檔案管理監(jiān)理實施細則第一章總則1.1編制目的為統(tǒng)一項目檔案形成、收集、整理、移交、保管、利用全過程的監(jiān)理尺度，確保檔案真實、完整、可用、安全，依據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》GB/T50328、《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》DA/T28及合同專用條款，特制定本實施細則。1.2適用范圍適用于××工程從立項、招投標、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、檢測、竣工驗收到缺陷責(zé)任期結(jié)束所形成的一切紙質(zhì)、電子、聲像、實物檔案。1.3監(jiān)理依據(jù)（1）國家、行業(yè)、地方現(xiàn)行檔案法規(guī)、規(guī)范、標準；（2）建設(shè)單位檔案管理辦法；（3）施工、監(jiān)理、供貨合同及技術(shù)協(xié)議；（4）經(jīng)批準的施工組織設(shè)計、監(jiān)理規(guī)劃；（5）設(shè)計變更、工程洽商、會議紀要等過程文件。1.4監(jiān)理原則“三同步”：檔案與工程建設(shè)同步計劃、同步實施、同步驗收；“四納入”：納入合同、納入工序、納入計量、納入考核；“五不準”：資料不齊全不準驗收、簽章不全不準歸檔、內(nèi)容不實不準確認、整理不規(guī)范不準移交、電子檔案未檢測合格不準接收。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)2.1監(jiān)理方檔案管理體系總監(jiān)理工程師為檔案管理第一責(zé)任人，下設(shè)專職檔案監(jiān)理工程師1名、兼職檔案監(jiān)理員2名，形成“總監(jiān)—專監(jiān)—監(jiān)理員”三級網(wǎng)絡(luò)。2.2崗位職責(zé)2.2.1總監(jiān)理工程師（1）審批《項目檔案實施細則》《檔案工作計劃》；（2）每月聽取檔案專監(jiān)匯報，對重大檔案問題作出決策；（3）簽署《工程竣工檔案移交審查意見》。2.2.2檔案監(jiān)理工程師（1）建立《檔案監(jiān)理臺賬》，動態(tài)更新問題清單；（2）審核承包單位《檔案策劃書》《交底記錄》；（3）組織月度檔案巡檢，出具《檔案巡檢通報》；（4）主持檔案專項驗收，形成《檔案質(zhì)量評估報告》；（5）對不符合項簽發(fā)《檔案整改通知單》，跟蹤閉環(huán)。2.2.3專業(yè)監(jiān)理工程師（1）負責(zé)本專業(yè)過程文件的真實性、完整性、有效性審查；（2）對隱蔽驗收、試驗報告、影像資料等即時簽認；（3）配合檔案監(jiān)理工程師完成整改復(fù)查。2.2.4承包單位檔案員（1）編制《施工資料管理計劃》，報監(jiān)理審批后實施；（2）按“誰形成、誰負責(zé)”原則收集原件，建立《資料收發(fā)登記簿》；（3）每周向監(jiān)理部報送《資料收集情況周報表》；（4）負責(zé)電子文件命名、版本控制、元數(shù)據(jù)掛接；（5）提交預(yù)驗收前完成三級自檢，形成《施工資料移交書》。第三章檔案形成過程控制3.1事前控制3.1.1策劃階段（1）開工前7日，承包單位提交《檔案策劃書》，內(nèi)容包括：資料清單、崗位責(zé)任矩陣、收集節(jié)點、存儲格式、備份策略、移交時間表；（2）監(jiān)理3日內(nèi)完成審批，對資料清單逐項編碼，編碼規(guī)則：項目代碼-階段-專業(yè)-順序號-版本號，確保與城市檔案館接收范圍無縫銜接。3.1.2交底階段（1）第一次工地會議后2日內(nèi)，檔案監(jiān)理工程師組織“檔案交底”專題會議，參會人員：建設(shè)單位檔案代表、總包及分包資料員、監(jiān)理部全員；（2）交底內(nèi)容：歸檔范圍、簽章要求、書寫材料、圖紙幅面、變更文件追溯方法、電子文件OCR參數(shù)、聲像資料拍攝要點；（3）形成《檔案交底記錄》，各方會簽后歸檔。3.2事中控制3.2.1同步檢查（1）每道工序完成后24小時內(nèi)，專業(yè)監(jiān)理工程師對照《資料收集節(jié)點表》核查紙質(zhì)及電子文件，缺件即填寫《資料缺件單》，抄送檔案監(jiān)理工程師；（2）對混凝土澆筑、樁基檢測、管道壓力試驗等關(guān)鍵節(jié)點，監(jiān)理旁站人員同步拍攝帶水印照片，水印含：工程名稱、樁號、時間、坐標、拍攝人；（3）每周三上午，檔案監(jiān)理工程師帶隊進行現(xiàn)場巡檢，重點抽查：材質(zhì)證明原件是否遺失、復(fù)試報告是否對應(yīng)爐批號、隱蔽記錄附圖是否閉合、電子文件是否雙份存儲。3.2.2變更文件控制（1）設(shè)計變更須先歸檔后實施，承包單位收到變更圖24小時內(nèi)填寫《變更文件接收登記表》，報監(jiān)理備案；（2）變更實施完畢后3日內(nèi)，補充拍攝對比照片，形成《變更實施影像記錄》，附在變更通知單后一并歸檔；（3）監(jiān)理建立《變更臺賬》，每月與造價工程師核對，確保變更、預(yù)算、檔案三統(tǒng)一。3.2.3電子文件實時校驗（1）電子文件采用PDF/A-2b格式，分辨率≥300dpi，雙層PDF即圖像層+文本層；（2）承包單位資料員上傳至“項目檔案云平臺”后，系統(tǒng)自動進行MD5校驗，生成《校驗碼回執(zhí)》，監(jiān)理隨機抽檢10%進行人工比對；（3）發(fā)現(xiàn)篡改，立即停用該賬號，上報建設(shè)單位并按合同條款處罰。3.3事后控制3.3.1月度評估（1）每月25日，檔案監(jiān)理工程師編制《月度檔案質(zhì)量評估報告》，對各單位資料完整性、準確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性、安全性進行量化打分，滿分100，＜80分視為不合格；（2）得分納入當月計量支付考核，比例占5%，連續(xù)兩次不合格暫停支付；（3）報告抄送城市檔案館聯(lián)絡(luò)員，提前暴露問題，減少正式驗收返工。3.3.2整改閉環(huán)（1）對評估發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)理簽發(fā)《檔案整改通知單》，明確整改內(nèi)容、方法、完成時限、復(fù)查人；（2）承包單位整改后提交《整改報告》及佐證材料，檔案監(jiān)理工程師2日內(nèi)現(xiàn)場復(fù)查，合格后方可銷項；（3）對反復(fù)出現(xiàn)的共性缺陷，組織專項培訓(xùn)，培訓(xùn)記錄存入《培訓(xùn)檔案》。第四章文件材料質(zhì)量控制4.1紙質(zhì)文件4.1.1書寫材料（1）施工記錄、監(jiān)理日志采用耐久性墨水筆，字跡清晰、不褪色；（2）熱敏紙傳真件須復(fù)印后備存，復(fù)印件注明“與原件一致”并加蓋騎縫章；（3）任何文件不得使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水。4.1.2幅面與折疊（1）竣工圖統(tǒng)一A0幅面，圖簽外露，折疊成A4尺寸，圖簽在右下角；（2）折疊后厚度≤15mm，采用手風(fēng)琴式，禁止反折、撕裂；（3）圖紙變更采用杠改法，變更處引索變更單號，確?？勺匪?。4.1.3簽字蓋章（1）簽字人須手簽，不得代簽或使用印章；（2）公章須為備案印章，蓋章位置在文件落款單位名稱正上方，不得壓字；（3）分包單位資料須由總包單位技術(shù)負責(zé)人統(tǒng)一審核簽字，確保責(zé)任唯一。4.2電子文件4.2.1格式與版本（1）文本類：PDF/A、OFD雙格式；（2）表格類：XLSX+PDF/A雙套；（3）圖像類：TIFF、JPEG2000無損壓縮；（4）模型類：IFC2×3格式，附帶瀏覽插件；（5）同一文件禁止多版本并存，確需升版時，在文件名末尾追加V1.0、V2.0，舊版移至“歷史版本”文件夾。4.2.2元數(shù)據(jù)（1）必填字段：題名、責(zé)任者、日期、關(guān)鍵詞、檔號、分類號、密級、頁數(shù)、格式、大小、校驗碼；（2）日期格式：YYYY-MM-DDThh:mm:ss，采用24小時制；（3）關(guān)鍵詞從《城建檔案主題詞表》選取，不少于3個，用分號分隔。4.2.3病毒與載體（1）電子文件上傳前須通過360天擎+卡巴斯基雙引擎殺毒，殺毒報告隨盤移交；（2）離線移交采用一次性寫入光盤BD-R，容量25GB，刻錄速度≤4×；（3）光盤背面用油性筆書寫檔號，禁止貼標簽；（4）光盤裝入硬質(zhì)PP盒，內(nèi)附《電子文件移交清單》紙質(zhì)2份。第五章聲像與實物檔案5.1聲像檔案5.1.1拍攝節(jié)點（1）開工前場地原貌、拆除過程、關(guān)鍵工序、隱蔽工程、質(zhì)量事故、竣工全貌、重要會議；（2）重大節(jié)點須拍攝360°全景視頻，時長≥30s，分辨率4K；（3）照片采用RAW+JPEG雙格式，RAW用于歸檔，JPEG用于日常查閱。5.1.2命名與信息（1）文件名：檔號-拍攝內(nèi)容-拍攝人-年月日-序號；（2）照片須寫入EXIF信息，包括GPS坐標、拍攝設(shè)備、光圈、快門；（3）建立《聲像檔案目錄數(shù)據(jù)庫》，字段與紙質(zhì)檔案檔號關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)雙向檢索。5.2實物檔案（1）混凝土試塊、鋼筋接頭、瀝青芯樣等按規(guī)范留置，額外制作1組用于永久保存；（2）實物封裝采用真空袋+干燥劑+緩沖墊，貼上RFID標簽，寫入試塊編號、強度等級、制作日期；（3）建立《實物檔案定位圖》，存放于恒溫恒濕庫房，溫度18℃±2℃，濕度45%±5%RH。第六章分類與整理6.1分類方案采用“項目—階段—專業(yè)—問題”四級分類，類目代碼執(zhí)行《城建檔案分類大綱》。6.2組卷原則（1）遵循“文件自然形成規(guī)律，保持有機聯(lián)系”，同一單位工程、同一專業(yè)、同一工序的文件組成一卷；（2）施工記錄按樓層、軸線、施工段組卷；（3）變更文件單獨組卷，按專業(yè)—時間排序；（4）卷內(nèi)文件頁號從001開始，頁號打在右下角，距邊15mm。6.3目錄編制（1）卷內(nèi)目錄置于首頁，包含序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁次、備注；（2）案卷封面采用250g無酸牛皮紙，打印項目信息、檔號、保管期限、密級；（3）備考表寫明立卷人、檢查人、日期，并注明原件/復(fù)印件、缺損、補充說明。第七章移交與驗收7.1預(yù)驗收（1）承包單位完成三級自檢后，向監(jiān)理部提交《竣工檔案預(yù)驗收申請表》及《檔案移交書》；（2）監(jiān)理部5日內(nèi)組織預(yù)驗收，重點核查：移交目錄與實物是否相符、簽章是否完整、電子文件可否正常讀取、聲像檔案是否可播放；（3）預(yù)驗收結(jié)論分“合格”“整改后合格”“不合格”三檔，不合格項目須7日內(nèi)整改完畢并重新申請。7.2正式驗收（1）預(yù)驗收合格后，監(jiān)理部向建設(shè)單位提交《檔案質(zhì)量評估報告》《預(yù)驗收會議紀要》；（2）建設(shè)單位組織城建檔案館、監(jiān)理、施工、設(shè)計、勘察五方現(xiàn)場驗收，采用“聽匯報、看臺帳、查實體、測系統(tǒng)”四步法；（3）驗收結(jié)論經(jīng)五方簽字確認，城建檔案館出具《建設(shè)工程檔案驗收意見書》，方可辦理竣工驗收備案。7.3移交份數(shù)與時限（1）紙質(zhì)檔案：正本1套交城建檔案館，副本1套交建設(shè)單位，另1套交運營單位；（2）電子檔案：在線移交1套，離線光盤2套，異地備份1套；（3）移交時限：竣工驗收后3個月內(nèi)完成，逾期按5000元/日處罰，上限為合同價的1%。第八章信息化管理8.1系統(tǒng)架構(gòu)采用B/S架構(gòu)，服務(wù)器雙機熱備，數(shù)據(jù)庫Oracle19c，中間件WebLogic，通過VPN+SSL加密，滿足等保3級要求。8.2功能模塊（1）收集模塊：支持批量上傳、斷點續(xù)傳、格式自動轉(zhuǎn)換、重復(fù)文件提醒；（2）整理模塊：自動組卷、智能排序、生成二維碼、打印脊背標簽；（3）查詢模塊：多條件組合檢索、全文檢索、OCR模糊匹配、二次檢索；（4）利用模塊：在線瀏覽、申請借閱、水印下載、權(quán)限分級、日志審計；（5）統(tǒng)計模塊：生成月度歸檔率、完整率、準確率、整改閉合率圖表，支持一鍵導(dǎo)出。8.3數(shù)據(jù)安全（1）每日2次自動備份，全量備份保留30日，增量備份保留1年；（2）采用RAID5+RAID1雙策略，硬盤故障可熱插拔；（3）建立異地容災(zāi)機房，距離≥200km，RPO≤15min，RTO≤30min。第九章庫房與保管9.1庫房要求（1）面積≥50㎡，設(shè)過渡間、整理間、查閱區(qū)，實行“三室分離”；（2）地面鋪設(shè)防靜電地板，承重≥500kg/㎡；（3）安裝七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)，煙感、溫感雙探頭；（4）配置恒溫恒濕空調(diào)、除濕機、空氣凈化器，溫度18℃±1℃，濕度45%±5%RH，日波動≤±2℃。9.2密集架（1）采用電動智能密集架，運行噪音≤60dB，防傾倒裝置距離地面120mm；（2）每列安裝LED定位燈，檢索到檔號自動亮燈；（3）預(yù)留20%空位，滿足后續(xù)接收。9.3出入庫管理（1）實行雙人雙鎖，門禁采用指紋+人臉識別；（2）出入庫須填寫《檔案出入庫登記簿》，注明利用目的、歸還日期；（3）歸還時逐頁檢查，發(fā)現(xiàn)破損立即修復(fù)，并記錄《檔案修復(fù)單》。第十章利用與保密10.1利用權(quán)限（1）建設(shè)單位、運營單位、行業(yè)主管部門享有查閱權(quán)；（2）律師、審計機構(gòu)憑單位介紹信和本人證件可申請復(fù)制；（3）社會個人須持身份證、利用申請表，經(jīng)建設(shè)單位審批后方可查閱。10.2復(fù)制與摘錄（1）涉密檔案禁止復(fù)制，僅供現(xiàn)場查閱；（2）非密檔案可復(fù)制，加蓋“檔案復(fù)制專用章”，注明用途；（3）電子文件下載自動添加動態(tài)水印，含用戶ID、下載時間、利用目的。10.3保密管理（1）檔案系統(tǒng)設(shè)置“絕密、機密、秘密、內(nèi)部、公開”五級密級；（2）涉密檔案單獨組卷、專柜存放，柜門貼RFID封條；（3）發(fā)現(xiàn)泄密事件，立即啟動應(yīng)急預(yù)案，24小時內(nèi)書面報告上級主管部門。第十一章考核與獎懲11.1考核指標（1）歸檔率≥98%，完整率≥99%，準確率≥99.5%，整改閉合率100%；（2）電子文件可讀率100%，載體合格率100%，系統(tǒng)可用率≥99%；（3）考核結(jié)果納入季度履約評價，與支付、評優(yōu)、市場準入掛鉤。11.2獎勵措施（1）檔案工作獲市級以上表彰，獎勵項目部5萬元，監(jiān)理部2萬元；（2）在建設(shè)單位組織的年度評比中名列第一，增加信用分2分。11.3處罰措施（1）歸檔率每低1%，扣合同款1‰；（2）因檔案缺失導(dǎo)致無法