PAGE工程科技檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程科技檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程科技項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、驗(yàn)收等全過(guò)程形成的各類檔案資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司工程科技檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工程科技項(xiàng)目的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則。全面收集工程科技項(xiàng)目各階段形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則。檔案的形成、整理、歸檔、保管和利用等工作應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司工程科技檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各項(xiàng)目組做好工程科技檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)接收、保管公司工程科技檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的安全和有效利用。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目工程科技檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.對(duì)項(xiàng)目檔案的形成、積累和整理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時(shí)解決存在的問(wèn)題。3.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，負(fù)責(zé)將項(xiàng)目檔案整理完畢并移交檔案管理部門。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工程科技項(xiàng)目中形成的各類檔案資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)階段：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告及其審批文件、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.設(shè)計(jì)階段：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等。3.施工階段：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、工程進(jìn)度報(bào)表等。4.調(diào)試階段：調(diào)試方案、調(diào)試記錄、調(diào)試報(bào)告等。5.驗(yàn)收階段：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收鑒定書、質(zhì)量評(píng)定文件等。6.其他與工程科技項(xiàng)目相關(guān)的文件資料，如技術(shù)總結(jié)、科研成果報(bào)告、專利證書等。（二）收集要求1.各部門和項(xiàng)目組應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循工程科技項(xiàng)目的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案資料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案的類別、年度、項(xiàng)目等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檢索工具，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。（四）整理方法1.分類：按照工程科技檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為工程前期文件類、設(shè)計(jì)文件類、施工文件類、調(diào)試文件類、驗(yàn)收文件類、科研成果文件類等。2.組卷：將同一項(xiàng)目、同一類別的檔案資料按照一定的順序進(jìn)行排列，組成案卷。案卷內(nèi)文件應(yīng)保持內(nèi)在聯(lián)系，厚度適中。3.編目：對(duì)每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等；編制案卷目錄，包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)、頁(yè)數(shù)等。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目各階段形成的檔案資料應(yīng)在該階段工作結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。2.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在[具體時(shí)間]內(nèi)將項(xiàng)目檔案整理完畢并移交檔案管理部門。（二）歸檔程序1.項(xiàng)目組將整理好的檔案資料進(jìn)行自查，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，符合要求的予以接收，并辦理歸檔手續(xù)。（三）保管期限1.工程科技檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、重大技術(shù)改造項(xiàng)目的相關(guān)文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、施工文件、調(diào)試文件等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括一般性的工程文件資料，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.建立檔案保管登記制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)工作，確保檔案的安全和完整。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要，可查閱與本人工作相關(guān)的工程科技檔案。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合要求的予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱過(guò)程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。（三）借閱范圍因特殊情況需要借閱工程科技檔案的，僅限于公司內(nèi)部人員，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、檔案名稱、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合要求的予以批準(zhǔn)，并向借閱人發(fā)放檔案。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值但內(nèi)容重復(fù)、不完整或已失效的檔案，可進(jìn)行必要的整理和剔除。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，逐卷審查檔案的內(nèi)容和保存價(jià)值。2.對(duì)擬銷毀的檔案編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、年度、保管期限、密級(jí)、銷毀原因等。3.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.對(duì)電子檔案采用格式化或刪除等方式進(jìn)行銷毀，并確保銷毀后的電子存儲(chǔ)介質(zhì)無(wú)法恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司工程科技檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等全過(guò)程的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案管理軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對(duì)工程科技檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問(wèn)。4.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）電子檔案管理1.電子檔案的形成、收集、整理、歸檔等工作應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。