PAGE?；鹭?cái)務(wù)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)保基金財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及?；鹭?cái)務(wù)活動(dòng)的所有部門和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保財(cái)務(wù)檔案管理合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：財(cái)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映保基金財(cái)務(wù)活動(dòng)的全過程，保證檔案資料的完整性。3.安全保密原則：采取有效措施確保財(cái)務(wù)檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、使用和保管。二、財(cái)務(wù)檔案的分類與歸檔（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、銀行對(duì)賬單等各類證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目分類登記的，全面反映企業(yè)/組織經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬：對(duì)總賬科目進(jìn)行明細(xì)核算的賬簿，詳細(xì)記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況。3.日記賬：按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。4.輔助賬簿：根據(jù)管理需要設(shè)置的，對(duì)某些特定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充記錄的賬簿。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)報(bào)告：反映月度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)報(bào)告：在月度報(bào)告基礎(chǔ)上，對(duì)季度財(cái)務(wù)情況進(jìn)行綜合反映的報(bào)告。3.年度財(cái)務(wù)報(bào)告：全面總結(jié)年度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的報(bào)告，包括審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表附注等。（四）其他財(cái)務(wù)資料1.財(cái)務(wù)預(yù)算：包括年度預(yù)算、季度預(yù)算和月度預(yù)算等，反映公司/組織財(cái)務(wù)收支計(jì)劃。2.財(cái)務(wù)分析報(bào)告：對(duì)公司/組織財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果進(jìn)行分析的報(bào)告，為決策提供依據(jù)。3.稅務(wù)資料：包括納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等與稅務(wù)相關(guān)的資料。4.合同協(xié)議：涉及?；鹭?cái)務(wù)活動(dòng)的各類合同協(xié)議，如投資合同、借款合同等。5.財(cái)務(wù)審批文件：如費(fèi)用報(bào)銷審批單中領(lǐng)導(dǎo)簽字的審批文件等。（五）歸檔要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行整理，同類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列。2.憑證應(yīng)裝訂成冊(cè)，每?jī)?cè)厚度應(yīng)適中，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)在憑證左上角打孔，用線繩裝訂，并在封面上注明年度、月份、憑證種類、起止號(hào)碼等信息。3.賬簿應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行登記，不得隨意涂改。年度終了，應(yīng)將各賬簿整理歸檔，加具封面，注明年度、賬簿名稱、冊(cè)數(shù)等信息。4.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)加蓋單位公章，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字。報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容編制，裝訂成冊(cè)后歸檔。5.其他財(cái)務(wù)資料應(yīng)分類整理，編目編號(hào)，注明日期、內(nèi)容等信息，裝訂成冊(cè)或裝入檔案盒歸檔。三、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.其他財(cái)務(wù)資料：財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、稅務(wù)資料等保管期限為10年；合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審批文件等根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定保管期限，一般不少于10年。（二）保管地點(diǎn)1.應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)，確保保管庫(kù)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.保管庫(kù)應(yīng)保持清潔、干燥，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.檔案保管庫(kù)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，便于檔案的存放和管理。（三）保管措施1.建立財(cái)務(wù)檔案保管清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息。2.定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管庫(kù)，確需查閱檔案的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。4.對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。四、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)根據(jù)工作需要，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管部門查閱。2.外部單位查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱時(shí)，檔案保管部門應(yīng)安排專人陪同，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，查閱人員持申請(qǐng)表到檔案保管部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案保管部門根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將檔案帶出保管庫(kù)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案保管部門，并在《財(cái)務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.外部單位借閱財(cái)務(wù)檔案，除持有單位介紹信和經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)外，還應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（四）借閱程序1.借閱人員應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，借閱人員持申請(qǐng)表到檔案保管部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案保管部門根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人員簽訂《財(cái)務(wù)檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案保管部門在借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。五、財(cái)務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿，且確無保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.因保管不善等原因?qū)е聶n案損壞、變質(zhì)，無法修復(fù)且無保存價(jià)值的，也可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案保管部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《財(cái)務(wù)檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后，檔案保管部門應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成銷毀小組，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)。4.銷毀小組應(yīng)在指定的地點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息。5.銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。（三）監(jiān)銷要求1.銷毀財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)由公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門或其他獨(dú)立部門進(jìn)行監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。2.監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息是否與《財(cái)務(wù)檔案銷毀申請(qǐng)表》一致，監(jiān)督銷毀過程是否合規(guī)。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案銷毀清