PAGE檔案館檔案借閱制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案館檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要借閱檔案館檔案的相關活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案借閱活動必須嚴格遵守國家有關法律法規(guī)以及本公司/組織的相關規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在借閱過程中的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.服務工作原則：以滿足公司/組織各項工作對檔案的需求為出發(fā)點，提供高效、便捷的借閱服務。二、檔案借閱申請（一）申請主體本公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要可申請借閱檔案。（二）申請流程1.借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、文號、日期、借閱用途、預計歸還日期等信息。2.將填寫完整的申請表提交至所在部門負責人審核。部門負責人應根據(jù)工作實際情況，對借閱申請的必要性和合理性進行審查，并簽署審核意見。3.經(jīng)部門負責人審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至檔案館負責人處進行最終審批。檔案館負責人應綜合考慮檔案的密級、保管狀況以及借閱人的信用記錄等因素，決定是否批準借閱申請。（三）申請注意事項1.借閱人應如實填寫申請表，不得虛報、瞞報借閱信息。2.對于涉及重要機密或敏感信息的檔案借閱申請，需額外提供詳細的借閱理由及保密措施說明。3.申請表應字跡清晰、內(nèi)容完整，確保相關信息能夠準確傳達。三、檔案借閱審批（一）審批權限1.一般檔案的借閱申請，由檔案館負責人審批即可。2.對于密級較高的檔案（如機密級、絕密級檔案），需經(jīng)公司/組織分管領導審批后方可借閱。（二）審批標準1.檔案館負責人應根據(jù)檔案的性質(zhì)、重要程度、保管狀況以及借閱人的工作需求等因素進行審批。對于不符合借閱條件的申請，應明確說明理由并退回申請表。2.分管領導在審批密級較高檔案的借閱申請時，應重點審查借閱用途是否與公司/組織核心業(yè)務相關，是否存在潛在的安全風險。（三）審批時間檔案館負責人或分管領導應在收到借閱申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成審批工作。如遇特殊情況需要延長審批時間，應及時向借閱人說明原因。四、檔案借閱辦理（一）借閱登記1.經(jīng)審批通過的借閱申請，檔案館工作人員應進行詳細的借閱登記。登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、文號、日期、預計歸還日期、實際歸還日期等信息。2.借閱登記應采用紙質(zhì)和電子兩種方式同時進行，確保記錄的準確性和可追溯性。（二）檔案交付1.檔案館工作人員根據(jù)借閱登記信息，查找并提取相應檔案。在交付檔案時，應與借閱人進行當面清點，確保檔案數(shù)量、完整性等符合要求。2.對于重要檔案或密級較高的檔案，可采用專人護送的方式交付給借閱人，以確保檔案在傳輸過程中的安全。（三）借閱憑證發(fā)放1.檔案館工作人員向借閱人發(fā)放《檔案借閱憑證》，借閱憑證應注明借閱檔案的相關信息、借閱期限、借閱要求等內(nèi)容。2.借閱人應妥善保管借閱憑證，在歸還檔案時憑此憑證辦理歸還手續(xù)。五、檔案借閱期限（一）一般規(guī)定1.檔案借閱期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和使用需求確定，原則上不得超過[X]個工作日。2.對于因特殊工作需要延長借閱期限的，借閱人應在到期前[X]個工作日向檔案館提出延期申請，經(jīng)檔案館負責人批準后方可延期。（二）特殊情況處理1.對于涉及重大項目或緊急任務的檔案借閱，如因工作需要確實無法按時歸還的，借閱人應提前與檔案館溝通，并提供詳細的情況說明。檔案館可根據(jù)實際情況適當延長借閱期限，但最長不得超過[X]個工作日。2.對于歷史檔案研究等特殊用途的檔案借閱，借閱期限可根據(jù)研究工作的實際進度由檔案館與借閱人協(xié)商確定。六、檔案借閱歸還（一）歸還要求1.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)按時歸還檔案。如遇特殊情況無法按時歸還，應提前辦理延期手續(xù)。2.歸還的檔案應保持整潔、完好，不得有涂改、損壞、丟失等情況。如有發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，借閱人應及時向檔案館說明情況并承擔相應責任。（二）歸還流程1.借閱人持《檔案借閱憑證》及所借檔案到檔案館辦理歸還手續(xù)。檔案館工作人員應認真核對檔案的數(shù)量、完整性以及借閱憑證信息，確認無誤后在借閱登記記錄上注明歸還日期。2.對于歸還的檔案，檔案館工作人員應及時進行整理、上架，恢復檔案的原有保管狀態(tài)。（三）逾期處理1.如借閱人未在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案且未辦理延期手續(xù)，檔案館應及時發(fā)出催還通知。催還通知應明確告知借閱人逾期未還的情況以及可能產(chǎn)生的后果。2.對于逾期仍未歸還檔案的借閱人，檔案館有權暫停其再次借閱檔案的權限，并視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。同時，借閱人應承擔因逾期借閱給公司/組織造成的一切損失。七、檔案借閱保密規(guī)定（一）保密責任1.借閱人在借閱檔案期間，應嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)以及本公司/組織的保密制度，承擔保密責任。2.借閱人不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在非工作場所談論、傳播檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.對于涉及機密信息的檔案，借閱人應采取必要的保密措施，如在借閱期間妥善保管檔案，防止檔案信息泄露。2.如需對檔案進行復印、摘抄等操作，應事先征得檔案館負責人同意，并按照規(guī)定的程序進行。復印、摘抄的內(nèi)容應嚴格按照保密要求進行管理。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)借閱人違反檔案借閱保密規(guī)定，泄露檔案信息，檔案館應立即采取措施，防止信息進一步擴散。2.對于違規(guī)借閱人，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。同時，借閱人應承擔因泄密行為給公司/組織造成的一切法律責任。八、檔案借閱監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案館應建立健全檔案借閱監(jiān)督機制，定期對檔案借閱情況進行檢查。檢查內(nèi)容包括借閱登記記錄、檔案歸還情況、保密措施執(zhí)行情況等。2.檔案館工作人員在日常工作中應加強對檔案借閱活動的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，并向上級領導報告。（二）外部審計1.公司/組織內(nèi)部審計部門應定期對檔案館檔案借閱制度的執(zhí)行情況進行審計，確保制度的有效實施。2.審計部門在審計過程中，如發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)借閱行為或制度執(zhí)行漏洞，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（三）結果處理1.對于在檔案借閱監(jiān)督與檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案館應及時進行總結分析，制定改進措施，不斷完善檔案借閱管理制度。2.對于違反檔案借閱制度的行為，應按照相關規(guī)定嚴肅處理，并將處理結果進行通報，以起到警示作用