PAGE項目部檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強項目部檔案室管理，有效保護和利用檔案資源，提高項目管理水平，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本項目部實際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于項目部各部門及全體員工在項目建設過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：項目部檔案室對項目檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.真實有效原則：歸檔的檔案資料應真實反映項目建設的全過程，數(shù)據(jù)準確，手續(xù)完備。3.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善項目部檔案管理制度。2.負責項目部各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.負責檔案庫房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為項目建設、管理和決策提供服務。（二）各部門職責1.負責本部門在項目建設過程中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交項目部檔案室。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，指導和督促本部門員工做好文件材料的收集和整理工作。3.嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范本部門文件材料的形成、積累和歸檔程序，確保檔案質(zhì)量。（三）項目負責人職責1.對項目部檔案工作負總責，將檔案管理工作納入項目管理計劃，確保檔案工作與項目建設同步進行。2.督促各部門及時做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問題。3.審查重要文件材料的歸檔情況，對不符合要求的檔案提出整改意見。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目規(guī)劃設計文件等。2.項目建設過程文件：包括施工圖紙、技術交底、施工組織設計、工程變更通知、施工日志、質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、材料設備合格證及檢驗報告等。3.項目竣工驗收文件：包括竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。4.項目管理文件：包括項目計劃、項目進度報告、項目成本核算資料、項目合同協(xié)議、會議紀要、來往信函等。5.其他與項目建設有關的文件材料，如聲像資料、電子文檔等。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時收集本部門在項目建設過程中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對重要文件材料，應進行原件收集；如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件存放處。3.文件材料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)載體應符合耐久性要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、排列有序、編目準確。（四）整理方法1.按照檔案的形成階段、來源、內(nèi)容等進行分類，一般可分為工程前期文件、施工文件、竣工文件、項目管理文件等類別。2.對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.按照編號順序?qū)n案進行排列，同一類檔案應按照時間順序或重要程度排列。4.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄準確、清晰。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.項目前期文件應在項目立項后及時歸檔。2.項目建設過程中形成的文件材料，應在每一項工作完成后及時整理歸檔，最遲不得超過次年一季度。3.項目竣工驗收后，應在三個月內(nèi)完成全部檔案的歸檔工作。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對本部門整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的完整性和準確性。2.將審核合格的檔案移交項目部檔案室，檔案室對移交的檔案進行再次審核，并辦理交接手續(xù)。3.檔案室對歸檔的檔案進行分類、編號、排列、編目等整理工作，建立檔案臺賬。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映項目建設全過程，對項目后續(xù)維護、改造、擴建等具有重要查考利用價值的檔案，如項目立項批復、可行性研究報告、竣工驗收報告等。長期保管的檔案：凡是在項目建設過程中形成的，對項目建設和管理具有一定查考利用價值的檔案，保管期限為10年至50年，如施工圖紙、技術交底、質(zhì)量檢驗報告等。短期保管的檔案：凡是在項目建設過程中形成的，對項目建設和管理具有短期查考利用價值的檔案，保管期限為1年至5年，如一般性的會議紀要、來往信函等。2.檔案保管期限應根據(jù)國家有關規(guī)定和項目實際情況進行確定，如有特殊情況需要變更保管期限的，應報項目部領導批準。（四）保管要求1.檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設施，確保檔案的安全保管。2.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應與原存儲介質(zhì)分開存放，并定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全。4.定期對檔案進行清查盤點，做到賬物相符，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.因項目建設、管理、維護等工作需要查閱檔案的，經(jīng)項目部領導批準后，可在檔案室查閱。2.外單位因工作需要查閱本項目部檔案的，應持有單位介紹信，并經(jīng)項目部領導批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等，經(jīng)所在部門負責人簽字后，報項目部領導審批。2.檔案室根據(jù)審批意見，提供相應的檔案供查閱人查閱，并做好查閱登記工作。3.查閱人應在檔案室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容的，應經(jīng)檔案室同意，并登記復印或摘錄的內(nèi)容。（三）借閱范圍及程序1.因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字后，報項目部領導審批。2.檔案室根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人應在借閱登記表上簽字確認，并領取檔案。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如需延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人歸還檔案時，檔案室應進行認真檢查，并在借閱登記表上注明歸還日期。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由項目部領導、檔案室人員及相關部門負責人組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行逐卷鑒定，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，應從內(nèi)容、來源、時間等方面進行綜合分析，確保鑒定結(jié)果準確無誤。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等內(nèi)容。2.將《檔案銷毀清冊》報項目部領導審批，經(jīng)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在銷毀現(xiàn)場認真核對檔案內(nèi)容，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立項目部檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱、借閱和利用。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行分類、編號、存儲等管理。2.檔案信息錄入：將檔案的題名、日期、保管期限、來源等信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.檔案檢索利用：通過檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的快速檢索和利用，提高工作效率。4.系統(tǒng)安全管理：建立健全檔案管理信息系統(tǒng)安全管理制度，加強系統(tǒng)的安全防護，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化應按照國家有關標準和規(guī)范進行，確保電子檔案的