PAGE檔案局責追究任制度一、總則（一）目的為加強檔案局管理，規(guī)范工作行為，提高工作效率，確保檔案工作的準確性、完整性和安全性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本責任追究制度。本制度旨在明確檔案局工作人員在檔案管理工作中的職責，對違反規(guī)定、造成不良后果的行為進行責任追究，以保障檔案事業(yè)的健康發(fā)展，維護檔案的權(quán)威性和嚴肅性。（二）適用范圍本制度適用于檔案局全體工作人員，包括檔案管理人員、檔案整理人員、檔案利用服務(wù)人員等。涉及檔案局對外提供檔案服務(wù)的合作單位及個人，在參與檔案局相關(guān)工作過程中，如有違反本制度規(guī)定的行為，也適用本制度進行責任追究。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格依據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、政策以及檔案局內(nèi)部制定的各項規(guī)章制度進行責任認定和追究，確保責任追究工作有法可依、有章可循。2.實事求是原則以事實為依據(jù)，全面、客觀、公正地調(diào)查和認定責任事件，準確區(qū)分不同人員的責任程度，避免主觀臆斷和片面性。3.責罰相當原則根據(jù)責任行為的性質(zhì)、情節(jié)、后果以及責任人員的崗位職責，給予相應(yīng)的、恰當?shù)呢熑巫肪?，做到責罰相適應(yīng)，起到教育和警示作用。4.預(yù)防為主原則通過建立健全責任追究制度，加強對檔案工作全過程的監(jiān)督管理，注重預(yù)防和減少責任事故的發(fā)生，將事后追究與事前防范相結(jié)合。二、責任追究的情形與界定（一）檔案收集方面1.應(yīng)收集未收集工作人員在履行檔案收集職責時，對本單位或相關(guān)部門形成的具有保存價值的文件、資料、數(shù)據(jù)等檔案材料，未按照規(guī)定的范圍、時間和程序進行收集，導(dǎo)致重要檔案缺失。例如，在年度檔案收集工作中，遺漏了某部門重要業(yè)務(wù)會議的文件材料，或未及時收集下屬單位上報的關(guān)鍵數(shù)據(jù)檔案，影響了檔案的完整性。2.收集不完整雖然進行了檔案收集，但收集的檔案材料不齊全、不完整，未能全面反映工作活動的全貌。如在收集項目檔案時，缺少項目前期調(diào)研、可行性研究報告等部分重要環(huán)節(jié)的文件，或者只收集了紙質(zhì)檔案，未同時收集電子檔案及相關(guān)輔助材料，造成檔案信息的片面性。3.收集過程違規(guī)在檔案收集過程中，違反檔案收集的正常程序和要求，如未辦理必要的交接手續(xù)、擅自擴大或縮小收集范圍、故意拖延收集時間等。例如，接收檔案時未與移交部門進行詳細核對，導(dǎo)致檔案數(shù)量不符或質(zhì)量存在問題；為完成收集任務(wù)，對不符合歸檔要求的材料未進行甄別就予以接收，影響檔案質(zhì)量。（二）檔案整理方面1.分類錯誤對收集到的檔案材料進行分類時，未按照科學(xué)合理的分類標準進行操作，導(dǎo)致檔案類別混亂，查找利用困難。如將不同年度、不同性質(zhì)的檔案混淆歸類，使得同一主題的檔案分散在多個類別中，降低了檔案管理的效率和準確性。2.編號混亂檔案編號是檔案管理的重要標識，若編號不規(guī)范、不連續(xù)或重復(fù)，會給檔案的查找、借閱和統(tǒng)計工作帶來極大不便。例如，在檔案編號過程中，未按照預(yù)定的編號規(guī)則進行編排，隨意更改編號順序，或者對新增檔案未及時編號，造成編號體系的混亂。3.裝訂不規(guī)范檔案裝訂不符合要求，如裝訂順序錯誤、裝訂材料選擇不當、裝訂過緊或過松等，影響檔案的保存和查閱。例如，將文件的附件裝訂在正文之前，或者使用易生銹的裝訂材料，導(dǎo)致檔案在長期保存過程中出現(xiàn)損壞，難以正常翻閱。4.整理不及時未能及時對收集到的檔案進行整理，導(dǎo)致檔案積壓，影響后續(xù)工作的開展。如超過規(guī)定時間未完成檔案的分類、編號、裝訂等整理工作，使檔案處于無序狀態(tài)，降低了檔案的利用價值。（三）檔案保管方面1.保管條件不符合要求未按照檔案保管的標準和要求，提供適宜的保管環(huán)境，如檔案庫房溫濕度控制不當、通風條件差、防火防盜設(shè)施不完善等，導(dǎo)致檔案受損。例如，庫房溫度過高，致使紙質(zhì)檔案紙張變脆、字跡褪色；庫房濕度超標，引起檔案發(fā)霉、蟲蛀等問題。2.檔案存儲設(shè)備故障因檔案存儲設(shè)備維護不當或老化等原因，導(dǎo)致存儲設(shè)備出現(xiàn)故障，影響檔案數(shù)據(jù)的安全和正常讀取。如硬盤損壞、磁帶老化、光盤讀取錯誤等，造成檔案信息丟失或無法訪問。3.檔案安全事故由于工作人員的疏忽或違規(guī)操作，引發(fā)檔案安全事故，如火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等，給檔案帶來嚴重損失。例如，未定期檢查消防設(shè)施，導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生時無法及時滅火；未妥善保管庫房鑰匙，致使檔案庫房被盜，大量重要檔案丟失。4.檔案清查盤點不及時未按照規(guī)定的時間和要求對檔案進行清查盤點，不能及時發(fā)現(xiàn)檔案保管過程中存在的問題，如檔案數(shù)量不符、檔案損壞情況不明等。例如，超過一年未進行全面的檔案清查盤點，使得一些檔案丟失或損壞的情況未能及時發(fā)現(xiàn)和處理。（四）檔案利用方面1.違規(guī)提供利用違反檔案利用的審批程序和規(guī)定，擅自將檔案提供給未經(jīng)授權(quán)的單位或個人，或者未按照規(guī)定的利用范圍提供檔案，導(dǎo)致檔案信息泄露或濫用。例如，未經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準，將涉及商業(yè)機密的檔案提供給競爭對手；為不符合查閱條件的人員提供檔案查閱服務(wù)，造成檔案信息的不當擴散。2.利用登記不規(guī)范檔案利用登記是記錄檔案利用情況的重要環(huán)節(jié)，若登記信息不完整、不準確或未及時登記，會影響對檔案利用情況的跟蹤和管理。例如，在檔案借閱登記時，未詳細記錄借閱人姓名、單位、借閱時間、歸還時間、借閱目的等信息，或者對電子檔案的利用未進行相應(yīng)的登記，無法準確掌握檔案的流向和使用情況。3.利用監(jiān)督不力在檔案利用過程中，對利用人員的行為監(jiān)督不到位，未及時發(fā)現(xiàn)和制止利用人員的違規(guī)行為，如在檔案查閱場所吸煙、在檔案上涂改、損壞檔案等。例如，檔案管理人員在提供檔案查閱服務(wù)時，未對查閱人員進行必要的提醒和監(jiān)督，導(dǎo)致檔案被損壞，影響檔案的完整性和可讀性。（五）檔案信息化管理方面1.數(shù)據(jù)錄入錯誤在檔案信息化錄入過程中，工作人員因疏忽或操作不熟練，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)錄入錯誤，如文件標題、日期、作者、內(nèi)容摘要等關(guān)鍵信息錄入錯誤，影響檔案信息的準確性和利用價值。例如，將一份重要文件的日期錄入錯誤，使得在檢索相關(guān)檔案時無法準確獲取該文件。2.系統(tǒng)維護不當對檔案信息化管理系統(tǒng)未進行定期維護和更新，導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)故障、數(shù)據(jù)丟失或安全漏洞等問題。如未及時安裝系統(tǒng)補丁，被黑客攻擊，造成檔案數(shù)據(jù)泄露；未定期備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時無法恢復(fù)數(shù)據(jù)，給檔案管理工作帶來嚴重影響。3.信息安全管理不善在檔案信息化管理過程中，未采取有效的信息安全防護措施，如未設(shè)置合理的用戶權(quán)限、未對網(wǎng)絡(luò)訪問進行監(jiān)控、未對存儲設(shè)備進行加密等，導(dǎo)致檔案信息面臨安全風險。例如，因用戶權(quán)限設(shè)置不合理，使得部分人員能夠隨意修改或刪除檔案數(shù)據(jù)，造成檔案信息的混亂和丟失。（六）工作紀律與職業(yè)道德方面1.違反工作程序不按照檔案局規(guī)定的工作流程和操作規(guī)范開展工作，擅自簡化或顛倒工作環(huán)節(jié)，導(dǎo)致工作失誤或檔案管理混亂。例如，在檔案整理過程中，未按照先分類后編號的順序進行操作，而是隨意進行，使得檔案整理工作無法順利完成，影響檔案管理的整體效率。2.工作態(tài)度不認真對待檔案工作敷衍了事，責任心不強，對工作任務(wù)不負責，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)差錯。如在檔案收集過程中，對文件材料不仔細核對，對明顯存在問題的檔案未及時發(fā)現(xiàn)和糾正；在檔案整理時，粗心大意，出現(xiàn)裝訂錯誤、編號遺漏等問題；在檔案保管過程中，未認真履行巡查職責，對檔案庫房的異常情況未能及時察覺。3.泄露檔案機密工作人員違反保密規(guī)定，將在工作中知悉的檔案機密信息泄露給無關(guān)人員，給單位或個人造成損失。如將涉及國家機密、商業(yè)秘密或個人隱私的檔案內(nèi)容透露給他人，或者在公共場所隨意談?wù)摍n案機密信息，導(dǎo)致檔案信息被非法獲取和利用。濫用職權(quán)利用職務(wù)之便，在檔案管理工作中謀取私利，如違規(guī)為他人提供檔案查閱便利以獲取好處，或者在檔案整理、保管、利用等環(huán)節(jié)故意刁難相關(guān)單位或個人，索取不正當利益。例如，要求查閱檔案的單位或個人支付額外費用，否則不予提供服務(wù)；在檔案整理過程中，對某些單位的檔案故意拖延處理，迫使對方給予財物或其他利益。三、責任追究的方式（一）批評教育對于情節(jié)較輕、初次出現(xiàn)且未造成嚴重后果的責任行為，給予批評教育。由所在部門負責人對責任人員進行談話，指出其錯誤行為，要求其認識錯誤并作出書面檢討，明確改進措施和期限。批評教育旨在通過正面引導(dǎo)，促使責任人員及時糾正錯誤，增強責任意識。（二）責令改正要求責任人員立即停止違規(guī)行為，并按照規(guī)定的要求和標準對已完成的工作進行糾正。如在檔案整理過程中發(fā)現(xiàn)分類錯誤，責令責任人員重新進行分類整理；在檔案利用登記中發(fā)現(xiàn)登記不規(guī)范，責令其補充完整準確的登記信息。責令改正強調(diào)及時糾正錯誤，確保工作符合規(guī)范要求。（三）警告以書面形式對責任人員提出警告，指出其行為違反了檔案局的規(guī)章制度，可能會對檔案管理工作造成不良影響，要求其引以為戒，避免再次出現(xiàn)類似問題。警告具有一定的警示作用，適用于情節(jié)較為輕微但仍需引起重視的責任行為。（四）記過對責任人員的違規(guī)行為進行記錄，在一定期限內(nèi)作為考核、晉升等方面的參考依據(jù)。記過期間，責任人員在績效考核、評優(yōu)評先等方面會受到一定限制，以促使其認真反思錯誤，積極改進工作。記過適用于造成一定后果或影響的責任行為。（五）記大過比記過更為嚴重的一種責任追究方式，表明責任人員的錯誤行為對檔案管理工作造成了較大的負面影響。記大過期間，責任人員的工作待遇、晉升機會等可能會受到更嚴格的限制，同時需要在全局范圍內(nèi)進行通報批評，以起到警示全體工作人員的作用。（六）降職對于因責任行為導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)嚴重失誤或造成重大損失的責任人員，給予降職處理。降職意味著其職務(wù)級別降低，工作崗位和職責相應(yīng)調(diào)整，薪酬待遇也會隨之降低。降職旨在通過調(diào)整崗位，促使責任人員深刻反思錯誤，同時對其他工作人員起到威懾作用。（七）撤職撤銷責任人員的現(xiàn)任職務(wù)，使其失去相應(yīng)的管理權(quán)力和職責。撤職是一種較為嚴厲的責任追究方式，通常適用于嚴重違反檔案局規(guī)章制度、給檔案事業(yè)造成極其惡劣影響的責任行為。撤職后，責任人員需要重新安排工作崗位，按照新的崗位要求履行職責。（八）開除對于嚴重違反法律法規(guī)、職業(yè)道德，且造成不可挽回損失的責任人員，予以開除處理。開除意味著解除與檔案局的勞動關(guān)系，責任人員將不再屬于檔案局工作人員范疇。開除是對責任人員最嚴厲的處罰措施，旨在維護檔案局的正常工作秩序和形象，同時保障檔案管理工作的質(zhì)量和安全。四、責任追究的程序（一）發(fā)現(xiàn)與受理1.內(nèi)部監(jiān)督發(fā)現(xiàn)檔案局內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督檢查崗位或由相關(guān)部門負責定期對檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)責任行為線索后及時記錄并上報。例如，檔案庫房管理人員在巡查過程中發(fā)現(xiàn)檔案存儲設(shè)備出現(xiàn)異常情況，應(yīng)立即向檔案管理部門負責人報告，由負責人對相關(guān)情況進行初步核實和記錄。2.外部反饋發(fā)現(xiàn)接收來自檔案利用單位、相關(guān)部門或社會公眾的反饋信息，如發(fā)現(xiàn)檔案利用過程中存在違規(guī)行為、檔案信息泄露等情況，及時進行調(diào)查和處理。對于外部反饋信息，應(yīng)建立專門的登記和處理機制，確保每一條反饋都能得到及時有效的回應(yīng)。3.受理登記對發(fā)現(xiàn)的責任行為線索進行受理登記，詳細記錄線索來源、發(fā)現(xiàn)時間、涉及人員、主要問題等信息，為后續(xù)的調(diào)查處理工作提供基礎(chǔ)資料。受理登記工作由專人負責，確保信息的準確和完整。（二）調(diào)查與核實1.成立調(diào)查組根據(jù)責任行為的性質(zhì)和嚴重程度，成立相應(yīng)的調(diào)查組。調(diào)查組一般由檔案管理部門負責人、紀檢監(jiān)察人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，確保調(diào)查工作的專業(yè)性和公正性。調(diào)查組負責制定調(diào)查方案，明確調(diào)查目的、范圍、方法和步驟等。2.收集證據(jù)通過查閱檔案資料、詢問相關(guān)人員、實地查看等方式收集與責任行為有關(guān)的證據(jù)。證據(jù)包括書面文件、電子數(shù)據(jù)、證人證言、現(xiàn)場照片等，確保證據(jù)真實、充分、合法。在收集證據(jù)過程中，要嚴格遵守法律法規(guī)和檔案局的相關(guān)規(guī)定，保障被調(diào)查人員的合法權(quán)益。3.核實情況對收集到的證據(jù)進行分析和核實，與責任人員進行談話，聽取其陳述和申辯，進一步了解責任行為的具體情況和原因。在核實情況過程中，要保持客觀公正的態(tài)度，不偏袒任何一方，確保責任認定準確無誤。（三）責任認定1.分析判斷調(diào)查組根據(jù)調(diào)查核實的情況，依據(jù)本制度規(guī)定的責任追究情形與界定標準，對責任行為進行分析判斷，確定責任人員的責任程度和責任性質(zhì)。在分析判斷過程中，要充分考慮責任行為的主觀故意性、客觀危害性以及責任人員的崗位職責等因素。2.集體討論對于責任認定結(jié)果，調(diào)查組應(yīng)組織集體討論，充分聽取各方意見，確保責任認定的科學(xué)性和公正性。集體討論可以邀請檔案局領(lǐng)導(dǎo)、法律顧問等參加，對責任認定結(jié)果進行審議和把關(guān)，避免出現(xiàn)責任認定不準確或不公正的情況。3.結(jié)果公示責任認定結(jié)果形成后，在檔案局內(nèi)部進行公示，公示期一般為[X]個工作日。公示期間，接受全體工作人員的監(jiān)督，如有異議，可以向調(diào)查組提出申訴，調(diào)查組應(yīng)及時進行復(fù)查和處理。公示的目的是確保責任認定結(jié)果公開透明，保障全體工作人員的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)。（四）處理決定1.提出建議根據(jù)責任認定結(jié)果，調(diào)查組向檔案局領(lǐng)導(dǎo)提出責任追究的處理建議，明確責任追究的方式、理由和依據(jù)等。處理建議應(yīng)詳細、具體，具有可操作性，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供充分的參考依據(jù)。2.領(lǐng)導(dǎo)審批檔案局領(lǐng)導(dǎo)對調(diào)查組提出的處理建議進行審批，綜合考慮各種因素，做出最終的處理決定。領(lǐng)導(dǎo)審批過程中，要嚴格按照本制度規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求，確保處理決定合法、合理、公正。3.下達通知處理決定經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，以書面形式下達給責任人員。通知應(yīng)明確責任追究的方式、生效時間、申訴渠道等內(nèi)容，確保責任人員清楚了解自己的責任和權(quán)利。同時，將處理決定在全局范圍內(nèi)進行通報，起到教育和警示全