PAGE仲裁院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強仲裁院檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在仲裁工作中的作用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結合仲裁院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于仲裁院各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。仲裁院檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則。檔案內容必須真實反映仲裁工作的實際情況，確保檔案信息的準確性和可靠性。3.安全保密原則。加強檔案的安全保護措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密，維護檔案的安全性和保密性。4.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便工作人員查閱和使用檔案。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置仲裁院設立獨立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善仲裁院檔案管理制度。2.負責收集、整理、歸檔、保管仲裁院各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄和索引，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。5.開展檔案信息化建設，推進檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡化。6.對各部門檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。7.參與仲裁院重大活動和重要文件的形成過程，確保檔案的齊全和完整。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.仲裁案件檔案。包括案件受理、審理、裁決等過程中形成的各類文件材料，如申請書、答辯書、證據(jù)材料、庭審筆錄、裁決書等。2.行政管理檔案。包括仲裁院行政事務管理過程中形成的文件材料，如工作計劃、總結、會議紀要、人事檔案、財務檔案等。3.業(yè)務培訓檔案。包括仲裁院組織的各類業(yè)務培訓活動中形成的文件材料，如培訓方案、教材、學員名單、考核成績等。4.對外交流檔案。包括仲裁院與國內外相關機構、組織進行交流合作過程中形成的文件材料，如合作協(xié)議、交流活動記錄、邀請函等。5.其他檔案。包括仲裁院在工作中形成的不屬于上述分類的其他文件材料。（二）檔案編號1.仲裁案件檔案編號。按照案件受理時間順序，采用年份+流水號的方式進行編號，如“2023001”表示2023年受理的第1個仲裁案件。2.行政管理檔案編號。根據(jù)檔案類別，采用不同的編號方式。例如，人事檔案編號采用“人事年份流水號”的方式，財務檔案編號采用“財務年份流水號”的方式等。3.業(yè)務培訓檔案編號。按照培訓活動時間順序，采用“培訓年份流水號”的方式進行編號，如“培訓2023001”表示2023年組織的第1次業(yè)務培訓。4.對外交流檔案編號。根據(jù)交流活動的性質和時間順序，采用相應的編號方式，如“交流年份流水號”。5.其他檔案編號。根據(jù)檔案的具體內容和性質，制定相應的編號規(guī)則。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.在工作過程中形成的各類文件材料，承辦人員應及時整理并移交本部門檔案管理人員。3.檔案管理人員應定期對各部門移交的檔案材料進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關部門補充或更正。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標準，對收集到的檔案材料進行分類整理。2.對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，確保檔案材料的有序存放。3.對檔案材料進行裝訂、編頁，去除金屬物，確保檔案的整齊和美觀。4.對破損或褪色的檔案材料進行修復或復制，保證檔案的完整性和可讀性。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完成后，檔案管理人員應及時將檔案移交至檔案庫房進行歸檔。2.按照檔案編號順序，將檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、年度等信息。3.在檔案庫房內，按照檔案類別和編號順序，對檔案進行上架存放，確保檔案的有序排列。（二）檔案保管1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設施，確保檔案的安全保管。2.定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。3.建立檔案保管期限表，根據(jù)檔案的重要性和時效性，確定檔案的保管期限。4.對保管期限已滿的檔案，按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.仲裁院工作人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱仲裁院檔案的，應提前向仲裁院提出書面申請，經(jīng)仲裁院領導批準后，方可查閱。查閱過程中，應在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自摘抄、復制或帶走檔案。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、編號、查閱目的等信息。2.所在部門負責人對申請表進行審核，簽署意見并加蓋部門公章。3.將申請表提交至檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應的檔案。4.查閱人員在檔案查閱室進行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需摘抄、復制檔案，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人員應將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用方式1.仲裁院工作人員可根據(jù)工作需要，對檔案進行復印、拍照、摘錄等利用方式，但不得損害檔案的完整性和保密性。2.外部單位或個人如需利用仲裁院檔案，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行利用。利用過程中形成的復制件、摘錄件等，應注明出處，并加蓋檔案管理部門公章。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限表，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、保守機密的原則，確保鑒定結果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.查閱檔案內容，了解檔案的形成背景、重要程度、利用價值等情況。2.參考檔案保管期限表，結合仲裁院的實際情況，確定檔案的保管期限是否已滿。3.征求相關部門和人員的意見，綜合評估檔案的存毀價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的類別、編號、年度、保管期限等信息。2.將《檔案銷毀清單》提交至仲裁院領導審批，經(jīng)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用安全、保密的方式進行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，在《檔案銷毀清單》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。同時，將《檔案銷毀清單》存檔備查。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立仲裁院檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，方便工作人員查閱和使用檔案，為仲裁工作提供更加高效的服務。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化。對仲裁院現(xiàn)存的各類檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設。開發(fā)或選用適合仲裁院檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.網(wǎng)絡安全保障。建立健全檔案管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全防護體系，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.嚴格按照檔案管理信息系統(tǒng)的操作規(guī)程進行檔案的錄入、存儲、檢索等工作，保證檔案信息的準確