PAGE項(xiàng)目施工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目施工檔案管理，確保施工檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營(yíng)及后續(xù)維護(hù)提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目施工過(guò)程中形成的各類檔案資料管理，包括但不限于工程前期文件、施工過(guò)程文件、竣工驗(yàn)收文件等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映項(xiàng)目施工實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋項(xiàng)目施工全過(guò)程的各類文件資料，確保無(wú)遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：文件記錄準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)可靠。4.規(guī)范性原則：檔案整理、分類、編號(hào)等遵循統(tǒng)一規(guī)范。5.及時(shí)性原則：隨項(xiàng)目施工進(jìn)度同步整理歸檔，確保檔案資料的時(shí)效性。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善項(xiàng)目施工檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門的檔案收集、整理工作。3.集中統(tǒng)一管理項(xiàng)目施工檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。4.組織檔案的鑒定、銷毀工作。5.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，確保檔案安全保密。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在項(xiàng)目施工過(guò)程中形成文件資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.督促、指導(dǎo)施工單位做好施工檔案的整理工作。3.配合檔案管理部門做好項(xiàng)目施工檔案的驗(yàn)收工作。（三）施工單位職責(zé)1.建立健全項(xiàng)目施工檔案管理體系，配備專（兼）職檔案管理人員。2.負(fù)責(zé)施工過(guò)程中各類文件資料的收集、整理、歸檔，確保檔案符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，將完整的施工檔案提交給建設(shè)單位審核。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.施工過(guò)程文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審記錄、工程變更通知、施工日志、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。3.竣工驗(yàn)收文件：工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。（二）收集要求1.各部門和施工單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。收集過(guò)程中要注意文件的完整性和真實(shí)性，對(duì)破損、缺失的文件應(yīng)及時(shí)修復(fù)和補(bǔ)充。2.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)部門的批復(fù)、設(shè)計(jì)變更通知等，應(yīng)在收到后及時(shí)登記，并移交檔案管理部門。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案的類別、年度、項(xiàng)目等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.同一類文件應(yīng)按照時(shí)間順序排列，編號(hào)清晰。（四）整理方法1.工程前期文件按照文件性質(zhì)分類整理，裝訂成冊(cè)。2.施工過(guò)程文件按照施工階段和文件類別進(jìn)行分類，如施工技術(shù)文件、質(zhì)量控制文件等，分別整理歸檔。3.竣工圖應(yīng)與工程實(shí)際相符，加蓋竣工圖章，并按照專業(yè)分類整理?？⒐D編制要求應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門和施工單位在檔案整理完成后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)，將檔案存入檔案庫(kù)房。（二）保管期限1.項(xiàng)目施工檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保存的檔案包括：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書等。長(zhǎng)期保存的檔案包括：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審記錄、工程變更通知、施工日志、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等，保管期限為[X]年。短期保存的檔案包括：一般性的來(lái)往文件、會(huì)議記錄等，保管期限為[X]年。2.保管期限自檔案形成之日起計(jì)算。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。建立檔案存放索引卡片，注明檔案類別、編號(hào)、存放位置等信息。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。4.采用信息化手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。同時(shí)，做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項(xiàng)目施工檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并限定查閱時(shí)間和地點(diǎn)。查閱人員必須在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換或損壞。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記復(fù)印內(nèi)容和份數(shù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱項(xiàng)目施工檔案的，需填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)所借檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員核實(shí)處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)部門負(fù)責(zé)人、施工單位代表等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定方法1.鑒定小組根據(jù)檔案保管期限表和項(xiàng)目實(shí)際情況，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于具有重要?dú)v史意義、參考價(jià)值或涉及法律糾紛的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。3.對(duì)于已無(wú)保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。（三）銷毀程序1.檔案銷毀清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清單歸檔保存，以備查考。七、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)在項(xiàng)目施工檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、晉升等，具體獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)實(shí)際情況確定。（二）處罰1.對(duì)違反本制度，導(dǎo)致檔案資料丟失、損壞、偽造、篡改等情況的部門和個(gè)人，公司將