PAGE檔案歸檔核查制度及流程一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，特制定本檔案歸檔核查制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門形成的各類檔案的歸檔核查工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況。2.完整性原則：確保檔案材料齊全、完整，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、事實(shí)等應(yīng)經(jīng)過核實(shí)。4.系統(tǒng)性原則：按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。二、檔案歸檔核查職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案歸檔核查制度及流程，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理和初步核查工作。3.對各部門移交的檔案進(jìn)行全面核查，確保檔案質(zhì)量符合要求。4.負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)、保管和提供利用，定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步核查工作，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案歸檔核查工作，提供必要的協(xié)助和信息。三、檔案歸檔范圍及要求（一）文書檔案1.公司/組織發(fā)布的各類文件、通知、決定、報(bào)告、請示、批復(fù)等。2.各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.重要活動(dòng)的文件、資料、照片等。要求：文件應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，日期準(zhǔn)確。（二）合同檔案1.各類合同、協(xié)議、意向書等。2.合同的審批文件、補(bǔ)充協(xié)議等。要求：合同內(nèi)容應(yīng)合法合規(guī)，條款明確，雙方簽字蓋章齊全，審批手續(xù)完備。（三）人事檔案1.員工的入職登記表、簡歷、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評價(jià)等。2.員工的工資、福利、獎(jiǎng)懲等資料。3.員工的離職手續(xù)文件等。要求：人事檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合人事管理規(guī)定。（四）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。2.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。3.資金審批文件、預(yù)算決算資料等。要求：財(cái)務(wù)檔案應(yīng)符合財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和相關(guān)法律法規(guī)要求，賬目清晰，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。（五）業(yè)務(wù)檔案1.公司/組織開展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的各類文件、資料、記錄等。2.項(xiàng)目申報(bào)文件、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告等。3.客戶資料、業(yè)務(wù)往來信函等。要求：業(yè)務(wù)檔案應(yīng)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，資料詳實(shí)，具有參考價(jià)值。四、檔案歸檔流程（一）收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，定期對本部門產(chǎn)生的檔案進(jìn)行清理和收集。2.收集的檔案應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音錄像等各種載體形式。（二）整理1.按照檔案分類方案，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.對紙質(zhì)文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。3.對電子文件進(jìn)行命名、分類存儲(chǔ)，建立電子文件索引。（三）初步核查1.各部門在整理檔案過程中，應(yīng)對檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行初步核查。2.檢查檔案文件的簽署、日期、格式等是否符合要求。（四）移交1.各部門整理好并經(jīng)初步核查合格的檔案，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。2.移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（五）全面核查1.檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)組織專人進(jìn)行全面核查。2.核查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性等。3.對核查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改。（六）歸檔1.經(jīng)全面核查合格的檔案，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。2.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便檔案的查詢和利用。五、檔案歸檔核查標(biāo)準(zhǔn)（一）完整性標(biāo)準(zhǔn)1.檔案材料齊全，應(yīng)歸檔的文件、資料、記錄等無遺漏。2.相關(guān)的審批文件、附件等配套齊全。（二）準(zhǔn)確性標(biāo)準(zhǔn)1.檔案內(nèi)容真實(shí)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，事實(shí)清楚。2.文件簽署、日期、格式等符合規(guī)定。（三）系統(tǒng)性標(biāo)準(zhǔn)1.檔案分類合理，層次分明，便于查找和利用。2.檔案之間的邏輯關(guān)系清晰，保持有機(jī)聯(lián)系。（四）規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)1.檔案整理符合檔案管理規(guī)定的要求，編目規(guī)范。2.電子文件存儲(chǔ)格式統(tǒng)一，命名規(guī)范。六、檔案歸檔核查結(jié)果處理（一）合格檔案經(jīng)核查合格的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，納入正常的檔案管理流程，并做好檔案利用服務(wù)工作。（二）整改檔案1.對于核查中發(fā)現(xiàn)問題，但經(jīng)過整改能夠達(dá)到要求的檔案，通知相關(guān)部門限期整改。2.整改完成后，重新提交檔案管理部門進(jìn)行復(fù)查，直至合格為止。（三）不合格檔案1.對于經(jīng)多次整改仍不符合要求的檔案，檔案管理部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行專題研究，分析原因，提出處理意見。2.如因檔案形成部門故意隱瞞、篡改檔案信息等原因?qū)е聶n案不合格，應(yīng)追究相關(guān)部門和人員的責(zé)任。七、檔案歸檔核查記錄與統(tǒng)計(jì)（一）核查記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案歸檔核查記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每次核查的檔案名稱、數(shù)量、核查時(shí)間、核查人員、核查結(jié)果等信息。2.對核查中發(fā)現(xiàn)問題的檔案，應(yīng)記錄問題詳情、整改要求和整改情況。（二）統(tǒng)計(jì)分析1.定期對檔案歸檔核查記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)檔案質(zhì)量狀況，發(fā)現(xiàn)存在的共性問題和趨勢。2.根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，提出改進(jìn)檔案管理工作的建議和措施，不斷提高檔案歸檔質(zhì)量。八、檔案歸檔核查監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案歸檔核查工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組有權(quán)調(diào)閱檔案管理部門和各部門的檔案歸檔核查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見。（二）考核辦法1.將檔案歸檔核查工作納入各部門績效考核體系，對檔案歸檔質(zhì)量高、工作成績突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對檔