PAGE檔案保密責(zé)任人制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，特制定本檔案保密責(zé)任人制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.保密責(zé)任原則：明確檔案保密責(zé)任人，落實(shí)保密責(zé)任，確保檔案信息安全。3.預(yù)防為主原則：采取有效措施，預(yù)防檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，做到防患于未然。4.全程管理原則：對檔案的形成、收集、整理、保管、利用、銷毀等全過程實(shí)施保密管理。二、檔案保密責(zé)任人職責(zé)（一）公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司/組織檔案保密管理工作，制定和完善檔案保密管理制度。2.組織開展檔案保密宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工的保密意識。3.監(jiān)督檢查檔案保密制度的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。4.協(xié)調(diào)處理檔案保密工作中的重大事項(xiàng)，向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告檔案保密工作情況。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類歸檔、保管和利用等具體工作。2.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息不泄露。3.對檔案存儲環(huán)境進(jìn)行定期檢查，確保檔案安全。4.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)。5.協(xié)助有關(guān)部門和人員做好檔案保密工作，提供必要的支持和服務(wù)。（三）各部門檔案保密責(zé)任人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對本部門員工進(jìn)行檔案保密教育，督促員工遵守檔案保密制度。3.根據(jù)工作需要，合理控制本部門檔案的查閱、借閱范圍，履行審批手續(xù)。4.發(fā)現(xiàn)本部門檔案存在安全隱患或泄密跡象時(shí)，及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。（四）涉及檔案工作的其他人員職責(zé)1.在檔案形成過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，妥善保管相關(guān)文件資料。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件資料移交檔案管理人員。3.在利用檔案過程中，不得擅自復(fù)制、傳播檔案信息，不得違反規(guī)定使用檔案。三、檔案保密制度（一）檔案收集與整理保密規(guī)定1.在檔案收集過程中，相關(guān)人員應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件資料在傳遞過程中丟失或泄露。2.檔案管理人員對收集到的文件資料進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)在符合保密要求的環(huán)境下進(jìn)行，避免無關(guān)人員接觸。3.對涉及公司/組織機(jī)密的文件資料，應(yīng)單獨(dú)標(biāo)識，嚴(yán)格管理。（二）檔案保管保密規(guī)定1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備。2.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。3.對檔案進(jìn)行分類存放，按照不同的密級和保管期限進(jìn)行標(biāo)識，便于查找和管理。4.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。5.采用電子存儲方式保存檔案時(shí)，應(yīng)采取加密、備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。（三）檔案利用保密規(guī)定1.嚴(yán)格限定檔案查閱、借閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案資料。2.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫申請表，注明查閱、借閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)審批后方可辦理手續(xù)。3.在查閱、借閱檔案過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定。4.查閱、借閱人員不得擅自復(fù)制、拍照、錄音、錄像檔案資料，如需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。5.檔案利用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理人員，由檔案管理人員進(jìn)行核對和清點(diǎn)。（四）檔案銷毀保密規(guī)定1.按照檔案保管期限和鑒定結(jié)果，對已到保管期限或無需繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)制定詳細(xì)的銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.銷毀檔案應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.對涉及公司/組織機(jī)密的檔案銷毀，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施，確保信息安全。四、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織建立檔案保密監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案保密工作進(jìn)行檢查和評估。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門檔案保密工作進(jìn)行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.內(nèi)部審計(jì)部門定期對檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，提出改進(jìn)意見和建議。（二）檢查內(nèi)容1.檔案保密制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案管理人員的保密意識和業(yè)務(wù)能力，是否熟悉檔案保密工作流程和要求。3.檔案存儲環(huán)境的安全狀況，是否存在安全隱患。4.檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)的辦理情況，是否規(guī)范、齊全。（三）問題處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案保密問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真組織整改，及時(shí)報(bào)告整改情況。3.對違反檔案保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的，移交司法機(jī)關(guān)處理。五、檔案保密培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案管理部門制定年度檔案保密培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、對象、時(shí)間和方式等。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司/組織實(shí)際情況和員工需求進(jìn)行制定，確保培訓(xùn)的針對性和實(shí)效性。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)和政策文件。2.公司/組織檔案保密制度和工作流程。3.檔案保密意識和技能培訓(xùn)，如如何識別保密風(fēng)險(xiǎn)、如何采取保密措施等。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請專家或內(nèi)部資深人員進(jìn)行授課。2.開展專題講座，針對特定的檔案保密問題進(jìn)行講解。3.利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、宣傳欄等渠道，發(fā)布檔案保密知識和案例，進(jìn)行宣傳教育。4.組織案例分析和討論，提高員工對檔案保密工作的認(rèn)識和應(yīng)對能力。（四）培訓(xùn)效果評估1.建立檔案保密培訓(xùn)效果評估機(jī)制，通過考試、撰寫心得體會、實(shí)際操作等方式對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估。2.根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，改進(jìn)培訓(xùn)內(nèi)容和方式，提高培訓(xùn)質(zhì)量。六、檔案保密應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案管理部門制定檔案保密應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、處置程序和保障措施等。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行修訂和演練，確保其有效性和可操作性。（二）應(yīng)急處置程序1.發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露或可能泄露的情況時(shí)，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取措施控制事態(tài)發(fā)展。2.及時(shí)報(bào)告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。3.對泄露的檔案信息進(jìn)行評估，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如追回已傳播的信息、對受影響的業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)整等。4.總結(jié)應(yīng)急處置經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行完善和改進(jìn)。（三）應(yīng)急保障措施1.建立應(yīng)急處置物資儲備庫，配備必要的防護(hù)設(shè)備、通訊工具、辦公設(shè)備等。2.加強(qiáng)與外部