PAGE公司檔案管理制度通知一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）定義1.檔案：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案管理：指對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作的全過(guò)程管理。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項(xiàng)活動(dòng)的過(guò)程和結(jié)果，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。3.負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。5.負(fù)責(zé)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)檔案管理的具體工作，并接受公司綜合管理部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)形成的檔案移交公司綜合管理部門(mén)統(tǒng)一保管。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來(lái)信函等。3.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。4.公司的財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案、稅務(wù)檔案等。5.公司的技術(shù)檔案、研發(fā)檔案、生產(chǎn)檔案等。6.其他具有保存價(jià)值的檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)收集本部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)形成的檔案，并定期移交公司綜合管理部門(mén)。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要檔案。3.對(duì)收集到的檔案，應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保檔案的整潔、規(guī)范。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管和檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，一般分為文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等類(lèi)別。2.編號(hào)：對(duì)分類(lèi)后的檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和檢索。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息，以便于查找和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)注意保持文件材料的原貌，不得隨意裁剪或折疊。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放各類(lèi)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和利用。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒（夾）等形式進(jìn)行保管，檔案盒（夾）應(yīng)標(biāo)明檔案的類(lèi)別、編號(hào)、名稱(chēng)等信息。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如硬盤(pán)、光盤(pán)等。電子檔案應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，便于檢索和利用。4.對(duì)重要檔案應(yīng)實(shí)行專(zhuān)柜保管，嚴(yán)格限制查閱權(quán)限。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全保管。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（三）檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.鑒定原則：根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定組織：成立檔案鑒定小組，由公司綜合管理部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。3.保管期限劃分：檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指反映公司一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案；短期保管的檔案是指反映公司局部活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的檔案。4.銷(xiāo)毀程序：對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確定銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息。經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員共同進(jìn)行銷(xiāo)毀，并在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷(xiāo)毀。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個(gè)人需要查閱本人的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等個(gè)人檔案。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用要求1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案查閱申請(qǐng)表的內(nèi)容提供檔案，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱權(quán)限，查閱人員應(yīng)簽署保密協(xié)議，不得泄露檔案信息。（三）檔案的借閱1.借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案借閱申請(qǐng)表的內(nèi)容提供檔案，并對(duì)借閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。借閱人員應(yīng)在檔案借閱登記表上簽字確認(rèn)。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期歸還，應(yīng)辦理延期手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理人員，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)分析。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：建立涵蓋檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等全過(guò)程的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化。2.檔案數(shù)字化加工：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.檔案信息安全管理：建立檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。2.應(yīng)定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。3.應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全管理，嚴(yán)格控制用戶的訪問(wèn)權(quán)限，防止檔案信息泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作情況。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：公司綜合管理部門(mén)定期對(duì)公司各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行檢