PAGE受處分人員檔案制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司受處分人員檔案的管理，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，維護(hù)公司正常的管理秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在受到各類處分后的檔案管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)以及公司內(nèi)部相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.客觀公正原則：對(duì)受處分人員的檔案記錄應(yīng)基于客觀事實(shí)，公正反映處分情況。3.保密性原則：妥善保管受處分人員檔案，嚴(yán)格控制查閱范圍，保護(hù)個(gè)人隱私。二、處分種類及適用情形（一）警告1.適用情形：?jiǎn)T工初次違反公司規(guī)章制度，情節(jié)較輕，未造成嚴(yán)重后果的行為。2.影響：在一定期限內(nèi)對(duì)員工進(jìn)行警示，提醒其注意遵守規(guī)定。（二）記過1.適用情形：?jiǎn)T工違反公司規(guī)章制度，情節(jié)較為嚴(yán)重，已影響到正常工作秩序或給公司造成一定損失，但尚未達(dá)到更嚴(yán)重程度的行為。2.影響：記錄在案，作為員工工作表現(xiàn)的負(fù)面評(píng)價(jià)，可能影響其績(jī)效評(píng)估和晉升機(jī)會(huì)。（三）記大過1.適用情形：?jiǎn)T工嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度，給公司造成較大損失或惡劣影響的行為。2.影響：對(duì)員工的職業(yè)發(fā)展產(chǎn)生較大阻礙，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)可能限制其晉升、調(diào)薪等。（四）降職1.適用情形：?jiǎn)T工因嚴(yán)重違紀(jì)或工作能力嚴(yán)重不匹配，導(dǎo)致無法勝任原崗位工作的情況。2.影響：降低員工職務(wù)級(jí)別，相應(yīng)調(diào)整薪酬待遇和工作職責(zé)。（五）撤職1.適用情形：?jiǎn)T工嚴(yán)重違反公司紀(jì)律，給公司帶來重大損害，已不適宜繼續(xù)擔(dān)任現(xiàn)職的情況。撤去員工現(xiàn)有職務(wù)，另行安排其他工作或崗位。（六）開除1.適用情形：?jiǎn)T工嚴(yán)重違反國(guó)家法律法規(guī)或公司規(guī)章制度，且情節(jié)極其嚴(yán)重，已無法繼續(xù)留用的情況。員工勞動(dòng)關(guān)系與公司解除，不再屬于公司員工范疇。三、處分決定程序（一）違紀(jì)行為調(diào)查1.當(dāng)發(fā)現(xiàn)員工存在可能導(dǎo)致處分的違紀(jì)行為時(shí)，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)進(jìn)行初步調(diào)查。2.調(diào)查人員應(yīng)收集相關(guān)證據(jù)，包括但不限于文件、記錄、證人證言等，確保證據(jù)的真實(shí)性和關(guān)聯(lián)性。（二）告知與申辯1.在作出處分決定前，應(yīng)及時(shí)告知受處分員工其違紀(jì)事實(shí)、擬處分種類及依據(jù)。2.給予員工充分的時(shí)間進(jìn)行申辯，聽取其陳述和意見，對(duì)合理的申辯內(nèi)容應(yīng)予以考慮。（三）處分決定審批1.調(diào)查結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)將調(diào)查結(jié)果及處分建議提交至公司管理層進(jìn)行審批。2.管理層根據(jù)事實(shí)和規(guī)定，作出最終的處分決定。（四）處分決定通知1.以書面形式正式通知受處分員工處分決定，明確處分種類、生效日期等內(nèi)容。2.通知應(yīng)送達(dá)員工本人，并要求其簽字確認(rèn)。四、受處分人員檔案內(nèi)容（一）處分決定書詳細(xì)記錄處分決定的作出部門、日期、受處分員工姓名、處分種類、違紀(jì)事實(shí)及依據(jù)等內(nèi)容。（二）調(diào)查材料包括違紀(jì)行為的調(diào)查過程中所收集的各類證據(jù)材料，如文件、記錄、證人證言等。（三）員工申辯材料受處分員工在申辯過程中提交的書面材料或相關(guān)陳述記錄。（四）其他相關(guān)材料與處分事件相關(guān)的其他補(bǔ)充材料，如后續(xù)整改情況報(bào)告等。五、檔案管理職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)建立和完善受處分人員檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)一保管受處分人員檔案，確保檔案的安全和完整。3.根據(jù)公司規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行定期整理和歸檔。（二）相關(guān)業(yè)務(wù)部門1.在發(fā)現(xiàn)員工違紀(jì)行為后，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查，并向人力資源部門提供相關(guān)材料。2.配合人力資源部門做好受處分人員檔案的管理工作，提供必要的協(xié)助。六、檔案保管與存放（一）保管要求1.設(shè)立專門的檔案保管區(qū)域，確保環(huán)境安全，具備防火、防潮、防蟲等條件。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。（二）存放期限1.受處分人員檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，直至員工離職后一定期限（如[X]年），經(jīng)公司批準(zhǔn)后方可銷毀。2.對(duì)于涉及重大違紀(jì)事件或可能對(duì)公司產(chǎn)生長(zhǎng)期影響的檔案，應(yīng)永久保存。七、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門內(nèi)部人員因工作需要可查閱受處分人員檔案，但需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程。2.公司管理層在必要時(shí)可查閱檔案，以了解相關(guān)情況。3.其他部門因工作涉及到與受處分人員相關(guān)事宜，需查閱檔案的，應(yīng)向人力資源部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱受處分人員檔案，如有特殊情況確需借閱的，必須經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱人應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限等內(nèi)容，并承諾妥善保管檔案，按時(shí)歸還。3.借閱期間，借閱人不得擅自復(fù)制、涂改、轉(zhuǎn)借檔案內(nèi)容。八、檔案更新與維護(hù)（一）定期審核人力資源部門應(yīng)定期對(duì)受處分人員檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。（二）信息變更如受處分人員的基本信息發(fā)生變更，或處分事件后續(xù)有新的情況需要補(bǔ)充記錄的，應(yīng)及時(shí)更新檔案內(nèi)容。（三）檔案銷毀1.對(duì)于達(dá)到存放期限且符合銷毀條件的受處分人員檔案，由人力資源部門提出銷毀申請(qǐng)。2.經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。九、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司人力資源部門負(fù)責(zé)解釋。