PAGE檔案室借調(diào)檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案室檔案借調(diào)管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范借調(diào)行為，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及因工作需要借調(diào)公司檔案室檔案的外部單位或個人。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則。借調(diào)檔案必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保借調(diào)用途合理、必要。2.安全保密原則。借調(diào)過程中要確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。3.限期歸還原則。借調(diào)檔案必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還，不得拖延。二、借調(diào)申請與審批（一）申請流程1.借調(diào)檔案的部門或個人應(yīng)填寫《檔案借調(diào)申請表》，詳細(xì)說明借調(diào)檔案的名稱、數(shù)量、借調(diào)目的、借調(diào)期限等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對借調(diào)申請的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至檔案室負(fù)責(zé)人處。檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)對借調(diào)申請進(jìn)行最終審核，重點(diǎn)審查借調(diào)目的是否符合公司利益和檔案管理規(guī)定，借調(diào)期限是否合理等。（二）審批權(quán)限1.借調(diào)一般檔案，由檔案室負(fù)責(zé)人審批。2.借調(diào)重要檔案（如涉及公司核心機(jī)密、重大項(xiàng)目等檔案），需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審批結(jié)果反饋檔案室負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，應(yīng)及時將審批結(jié)果反饋給借調(diào)申請部門或個人。如審批不通過，應(yīng)說明原因，借調(diào)申請部門或個人可根據(jù)反饋意見進(jìn)行調(diào)整后重新提交申請。三、檔案借調(diào)手續(xù)辦理（一）借閱登記1.借調(diào)申請獲得批準(zhǔn)后，借調(diào)人員需到檔案室辦理借閱登記手續(xù)。2.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)《檔案借調(diào)申請表》，詳細(xì)登記借調(diào)檔案的名稱、數(shù)量、借調(diào)日期、預(yù)計歸還日期、借調(diào)人姓名、所在部門等信息，并由借調(diào)人簽字確認(rèn)。（二）檔案交接1.檔案室工作人員與借調(diào)人員按照借閱登記清單，當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量、核對檔案內(nèi)容，確保檔案完整無損。2.雙方在檔案交接清單上簽字，明確檔案交接責(zé)任。交接清單一式兩份，檔案室與借調(diào)人員各留存一份。（三）借閱憑證發(fā)放檔案室工作人員向借調(diào)人員發(fā)放《檔案借閱證》，借閱證應(yīng)注明借調(diào)檔案的相關(guān)信息、借調(diào)期限等內(nèi)容。借調(diào)人員需妥善保管借閱證，不得轉(zhuǎn)借他人。四、借調(diào)期間檔案管理要求（一）安全保管1.借調(diào)人員應(yīng)妥善保管借調(diào)的檔案，確保檔案不受損壞、丟失、涂改、污損等。2.借調(diào)檔案必須存放在安全、保密的場所，不得隨意放置或帶出規(guī)定場所。如需在辦公場所以外使用檔案，必須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全保密措施。（二）保密要求1.借調(diào)人員必須嚴(yán)格遵守公司保密制度，對借調(diào)檔案中的機(jī)密信息予以保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.在借調(diào)檔案使用過程中，如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，必須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印件、摘抄件應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄。（三）使用規(guī)范1.借調(diào)人員應(yīng)按照借調(diào)申請的用途使用檔案，不得擅自改變用途或用于其他無關(guān)事項(xiàng)。2.在使用檔案過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。如需對檔案進(jìn)行必要的標(biāo)注或說明，應(yīng)使用鉛筆或其他可擦除的工具，并在歸還檔案時清理干凈。（四）定期檢查檔案室工作人員應(yīng)定期對借調(diào)檔案進(jìn)行檢查，了解檔案使用情況，確保檔案安全和規(guī)范使用。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借調(diào)人員溝通，要求其限期整改。五、檔案歸還（一）歸還期限借調(diào)人員應(yīng)在借調(diào)期限屆滿前，將借調(diào)的檔案歸還至檔案室。如因特殊原因需要延長借調(diào)期限，必須提前向檔案室提出書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。（二）歸還手續(xù)1.借調(diào)人員歸還檔案時應(yīng)提前通知檔案室工作人員，以便安排接收。2.檔案室工作人員與借調(diào)人員按照檔案交接清單，當(dāng)面清點(diǎn)歸還檔案的數(shù)量、核對檔案內(nèi)容，確保檔案完整無損。3.雙方在檔案歸還清單上簽字，確認(rèn)檔案已如數(shù)歸還。歸還清單一式兩份，檔案室與借調(diào)人員各留存一份。（三）借閱憑證回收借調(diào)人員歸還檔案后，檔案室工作人員應(yīng)收回《檔案借閱證》，并進(jìn)行注銷登記。六、違約責(zé)任（一）借調(diào)人員違約責(zé)任1.借調(diào)人員如違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致檔案損壞、丟失、泄露等，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償金額根據(jù)檔案的重要程度、損失大小等因素確定。2.如借調(diào)人員未在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，每逾期一天，應(yīng)按照一定標(biāo)準(zhǔn)向檔案室支付逾期違約金。逾期違約金的具體標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定。3.如借調(diào)人員擅自改變檔案用途、轉(zhuǎn)借他人或用于其他違法違規(guī)活動，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，直至追究法律責(zé)任。（二）檔案室工作人員違約責(zé)任1.檔案室工作人員如因工作失誤，導(dǎo)致檔案借調(diào)手續(xù)辦理不規(guī)范、檔案交接不清等，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、績效扣分等處理。2.如檔案室工作人員違反保密規(guī)定，泄露借調(diào)檔案中的機(jī)密信息，公司將按照相關(guān)規(guī)定給予嚴(yán)肅處理，直至解除勞動合同，并追究法律責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案室借調(diào)檔案制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查借調(diào)檔案的審批流程、手續(xù)辦理、檔案管理等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）外部監(jiān)督如涉及外部單位或個人借調(diào)檔案，公司應(yīng)接受相關(guān)部門的監(jiān)督檢查。對于外部監(jiān)督檢查提出的問題，應(yīng)及時整改，并將整改情況報告公司領(lǐng)導(dǎo)。八、附