企業(yè)電子合同管理實施細則一、總則為順應(yīng)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型趨勢，規(guī)范電子合同全生命周期管理流程，保障電子合同的合法有效性，防范法律與運營風(fēng)險，提升合同管理效率，依據(jù)《中華人民共和國電子簽名法》《中華人民共和國民法典》及企業(yè)內(nèi)部管理制度，結(jié)合業(yè)務(wù)實際，制定本實施細則。本細則適用于企業(yè)各部門、分支機構(gòu)及與企業(yè)存在業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的合作方，在開展經(jīng)營活動中以電子形式訂立、履行、存儲的各類合同（含協(xié)議、意向書等具有合同性質(zhì)的文件）。二、管理職責(zé)分工（一）法務(wù)部門作為電子合同合規(guī)管理的核心責(zé)任部門，法務(wù)需牽頭制定電子合同管理制度及標準模板，審核合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性及條款嚴謹性；對電子合同糾紛提供法律支持，協(xié)助調(diào)取電子證據(jù)；定期梳理法律法規(guī)變化，更新合同管理要求，確保制度與司法實踐同步。（二）信息技術(shù)部門負責(zé)電子合同管理系統(tǒng)的搭建、維護與安全保障，包括服務(wù)器部署、數(shù)據(jù)加密、系統(tǒng)權(quán)限配置及日常運維；聯(lián)合第三方安全機構(gòu)開展系統(tǒng)漏洞檢測與修復(fù)，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運行；為業(yè)務(wù)部門提供系統(tǒng)操作培訓(xùn)與技術(shù)支持，處理電子合同簽署、存儲過程中的技術(shù)問題。（三）業(yè)務(wù)部門作為電子合同的發(fā)起與履行主體，業(yè)務(wù)部門需確保簽約主體資格真實有效，按流程發(fā)起合同簽署申請；在合同履行過程中及時更新履約狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)異常情況（如對方違約、系統(tǒng)故障）需第一時間通報法務(wù)與IT部門；妥善保管與合同相關(guān)的業(yè)務(wù)憑證，配合合同全流程管理工作。三、電子合同訂立規(guī)范（一）簽約主體審查業(yè)務(wù)部門發(fā)起合同前，需通過企業(yè)征信系統(tǒng)、國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)等渠道核實對方主體資格，重點核查營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（如需）的真實性與有效性。涉及特殊行業(yè)（如金融、醫(yī)療）的合作方，還需審查行業(yè)資質(zhì)證書，確保對方具備簽約及履約能力。（二）合同內(nèi)容與模板管理1.模板使用：原則上使用法務(wù)部門審定的標準合同模板，特殊業(yè)務(wù)需定制合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提交《合同定制申請》，經(jīng)法務(wù)、財務(wù)（涉及資金條款）等部門會簽后啟用。模板版本由法務(wù)統(tǒng)一管理，系統(tǒng)內(nèi)僅保留最新有效版本，舊版本自動歸檔并標注“廢止”。2.內(nèi)容合規(guī)性：合同條款需明確當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)、標的、價款、履行期限、違約責(zé)任等核心要素，不得包含違反法律法規(guī)、損害國家或公共利益的內(nèi)容。涉及知識產(chǎn)權(quán)、數(shù)據(jù)隱私的條款，需符合《數(shù)據(jù)安全法》《個人信息保護法》等專項法規(guī)要求。（三）系統(tǒng)操作規(guī)范電子合同須通過企業(yè)指定的電子合同管理系統(tǒng)發(fā)起，禁止通過私人郵箱、即時通訊工具等非合規(guī)渠道傳輸合同文本。發(fā)起流程中，業(yè)務(wù)人員需完整填寫合同關(guān)鍵信息（如簽約主體、金額、履行地點），上傳必要的證明文件（如對方資質(zhì)、授權(quán)書），確保信息真實可追溯。四、電子合同簽署流程（一）簽署主體身份認證簽約各方需通過系統(tǒng)完成身份認證，個人用戶采用人臉識別、手機驗證碼、數(shù)字證書等方式驗證身份；企業(yè)用戶需上傳營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明并完成企業(yè)對公賬戶打款驗證（或使用CA機構(gòu)頒發(fā)的企業(yè)數(shù)字證書），確保簽署主體與合同載明主體一致。（二）簽署流程管理1.發(fā)起與審核：業(yè)務(wù)部門發(fā)起簽署申請后，系統(tǒng)自動觸發(fā)審核流程（法務(wù)合規(guī)審核、財務(wù)條款審核等），審核人需在工作日內(nèi)完成線上審批，注明審核意見；需修改的合同退回發(fā)起部門，修改后重新提交審核。2.簽署與確認：審核通過后，系統(tǒng)向簽約各方發(fā)送簽署通知（短信、郵件），簽署方需在約定時限內(nèi)完成電子簽名（或簽章）。簽署完成后，系統(tǒng)自動生成帶時間戳的合同文本，同步推送至各簽約方指定郵箱，并在系統(tǒng)內(nèi)標記“已簽署”狀態(tài)。（三）簽署后管理合同簽署完成后，業(yè)務(wù)部門需在3個工作日內(nèi)將合同關(guān)鍵信息（如合同編號、簽約主體、金額、履行周期）錄入企業(yè)合同管理臺賬，與系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行核對，確保臺賬與實際簽署內(nèi)容一致。五、電子合同存儲與查閱（一）存儲要求1.存儲期限：電子合同存儲期限需符合《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及相關(guān)法規(guī)要求，一般業(yè)務(wù)合同保存不少于合同履行完畢后3年，涉及知識產(chǎn)權(quán)、勞動用工、重大投資的合同保存不少于10年。2.存儲方式：電子合同采用“本地加密存儲+云端備份”的雙重存儲機制，存儲數(shù)據(jù)需包含合同原文、簽署過程日志、身份認證記錄等元數(shù)據(jù)，確保合同內(nèi)容不可篡改、簽署過程可追溯。IT部門需定期（每季度）對存儲數(shù)據(jù)進行完整性校驗與備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）查閱權(quán)限管理系統(tǒng)根據(jù)部門職責(zé)與崗位權(quán)限設(shè)置查閱層級：法務(wù)部門可查閱所有電子合同；業(yè)務(wù)部門僅限查閱本部門發(fā)起的合同；財務(wù)部門可查閱涉及資金往來的合同；審計、合規(guī)部門依工作需要申請臨時查閱權(quán)限。查閱操作需留存日志，記錄查閱人、時間、內(nèi)容等信息，確保數(shù)據(jù)安全。六、安全管理與風(fēng)險防控（一）系統(tǒng)安全保障IT部門需搭建防火墻、入侵檢測系統(tǒng)（IDS）等安全防護體系，定期（每月）開展系統(tǒng)漏洞掃描與滲透測試，及時修復(fù)安全隱患；系統(tǒng)服務(wù)器需部署在符合等級保護要求的機房，確保物理安全與網(wǎng)絡(luò)安全。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.傳輸與存儲加密：電子合同在傳輸過程中采用SSL/TLS加密協(xié)議，存儲時采用AES-256等加密算法對數(shù)據(jù)進行加密，確保合同內(nèi)容在傳輸、存儲環(huán)節(jié)不被竊取或篡改。（三）人員安全管理1.賬號與密碼管理：員工賬號實行“一人一號”，密碼需包含字母、數(shù)字、特殊字符，長度不少于8位，每90天強制更換；離職人員賬號需在離職手續(xù)辦結(jié)后24小時內(nèi)注銷，防止賬號濫用。2.安全培訓(xùn)：人力資源部門聯(lián)合IT、法務(wù)部門，每半年組織一次電子合同安全培訓(xùn)，內(nèi)容包括系統(tǒng)操作規(guī)范、數(shù)據(jù)安全意識、釣魚郵件防范等，提升員工安全素養(yǎng)。（四）應(yīng)急預(yù)案針對系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)情況，IT部門需制定應(yīng)急預(yù)案，明確故障上報流程、應(yīng)急響應(yīng)團隊及恢復(fù)措施。發(fā)生重大安全事件時，需在2小時內(nèi)上報企業(yè)管理層，并同步啟動數(shù)據(jù)恢復(fù)程序，最大限度降低損失。七、爭議處理與責(zé)任追究（一）電子合同舉證發(fā)生合同糾紛時，法務(wù)部門需調(diào)取電子合同的原文、簽署日志、身份認證記錄等電子證據(jù)，配合司法機關(guān)或仲裁機構(gòu)的調(diào)查。電子證據(jù)需滿足“原件形式、完整可靠、可驗證”的要求，必要時可申請具有資質(zhì)的第三方機構(gòu)出具存證報告。（二）內(nèi)部爭議處理企業(yè)內(nèi)部因電子合同管理產(chǎn)生爭議（如流程違規(guī)、責(zé)任劃分），由法務(wù)部門牽頭組織協(xié)商，相關(guān)部門需提供真實、完整的證據(jù)材料。協(xié)商不成的，提交企業(yè)管理層審議，依據(jù)《員工違規(guī)違紀處理辦法》追究相關(guān)人員責(zé)任。（三）外部糾紛應(yīng)對涉及外部合作方的合同糾紛，法務(wù)部門需在收到糾紛通知后3個工作日內(nèi)出具應(yīng)對方案，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門與對方協(xié)商解決；協(xié)商無果的