PAGE檔案管理制度存放年限一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本檔案管理制度存放年限規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：檔案管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由公司/組織指定的檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理各類檔案。3.完整準(zhǔn)確原則：保證檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，如實(shí)反映公司/組織的工作活動(dòng)和歷史面貌。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司/組織內(nèi)部各部門及員工查閱利用檔案。5.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案分類及存放年限（一）文書檔案1.上級(jí)來文黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的重要批示、指示，上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的法規(guī)性文件、政策性文件等，列為永久保管。上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的一般性文件，在本公司/組織執(zhí)行完畢后，根據(jù)其重要程度和查考價(jià)值，分別確定為30年或10年保管期限。2.本公司/組織發(fā)文公司/組織制定的規(guī)章制度、重要決策、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史意義和重要憑證作用的文件，列為永久保管。一般性的工作文件、通知、通報(bào)等，在本公司/組織執(zhí)行完畢后，根據(jù)其重要程度和查考價(jià)值，分別確定為30年或10年保管期限。3.會(huì)議文件公司/組織召開的重要會(huì)議形成的決議、決定、紀(jì)要等文件，列為永久保管。一般性會(huì)議的文件，根據(jù)其重要程度和查考價(jià)值，分別確定為30年或10年保管期限。4.請(qǐng)示與批復(fù)有查考價(jià)值的請(qǐng)示與批復(fù)，列為永久保管。一般性的請(qǐng)示與批復(fù)，根據(jù)其重要程度和查考價(jià)值，分別確定為30年或10年保管期限。5.函件重要的往來函件，列為永久保管。一般性的函件，根據(jù)其重要程度和查考價(jià)值，分別確定為30年或10年保管期限。（二）科技檔案1.科研項(xiàng)目檔案承擔(dān)的國(guó)家級(jí)、省部級(jí)重點(diǎn)科研項(xiàng)目檔案，列為永久保管。一般科研項(xiàng)目檔案，在項(xiàng)目完成后，根據(jù)其重要程度和查考價(jià)值，分別確定為30年或10年保管期限。2.產(chǎn)品檔案定型產(chǎn)品檔案，列為永久保管。試制產(chǎn)品檔案，在產(chǎn)品生產(chǎn)結(jié)束后，根據(jù)其重要程度和查考價(jià)值，分別確定為30年或10年保管期限。3.設(shè)備檔案主要設(shè)備檔案，列為永久保管。一般設(shè)備檔案，在設(shè)備報(bào)廢后，根據(jù)其重要程度和查考價(jià)值，分別確定為30年或10年保管期限。4.基建檔案重要的基建項(xiàng)目檔案，列為永久保管。一般基建項(xiàng)目檔案，在工程竣工驗(yàn)收后，根據(jù)其重要程度和查考價(jià)值，分別確定為30年或10年保管期限。（三）會(huì)計(jì)檔案1.會(huì)計(jì)憑證涉及外事、對(duì)私改造等重要的會(huì)計(jì)憑證，列為永久保管。其他會(huì)計(jì)憑證，保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿總賬、明細(xì)賬、日記賬等主要會(huì)計(jì)賬簿，保管期限為30年。固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，列為永久保管。月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，保管期限為10年。4.其他會(huì)計(jì)資料銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等，保管期限為10年。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，保管期限為30年。會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列為永久保管。（四）人事檔案1.員工履歷材料：永久保管。2.員工考核材料：保管期限為30年。3.員工獎(jiǎng)勵(lì)與處分材料：永久保管。4.員工工資、任免、職稱、黨團(tuán)材料：永久保管。5.員工培訓(xùn)、學(xué)位、出國(guó)（境）等材料：保管期限為30年。6.員工勞動(dòng)合同、離職材料：保管期限為30年。（五）業(yè)務(wù)檔案1.市場(chǎng)營(yíng)銷檔案重要的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案等，列為永久保管。一般性的營(yíng)銷業(yè)務(wù)文件，根據(jù)其重要程度和查考價(jià)值，分別確定為30年或10年保管期限。2.客戶檔案重要客戶的檔案資料，列為永久保管。一般客戶的檔案資料，保管期限為30年。3.合同檔案重要合同、長(zhǎng)期合作合同等，列為永久保管。一般合同，在合同履行完畢后，根據(jù)其重要程度和查考價(jià)值，分別確定為30年或10年保管期限。4.項(xiàng)目檔案重大項(xiàng)目檔案，列為永久保管。一般項(xiàng)目檔案，在項(xiàng)目結(jié)束后，根據(jù)其重要程度和查考價(jià)值，分別確定為30年或10年保管期限。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后，按照檔案管理規(guī)定及時(shí)整理、歸檔相關(guān)文件材料，不得積壓或拖延。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟蹤收集，并確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（二）整理方法1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.文書檔案應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類排序，編制卷內(nèi)目錄和備考表。3.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案清單和卷內(nèi)目錄。4.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等類別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，并編制會(huì)計(jì)檔案目錄。5.人事檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類，建立檔案目錄和索引，便于查閱。6.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，按照業(yè)務(wù)流程和時(shí)間順序進(jìn)行整理，并建立業(yè)務(wù)檔案清單和索引。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案整理完畢后，檔案形成部門應(yīng)填寫檔案移交清單，將檔案移交至公司/組織檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，審核無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理部門按照檔案存放年限規(guī)定，對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行分類存放，并建立檔案檢索系統(tǒng)，便于查詢和利用。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案的損壞、丟失等問題。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。5.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案的非法查閱、借閱和泄露。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.外部單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.檔案查閱人員可根據(jù)需要復(fù)印、摘抄檔案資料，但應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在復(fù)印件或摘抄件上加蓋檔案管理部門印章。2.如需借閱檔案，借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。2.根據(jù)檔案的存放年限規(guī)定，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核鑒定，提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定小組的鑒定意見，編制檔案銷毀清單，列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，并確