PAGE投資銀行檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)投資銀行檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在業(yè)務(wù)發(fā)展、風(fēng)險(xiǎn)管理、合規(guī)運(yùn)營(yíng)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于投資銀行總部及各分支機(jī)構(gòu)，涵蓋投資銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案資料。（三）定義1.投資銀行檔案：指投資銀行在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、文件、報(bào)表、函件、會(huì)議記錄、研究報(bào)告、電子數(shù)據(jù)等。2.檔案管理：包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷(xiāo)毀等一系列工作。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：投資銀行檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌管理工作，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映投資銀行的業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史情況，保證檔案信息的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和保存投資銀行在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和投資銀行的保密規(guī)定，對(duì)涉及商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，滿足業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策的需要。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善投資銀行檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)等日常管理工作。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.定期組織檔案清查和盤(pán)點(diǎn)工作，確保檔案的安全和完整。5.對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作。6.按照規(guī)定的程序和要求，做好檔案的查閱、借閱、銷(xiāo)毀等工作，為業(yè)務(wù)部門(mén)提供檔案利用服務(wù)。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中檔案資料的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔，配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作。3.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，保證檔案資料的真實(shí)、完整和安全。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.使用檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案的錄入、存儲(chǔ)和檢索，保證檔案信息的準(zhǔn)確和完整。4.做好檔案的保管和安全防護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，對(duì)查閱和借閱檔案的人員進(jìn)行登記和監(jiān)督，確保檔案的合理使用。6.參與檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作，協(xié)助制定檔案銷(xiāo)毀清單，做好銷(xiāo)毀記錄。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.投資銀行業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，包括但不限于承銷(xiāo)協(xié)議、保薦協(xié)議、財(cái)務(wù)顧問(wèn)協(xié)議、資產(chǎn)管理合同、投資顧問(wèn)合同等。2.客戶資料檔案，包括客戶基本信息、業(yè)務(wù)往來(lái)記錄、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、盡職調(diào)查資料等。3.項(xiàng)目文件，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、盡職調(diào)查報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、法律意見(jiàn)書(shū)等。4.內(nèi)部管理文件，包括規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案等。5.業(yè)務(wù)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，如財(cái)務(wù)報(bào)表、業(yè)務(wù)臺(tái)賬、交易記錄、市場(chǎng)分析報(bào)告等。6.函件、傳真、電子郵件等各類(lèi)通信文件。7.其他與投資銀行經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，并按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行整理和分類(lèi)。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，不得擅自涂改、偽造或銷(xiāo)毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其原始性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行保存。（三）整理方法1.分類(lèi)：根據(jù)檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式等因素，將檔案分為不同的類(lèi)別，如業(yè)務(wù)類(lèi)、管理類(lèi)、客戶類(lèi)等。每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分，如業(yè)務(wù)類(lèi)可分為股權(quán)融資業(yè)務(wù)檔案、債權(quán)融資業(yè)務(wù)檔案等。2.編號(hào)：為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和邏輯性原則，確保編號(hào)與檔案內(nèi)容相對(duì)應(yīng)，便于識(shí)別和檢索。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，避免損壞文件。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)整理好的檔案資料，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，定期移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通并要求補(bǔ)充或更正。3.驗(yàn)收合格的檔案，按照檔案分類(lèi)編號(hào)規(guī)則進(jìn)行重新編號(hào)和編目，錄入檔案管理信息系統(tǒng)，并上架存放。（二）保管期限1.根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和投資銀行的實(shí)際情況，確定各類(lèi)檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期兩種，定期保管期限一般分為3年、5年、10年、15年、20年等。2.具體檔案保管期限如下：涉及投資銀行重大權(quán)益、重要業(yè)務(wù)決策、長(zhǎng)期資產(chǎn)等具有重要?dú)v史價(jià)值和法律意義的檔案，應(yīng)永久保管。業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等與具體業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和風(fēng)險(xiǎn)狀況確定保管期限，一般為10年至20年?？蛻糍Y料檔案，保管期限為10年至15年，以確?？蛻粜畔⒌陌踩涂勺匪菪?。內(nèi)部管理文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等檔案，保管期限為3年至10年，根據(jù)文件的重要性和時(shí)效性確定。其他一般性檔案，保管期限為3年至5年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列整齊，便于查找和管理。2.電子檔案保管：采用電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份存儲(chǔ)，如磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和檢查，確保電子檔案的安全性和完整性。同時(shí)，建立電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制電子檔案的查閱和使用。3.異地備份：為防止自然災(zāi)害、突發(fā)事件等原因?qū)е聶n案丟失或損壞，對(duì)重要檔案進(jìn)行異地備份存儲(chǔ)，確保檔案的安全性和可恢復(fù)性。（四）檔案保管的檢查與維護(hù)1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存放狀況、保管環(huán)境、設(shè)備運(yùn)行情況等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保檔案的安全保管。2.對(duì)超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定，確定是否仍需繼續(xù)保存。對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。3.根據(jù)檔案的保管狀況和實(shí)際需要，適時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)、整理和重新裝訂等維護(hù)工作，保證檔案的質(zhì)量和可讀性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.投資銀行內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及投資銀行重大決策、重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)等需要查閱檔案的，應(yīng)經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個(gè)人因法律法規(guī)規(guī)定、司法程序等需要查閱投資銀行檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函件，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)投資銀行法律合規(guī)部門(mén)審核、主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員持審批通過(guò)的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門(mén)辦理查閱登記手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.查閱過(guò)程中，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.投資銀行內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》并注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要檔案或機(jī)密檔案借閱的，需經(jīng)投資銀行高級(jí)管理層審批。3.外部單位或個(gè)人原則上不得借閱投資銀行檔案，特殊情況確需借閱的，應(yīng)按照嚴(yán)格的審批程序進(jìn)行，經(jīng)投資銀行法律合規(guī)部門(mén)審核、高級(jí)管理層審批后，由檔案管理部門(mén)與借閱方簽訂借閱協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)，并收取一定的借閱保證金。（四）借閱程序1.借閱人員持審批通過(guò)的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門(mén)辦理借閱登記手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。2.檔案管理人員對(duì)借閱檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。借閱人員應(yīng)在借閱清單上簽字確認(rèn)。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)催還，并按照規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)處理。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和歸還情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)代表、法律合規(guī)部門(mén)人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍需繼續(xù)保存。2.具有下列情形之一的檔案，可考慮銷(xiāo)毀：保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案。重復(fù)、冗余或已被新的檔案替代且無(wú)參考價(jià)值的檔案。經(jīng)鑒定確認(rèn)已失去真實(shí)性、完整性或可靠性的檔案。法律法規(guī)規(guī)定可以銷(xiāo)毀的其他檔案。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，編制《檔案鑒定清單》，列出擬鑒定檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、保管期限、形成時(shí)間等信息。2.將《檔案鑒定清單》提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定。鑒定工作小組通過(guò)查閱檔案內(nèi)容、評(píng)估檔案價(jià)值等方式，對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐一審查，并提出鑒定意見(jiàn)。3.根據(jù)鑒定工作小組的意見(jiàn)，對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，明確檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。4.《檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、投資銀行主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全、有效的方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于紙質(zhì)檔案，