PAGE典當(dāng)行業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)典當(dāng)行業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在典當(dāng)業(yè)務(wù)及經(jīng)營管理中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司在典當(dāng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、行政檔案等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映典當(dāng)業(yè)務(wù)及經(jīng)營管理活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露、損毀或丟失。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等工作。6.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門兼職檔案員公司各部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理。2.定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的檔案利用服務(wù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉典當(dāng)業(yè)務(wù)流程和公司規(guī)章制度。2.嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。4.積極主動(dòng)為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)務(wù)檔案包括典當(dāng)業(yè)務(wù)的申請(qǐng)文件、評(píng)估報(bào)告、合同協(xié)議、當(dāng)票、續(xù)當(dāng)憑證、贖當(dāng)記錄等。2.財(cái)務(wù)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。3.人事檔案包括員工簡歷、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、薪酬福利等資料。4.行政檔案包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、資質(zhì)證書等。5.其他檔案包括客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、行業(yè)動(dòng)態(tài)信息等與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。3.對(duì)收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，按照檔案類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類，剔除無關(guān)材料。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、行政檔案等類別，并在每類檔案下進(jìn)一步細(xì)分小類。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，確保編號(hào)與檔案內(nèi)容相對(duì)應(yīng)。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查閱和檢索。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，避免使用金屬釘?shù)瓤赡軗p壞檔案的裝訂材料。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的地點(diǎn)，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.庫房內(nèi)應(yīng)有足夠的存儲(chǔ)空間，配備檔案密集架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，確保檔案存放有序。3.庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫濕度環(huán)境，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案密集架或檔案柜中，按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)重要的檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便檔案的查閱和利用。（三）檔案保管期限1.典當(dāng)業(yè)務(wù)檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般業(yè)務(wù)檔案保管期限為10年，涉及重大事項(xiàng)的檔案保管期限為30年。2.財(cái)務(wù)檔案的保管期限按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行，會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年，會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年，財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限為10年。3.人事檔案的保管期限為員工離職后5年。4.行政檔案的保管期限根據(jù)檔案性質(zhì)和重要程度確定，一般為5年至10年。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)環(huán)境等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，并記錄在案。3.每年應(yīng)對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行核對(duì)，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保管或銷毀。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密或重要業(yè)務(wù)的檔案，查閱人員應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門工作人員的陪同下查閱。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。（二）借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱,編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀或丟失檔案。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.外部單位或個(gè)人借閱檔案的，除按照上述規(guī)定辦理審批手續(xù)外，還應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）查閱與借閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱與借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱與借閱的時(shí)間,人員、檔案名稱、編號(hào)、查閱或借閱期限等信息。2.查閱與借閱登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員、業(yè)務(wù)骨干等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)已到保管期限的檔案，鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、完整性、歷史價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，確定是否需要繼續(xù)保管。2.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。失去保存價(jià)值的檔案包括：已過保管期限且無繼續(xù)保存必要的檔案；內(nèi)容虛假、重復(fù)或無關(guān)緊要的檔案；因保管不善導(dǎo)致?lián)p壞無法修復(fù)的檔案等。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清單》應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料永久保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)重要的紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保數(shù)字化檔案的清晰可讀。2.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，建立與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.對(duì)數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.檢索查詢功能提供多種檢索查詢方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批、登記等功能，提高借閱管理工作的效率和準(zhǔn)確性。4.用戶權(quán)限管理功能根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。5.統(tǒng)計(jì)分析功能對(duì)檔案的借閱情況、利用頻率等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供決策支持。（四）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理