PAGE檔案室?guī)旆垦膊橹贫纫?、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案室?guī)旆抗芾?，確保檔案的安全與完整，特制定本巡查制度。本制度旨在規(guī)范巡查工作流程，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理庫(kù)房存在的問(wèn)題，保障檔案信息資源的有效保存和利用。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)檔案室?guī)旆康难膊楣芾砉ぷ?，涵蓋各類紙質(zhì)檔案、電子檔案以及相關(guān)存儲(chǔ)設(shè)備等。（三）基本原則1.定期巡查原則按照規(guī)定的時(shí)間間隔對(duì)檔案室?guī)旆窟M(jìn)行巡查，確保巡查工作的常態(tài)化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題。2.全面細(xì)致原則巡查內(nèi)容應(yīng)涵蓋庫(kù)房環(huán)境、檔案存儲(chǔ)狀況、設(shè)備運(yùn)行情況等各個(gè)方面，做到無(wú)死角、無(wú)遺漏。3.責(zé)任明確原則明確各巡查人員的職責(zé)，確保巡查工作落實(shí)到人，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題能夠及時(shí)追溯責(zé)任。4.及時(shí)整改原則對(duì)巡查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取有效措施進(jìn)行整改，確保檔案安全。二、巡查人員及職責(zé)（一）巡查人員組成1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人：作為巡查工作的總負(fù)責(zé)人，全面監(jiān)督巡查工作的開(kāi)展情況。2.庫(kù)房管理人員：負(fù)責(zé)日常的庫(kù)房巡查工作，熟悉庫(kù)房?jī)?nèi)檔案的存儲(chǔ)位置和狀態(tài)。3.安全保衛(wèi)人員：協(xié)助進(jìn)行庫(kù)房巡查，重點(diǎn)關(guān)注安全防范方面的問(wèn)題。（二）職責(zé)分工1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)制定和修訂檔案室?guī)旆垦膊橹贫?，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。定期組織巡查工作會(huì)議，總結(jié)巡查情況，分析存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施。協(xié)調(diào)解決巡查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題，確保檔案安全。2.庫(kù)房管理人員職責(zé)按照規(guī)定的巡查時(shí)間和路線，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行詳細(xì)巡查，記錄巡查情況。檢查檔案的存儲(chǔ)環(huán)境，包括溫度、濕度、通風(fēng)等條件是否符合要求。查看檔案的擺放是否整齊、有序，有無(wú)破損、霉變等現(xiàn)象。檢查庫(kù)房?jī)?nèi)的消防、防盜、防蟲(chóng)、防潮等設(shè)備是否正常運(yùn)行。及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告巡查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，配合相關(guān)人員進(jìn)行整改。3.安全保衛(wèi)人員職責(zé)協(xié)助庫(kù)房管理人員進(jìn)行巡查，重點(diǎn)檢查庫(kù)房的安全防范設(shè)施，如門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警系統(tǒng)等是否完好。負(fù)責(zé)巡查庫(kù)房周邊的安全情況，確保無(wú)安全隱患。對(duì)巡查中發(fā)現(xiàn)的安全問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告。三、巡查內(nèi)容（一）庫(kù)房環(huán)境1.溫度與濕度每天定時(shí)記錄庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度和濕度數(shù)據(jù)，確保溫度保持在[適宜溫度范圍]，濕度保持在[適宜濕度范圍]。如發(fā)現(xiàn)溫度或濕度超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施，如開(kāi)啟空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備。2.通風(fēng)情況檢查庫(kù)房?jī)?nèi)的通風(fēng)系統(tǒng)是否正常運(yùn)行，通風(fēng)口是否暢通無(wú)阻。確保庫(kù)房?jī)?nèi)空氣流通良好，無(wú)異味、無(wú)有害氣體積聚。3.清潔衛(wèi)生定期清掃庫(kù)房地面、貨架等，保持庫(kù)房整潔干凈。檢查檔案表面是否有灰塵、雜物等，如有需要及時(shí)進(jìn)行清理。（二）檔案存儲(chǔ)狀況1.檔案擺放檢查檔案是否按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序排列，便于查找和管理。確保檔案存放整齊，無(wú)亂堆亂放現(xiàn)象。2.檔案包裝查看檔案的包裝是否完好，有無(wú)破損、變形等情況。對(duì)于破損的檔案包裝，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更換或修復(fù)，防止檔案受損。3.檔案完整性核對(duì)檔案的數(shù)量與目錄是否一致，確保檔案無(wú)缺失。檢查檔案的內(nèi)容是否完整，有無(wú)缺頁(yè)、漏頁(yè)等問(wèn)題。（三）設(shè)備運(yùn)行情況1.消防設(shè)備檢查滅火器的壓力是否正常，有效期是否屆滿。查看消防栓、消防水帶等設(shè)施是否完好，有無(wú)漏水、損壞等情況。確保消防通道暢通無(wú)阻，消防標(biāo)識(shí)清晰可見(jiàn)。2.防盜設(shè)備檢查庫(kù)房門(mén)窗是否關(guān)閉嚴(yán)密，門(mén)鎖是否正常工作。查看監(jiān)控設(shè)備是否正常運(yùn)行，錄像存儲(chǔ)是否完整，圖像是否清晰。檢查報(bào)警系統(tǒng)是否靈敏有效，如有異常及時(shí)維修。3.防蟲(chóng)、防潮設(shè)備檢查防蟲(chóng)藥品的投放情況，確保防蟲(chóng)效果。查看除濕機(jī)、干燥劑等防潮設(shè)備是否正常運(yùn)行，庫(kù)房?jī)?nèi)濕度是否符合要求。4.溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備檢查空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備等溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備的運(yùn)行狀況，是否能夠正常調(diào)節(jié)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度。定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備性能良好。（四）電子檔案存儲(chǔ)與管理1.存儲(chǔ)介質(zhì)檢查電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的狀態(tài)，如硬盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等是否有損壞、老化跡象。定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.存儲(chǔ)環(huán)境查看電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的放置環(huán)境，溫度、濕度是否適宜，有無(wú)防塵、防靜電措施。確保存儲(chǔ)設(shè)備運(yùn)行穩(wěn)定，無(wú)過(guò)熱、死機(jī)等現(xiàn)象。3.數(shù)據(jù)安全檢查電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置是否合理，防止數(shù)據(jù)泄露。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。四、巡查頻率（一）日常巡查庫(kù)房管理人員每天至少進(jìn)行一次全面巡查，詳細(xì)記錄巡查情況。（二）定期巡查1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人每周組織一次定期巡查，對(duì)巡查情況進(jìn)行總結(jié)分析。2.公司/組織每季度進(jìn)行一次綜合性的庫(kù)房巡查，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人牽頭，各相關(guān)人員參加，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行全面檢查。（三）特殊情況巡查1.在惡劣天氣（如暴雨、洪水、臺(tái)風(fēng)等）前后，應(yīng)及時(shí)對(duì)庫(kù)房進(jìn)行巡查，重點(diǎn)檢查庫(kù)房的防水、防潮、防風(fēng)等情況。2.當(dāng)庫(kù)房設(shè)備發(fā)生故障或進(jìn)行維修后，應(yīng)立即進(jìn)行巡查，確保設(shè)備正常運(yùn)行后檔案安全無(wú)虞。五、巡查記錄與報(bào)告（一）巡查記錄1.庫(kù)房管理人員應(yīng)使用專門(mén)的巡查記錄表，詳細(xì)記錄每次巡查的時(shí)間、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況等。2.巡查記錄應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確，不得隨意涂改。如有涂改，應(yīng)在涂改處簽字確認(rèn)。（二）巡查報(bào)告1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)巡查記錄，定期撰寫(xiě)巡查報(bào)告。巡查報(bào)告應(yīng)包括巡查基本情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、整改措施及結(jié)果等內(nèi)容。2.巡查報(bào)告應(yīng)在每次定期巡查后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)提交給公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)了解庫(kù)房狀況，做出決策。3.對(duì)于巡查中發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題，應(yīng)立即撰寫(xiě)專項(xiàng)巡查報(bào)告，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出緊急處理建議。六、問(wèn)題處理與整改（一）問(wèn)題分類1.一般問(wèn)題如檔案擺放不整齊、庫(kù)房衛(wèi)生較差等，可當(dāng)場(chǎng)進(jìn)行整改或在短期內(nèi)完成整改的問(wèn)題。2.重要問(wèn)題如溫度濕度超標(biāo)、設(shè)備故障等，可能影響檔案安全，需要采取一定措施進(jìn)行處理的問(wèn)題。3.重大問(wèn)題如火災(zāi)隱患、檔案被盜等，嚴(yán)重威脅檔案安全，必須立即采取緊急措施處理的問(wèn)題。（二）處理流程1.對(duì)于巡查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，巡查人員應(yīng)及時(shí)記錄并報(bào)告給庫(kù)房管理人員。2.庫(kù)房管理人員根據(jù)問(wèn)題的性質(zhì)和嚴(yán)重程度，判斷屬于一般問(wèn)題、重要問(wèn)題還是重大問(wèn)題，并采取相應(yīng)的處理措施。對(duì)于一般問(wèn)題，庫(kù)房管理人員應(yīng)立即進(jìn)行整改，如整理檔案、清掃庫(kù)房等。對(duì)于重要問(wèn)題，庫(kù)房管理人員應(yīng)填寫(xiě)問(wèn)題處理單，詳細(xì)說(shuō)明問(wèn)題情況，提交給檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員進(jìn)行分析研究，制定整改方案，并安排專人負(fù)責(zé)整改。整改完成后，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人組織驗(yàn)收。對(duì)于重大問(wèn)題，庫(kù)房管理人員應(yīng)立即報(bào)告檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取緊急措施確保檔案安全。同時(shí)，組織相關(guān)人員對(duì)問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查分析，查明原因，提出處理意見(jiàn)和整改措施。整改完成后，由公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組織驗(yàn)收。（三）整改跟蹤1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)問(wèn)題整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改措施得到有效落實(shí)。2.對(duì)于未按時(shí)完成整改的問(wèn)題，應(yīng)查明原因，督促責(zé)任人員加快整改進(jìn)度。3.整改完成后，應(yīng)將整改結(jié)果記錄在巡查報(bào)告和問(wèn)題處理單中，并存檔備查。七、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.定期組織巡查人員參加檔案管理、安全防范、設(shè)備操作等方面的培訓(xùn)，提高巡查人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、巡查制度、操作技能等，確保巡查人員熟悉工作要求和流程。3.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)操等多種形式，以提高培訓(xùn)效果。（二）考核1.建立巡查人員考核機(jī)制，對(duì)巡查人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核。2.考核內(nèi)容包括巡查工作的執(zhí)行情況、問(wèn)題發(fā)現(xiàn)與處理能力、整改跟蹤效果等方面。3.考核結(jié)果與巡