PAGE文書檔案管理制度穿搭一、總則（一）目的為加強公司文書檔案管理，確保文書檔案的完整、準確、系統(tǒng)，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工，涵蓋公司在日常運營、業(yè)務(wù)開展、行政管理等活動中形成的各類文書檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司文書檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責(zé)歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則歸檔的文書檔案應(yīng)真實反映公司各項活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集公司各類文書材料，保證檔案內(nèi)容的完整，不遺漏重要信息。4.規(guī)范性原則文書檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)應(yīng)遵循國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保管理工作規(guī)范有序。二、文書檔案的分類與編號（一）分類1.行政類公司文件：包括公司章程、董事會決議、股東會決議、總經(jīng)理辦公會紀要等。行政公文：如請示、報告、通知、通報、批復(fù)、函等。人事檔案：員工入職、離職、調(diào)動、晉升、考核等相關(guān)材料。行政事務(wù)：公司證照、印章管理、辦公用品采購、會議組織、接待安排等相關(guān)文件。2.業(yè)務(wù)類市場營銷：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料、銷售合同等。財務(wù)管理：財務(wù)報表、預(yù)算報告、審計報告、資金往來憑證等。項目管理：項目立項文件、可行性研究報告、項目進度報告、項目驗收文件等。技術(shù)研發(fā)：研發(fā)項目計劃、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、專利申請文件等。3.合同類采購合同：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等合同。銷售合同：產(chǎn)品銷售、勞務(wù)銷售等合同。租賃合同：辦公場地租賃、設(shè)備租賃等合同。其他合同：合作協(xié)議、借款合同、擔(dān)保合同等。4.其他類榮譽證書：公司獲得的各類榮譽稱號、獎項等相關(guān)證書。聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料。電子檔案：以電子形式保存的各類文書檔案。（二）編號1.文書檔案編號采用“年度+類別+流水號”的方式。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別：根據(jù)上述分類，用兩位字母表示，如“XZ”表示行政類，“YW”表示業(yè)務(wù)類，“HT”表示合同類，“QT”表示其他類。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。5.示例：2023XZ0001，表示2023年形成的行政類第1份檔案。三、文書檔案的形成與收集（一）形成要求1.公司各部門及員工應(yīng)按照職責(zé)分工，及時、準確地形成各類文書材料。2.文書材料應(yīng)使用A４紙打印或書寫，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。3.電子文件應(yīng)采用通用格式保存，確保能夠長期有效讀取，并按照規(guī)定進行備份。（二）收集范圍1.公司內(nèi)部產(chǎn)生的各類文件、報告、報表、記錄、合同、協(xié)議等。2.上級主管部門下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、通知、指示等。3.公司對外報送的文件、報告、函件等。4.公司在業(yè)務(wù)活動中形成的各類原始憑證、票據(jù)、發(fā)票等。5.公司組織的各類會議、培訓(xùn)、活動等形成的文件、資料、照片、錄像等。（三）收集時間1.日常工作中形成的文書材料，應(yīng)在完成相關(guān)工作后的[X]個工作日內(nèi)收集整理并移交綜合管理部門。2.項目結(jié)束后，項目負責(zé)人應(yīng)在項目驗收后的[X]個工作日內(nèi)將項目相關(guān)文書材料收集整理并移交綜合管理部門。3.年度終了，各部門應(yīng)在次年[X]月[X]日前將上一年度形成的文書材料收集整理并移交綜合管理部門。四、文書檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文書材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計。（二）整理方法1.分類整理：按照上述分類方法，將收集到的文書材料進行分類。2.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件進行修補和裱糊，去除金屬物，采用左側(cè)裝訂的方式，確保整齊牢固。3.編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目。4.裝盒：將整理好的文書檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等信息。（三）歸檔程序1.各部門將整理好的文書檔案移交綜合管理部門時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.綜合管理部門對移交的文書檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.審核通過后，綜合管理部門將文書檔案按照編號順序排列上架，并建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。五、文書檔案的保管（一）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，如公司章程、董事會決議、重大合同等。長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，保管期限為[X]年。2.具體保管期限的劃分按照國家相關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定。（二）保管條件1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）保管要求1.建立檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整和安全。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，對電子檔案應(yīng)定期進行維護和更新，確保其可讀性和可用性。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。六、文書檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.公司員工因個人需要查閱與本人相關(guān)檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.外單位因工作需要查閱公司檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人和綜合管理部門負責(zé)人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，須填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)部門負責(zé)人和綜合管理部門負責(zé)人批準后，方可復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案復(fù)制章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進行詳細記錄，包括查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、借閱期限、復(fù)制份數(shù)等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已到保管期限的文書檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和準確性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立由綜合管理部門負責(zé)人、檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人等組成的檔案鑒定小組，負責(zé)對文書檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐一審查。2.對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表。（四）銷毀程序1.檔案銷毀申請表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔