應(yīng)對消防檔案進行全面梳理和更新，確保檔案內(nèi)容與公司實際消防安全狀況相符。（二）銷毀程序1.對于超過保管期限且無保存價值的消防檔案，由消防管理部門提出銷毀申請，填寫《消防檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《消防檔案銷毀申請表》經(jīng)公司消防安全責(zé)任人批準(zhǔn)后，由消防管理部門組織實施銷毀工作。3.銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用