PAGE經(jīng)審工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強經(jīng)審工作檔案管理，確保經(jīng)審工作檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)審工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各級經(jīng)審部門在開展審計監(jiān)督等相關(guān)工作過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。經(jīng)審工作檔案由各級經(jīng)審部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則。檔案內(nèi)容必須真實反映經(jīng)審工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則。嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息安全，防止檔案資料泄露。4.方便利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和使用。二、檔案管理職責（一）經(jīng)審部門職責1.負責制定和完善經(jīng)審工作檔案管理制度，并組織實施。2.負責收集、整理、歸檔經(jīng)審工作中形成的各類檔案資料。3.負責對經(jīng)審工作檔案進行分類、編號、編目等基礎(chǔ)管理工作。4.負責建立經(jīng)審工作檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.負責對經(jīng)審工作檔案的保管、鑒定、銷毀等工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常收集、整理、裝訂、保管等具體工作。2.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全和保密。3.按照規(guī)定的程序和要求，及時為檔案利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。4.協(xié)助經(jīng)審部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.審計通知書、審計工作方案、審計報告、審計決定書、審計移送處理書等審計文書。2.審計證據(jù)材料，包括審計工作底稿、審計取證單、相關(guān)證明材料等。3.被審計單位的財務(wù)報表、會計憑證、賬簿、合同協(xié)議等資料。4.審計過程中的會議記錄、談話記錄、函件等。5.與經(jīng)審工作相關(guān)的其他文件、資料。（二）收集要求1.經(jīng)審人員應(yīng)及時收集在工作中形成的各類檔案資料，確保資料的完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法與要求1.分類。根據(jù)經(jīng)審工作檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為審計項目檔案、審計綜合檔案等類別。審計項目檔案按照審計項目進行分類，一個審計項目的檔案作為一個整體進行整理；審計綜合檔案按照文件內(nèi)容和時間順序進行分類。2.編號。對每一份檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。審計項目檔案編號可采用“年份+項目序號”的方式，如“202301”表示2023年的第一個審計項目；審計綜合檔案編號可采用“年份+流水號”的方式，如“2023001”。3.編目。編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨保存。4.裝訂。將整理好的檔案資料按照順序進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱和保管。對于紙張較大的文件，應(yīng)進行折疊處理，使其大小與檔案封面一致。四、檔案的分類與編號（一）分類標準1.審計項目檔案。按照審計項目的性質(zhì)、內(nèi)容和范圍進行分類，如財務(wù)收支審計檔案、經(jīng)濟責任審計檔案、專項審計調(diào)查檔案等。2.審計綜合檔案。按照文件的內(nèi)容和時間順序進行分類，如工作計劃、工作總結(jié)檔案，規(guī)章制度檔案，培訓(xùn)資料檔案等。（二）編號規(guī)則1.審計項目檔案編號。采用“年份+項目序號”的方式，年份用四位數(shù)字表示，項目序號用兩位數(shù)字表示，中間用“”連接。例如，2023年的第一個審計項目編號為“202301”。2.審計綜合檔案編號。采用“年份+流水號”的方式，年份用四位數(shù)字表示，流水號用三位數(shù)字表示，中間用“”連接。例如，2023年的第一份審計綜合檔案編號為“2023001”。五、檔案的保管與存儲（一）保管期限確定1.審計項目檔案的保管期限根據(jù)審計項目的重要程度和性質(zhì)確定，分為永久、長期和短期。永久保管的檔案包括：涉及重大違法違紀問題的審計項目檔案；對公司/組織發(fā)展有重大影響的審計項目檔案等。長期保管的檔案包括：一般財務(wù)收支審計、經(jīng)濟責任審計等項目檔案，保管期限為10年。短期保管的檔案包括：一般性專項審計調(diào)查等項目檔案，保管期限為3年。2.審計綜合檔案的保管期限根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度確定，一般分為永久、長期和短期。永久保管的檔案包括：公司/組織重要決策文件、規(guī)章制度等。長期保管的檔案包括：工作計劃、工作總結(jié)等文件，保管期限為10年。短期保管的檔案包括：一般性通知、簡報等文件，保管期限為3年。（二）保管要求1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.根據(jù)檔案的保管期限，定期對檔案進行檢查和清理，對到期檔案進行鑒定和處理。（三）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)載體進行存儲，同時可根據(jù)實際需要進行數(shù)字化掃描備份，建立電子檔案庫。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進行存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)建立嚴格的訪問權(quán)限管理制度，確保檔案信息安全。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限與程序1.公司/組織內(nèi)部人員查閱經(jīng)審工作檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報經(jīng)審部門負責人審批。2.經(jīng)審部門負責人根據(jù)查閱申請進行審批，對于涉及重要機密或敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格控制查閱范圍和審批權(quán)限。3.查閱人員憑審批通過的《檔案查閱申請表》到檔案管理人員處查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并對查閱過程進行監(jiān)督。4.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞檔案資料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。（二）借閱權(quán)限與程序1.公司/組織內(nèi)部人員借閱經(jīng)審工作檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報經(jīng)審部門負責人審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日。2.經(jīng)審部門負責人根據(jù)借閱申請進行審批，對于涉及重要機密或敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格控制借閱范圍和審批權(quán)限。3.借閱人員憑審批通過的《檔案借閱申請表》到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)將檔案資料交予借閱人員，并對借閱過程進行登記。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案資料。如因特殊原因需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）外部單位查閱與借閱1.外部單位查閱或借閱經(jīng)審工作檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容等，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，報經(jīng)審部門負責人審核。2.經(jīng)審部門負責人根據(jù)審核情況，確定查閱或借閱的范圍和方式，并安排檔案管理人員協(xié)助查閱或借閱工作。3.外部單位查閱或借閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守公司/組織的檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)公司/組織同意，并按照規(guī)定進行登記和收費。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由經(jīng)審部門負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、審計業(yè)務(wù)骨干等。2.檔案鑒定小組定期對到期檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實際價值，提出鑒定意見。3.鑒定意見應(yīng)明確檔案的存毀情況，對于需要銷毀的檔案，應(yīng)列出檔案清單。（二）銷毀程序1.經(jīng)審部門負責人根據(jù)檔案鑒定小組的鑒定意見，對需要銷毀的檔案進行審批。2.檔案管理人員按照審批意見，對擬銷毀的檔案進行登記造冊，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀后的檔案清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的經(jīng)審工作檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱、借閱和共享，為經(jīng)審工作提供有力的信息支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備和軟件系統(tǒng)，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案庫，實現(xiàn)檔案的電子化存儲。數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。3.建立檔案信