PAGE檔案室查閱規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案室的管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織內部各部門及員工查閱檔案室檔案的活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關行業(yè)標準的要求。2.安全保密原則：確保檔案在查閱過程中的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.服務利用原則：在保證檔案安全的前提下，為公司/組織的各項工作提供及時、有效的檔案信息服務。二、檔案查閱范圍（一）可供查閱的檔案類別1.公司/組織各類行政管理檔案，包括但不限于會議紀要、工作計劃、工作總結、規(guī)章制度等。2.業(yè)務經(jīng)營檔案，如合同協(xié)議、市場調研報告、銷售數(shù)據(jù)等。3.財務檔案，涵蓋會計憑證、賬簿、財務報表等。4.人事檔案，包含員工入職資料、考核記錄、薪酬福利等相關文件。5.其他具有保存價值的檔案資料。（二）限制查閱的檔案情況1.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私的檔案，未經(jīng)相關部門或人員批準，不得查閱。2.正在進行保密審查或涉及法律糾紛的檔案，在審查或糾紛處理期間，根據(jù)相關規(guī)定限制查閱。三、查閱申請與審批（一）申請流程1.查閱人需填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱檔案的名稱、類別、查閱目的、查閱時間等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審核簽字，確保查閱目的合理、合規(guī)。（二）審批權限1.查閱一般性檔案，由所在部門負責人審批。2.查閱涉及重要業(yè)務、機密信息或跨部門的檔案，需經(jīng)檔案管理部門負責人及公司/組織分管領導審批。3.查閱人事檔案，按照人事檔案管理規(guī)定，由相應的人事管理部門負責人審批。（三）審批時間審批部門應在收到申請表后的[X]個工作日內完成審批，并將審批結果反饋給查閱人。如遇特殊情況需要延長審批時間，應及時向查閱人說明原因。四、查閱方式與場所（一）查閱方式1.現(xiàn)場查閱：查閱人可在檔案室指定的區(qū)域進行現(xiàn)場查閱檔案原件或復印件。2.電子查閱：對于已數(shù)字化的檔案，經(jīng)審批同意后，查閱人可通過公司/組織內部的檔案管理系統(tǒng)進行電子查閱。（二）查閱場所1.檔案室應設置專門的查閱區(qū)域，配備必要的桌椅、照明設備等，為查閱人提供舒適、安全的查閱環(huán)境。2.查閱區(qū)域應與檔案存儲區(qū)域相對隔離，防止無關人員進入檔案存儲區(qū)。五、查閱要求（一）查閱人行為規(guī)范1.查閱人應嚴格遵守檔案室管理制度，服從檔案管理人員的安排和指導。2.查閱時應保持安靜，不得在查閱區(qū)域內吸煙、飲食、大聲喧嘩等。3.不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域，如需復印或摘錄檔案內容，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）檔案使用規(guī)范1.查閱人只能查閱經(jīng)審批同意的檔案內容，不得擅自翻閱、抽取、涂改、標記或損毀檔案。2.如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定的復印機上進行操作，確保復印件清晰、完整。3.摘錄檔案內容時，應使用統(tǒng)一的摘錄紙張，注明摘錄日期、檔案名稱、頁碼等信息，并經(jīng)檔案管理人員核對簽字確認。（三）歸還要求1.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真核對，確保檔案的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究查閱人的責任。六、檔案管理人員職責（一）接待與引導1.熱情接待查閱人，解答查閱人關于檔案查閱的相關問題。2.根據(jù)查閱人的申請，引導查閱人到指定的查閱區(qū)域進行查閱。（二）檔案提供與管理1.按照審批結果，及時為查閱人提供所需的檔案，并做好檔案的交接記錄。2.在查閱過程中，密切關注查閱人的行為，確保檔案的安全和完整。3.對歸還的檔案進行整理、核對和上架，保持檔案的有序存放。（三）監(jiān)督與檢查1.定期對檔案室的查閱情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.監(jiān)督查閱人遵守檔案查閱規(guī)章制度，對違規(guī)行為及時制止并報告。七、安全與保密措施（一）安全保障1.檔案室應配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設備，確保檔案的安全存儲。2.定期對檔案室的安全設施進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）保密管理1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。2.查閱涉及機密信息的檔案時，應在專門的保密區(qū)域進行，并采取必要的保密措施，如限制查閱人數(shù)、使用保密設備等。3.查閱人應對查閱過程中接觸到的檔案信息予以保密，不得向無關人員透露。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查閱檔案。2.查閱檔案時違反查閱要求，如擅自涂改、損毀檔案等。3.將檔案帶出查閱區(qū)域未辦理相關手續(xù)。4.泄露檔案機密信息。5.其他違反檔案查閱規(guī)章制度及法律法規(guī)的行為。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的查閱人，給予口頭警告，并要求其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的查閱人，視情節(jié)輕重給予通報批評、限制查閱權限、直至解除勞動合同等處理措施。3.對于因違規(guī)行為給公司/組織造成損失的，查閱人應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，依法追究刑事責任。九、附則（一）解釋權本規(guī)章制度由本公司