PAGE派出所檔案室臺(tái)帳制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)派出所檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合派出所工作實(shí)際，制定本臺(tái)帳制度。（二）適用范圍本制度適用于派出所檔案室各類檔案臺(tái)帳的建立、管理和使用。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案臺(tái)帳應(yīng)如實(shí)反映檔案的實(shí)際情況，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋派出所檔案室所有檔案類別，保證檔案信息的全面性。3.準(zhǔn)確性原則：臺(tái)帳記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和流程進(jìn)行臺(tái)帳管理，確保管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化。5.保密性原則：對(duì)涉及國家秘密、警務(wù)工作秘密及個(gè)人隱私的檔案信息予以嚴(yán)格保密。二、檔案臺(tái)帳的分類與編號(hào)（一）分類1.刑事檔案：包括刑事案件的立案、偵查、起訴、審判等過程中形成的各類文件材料，如案件卷宗、證據(jù)材料、訊問筆錄等。2.治安檔案：涉及治安案件的受理、調(diào)查、處理記錄，以及社區(qū)治安管理、重點(diǎn)人員管控等方面的檔案資料。3.戶籍檔案：居民戶口簿、常住人口登記表、出生登記、死亡注銷、戶口遷移等戶籍業(yè)務(wù)相關(guān)檔案。4.行政管理檔案：派出所日常行政管理工作中產(chǎn)生的文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、人事檔案等。5.其他檔案：不屬于上述分類的其他特殊檔案，如突發(fā)事件處置檔案、專項(xiàng)工作檔案等。（二）編號(hào)1.采用“年度類別流水號(hào)”的編號(hào)方式。例如，2023年刑事檔案的第一份卷宗編號(hào)為“2023XS001”。2.年度以公元紀(jì)年全稱表示，如“2023”。3.類別用漢字首字母縮寫表示，如“XS”代表刑事檔案，“ZA”代表治安檔案，“HJ”代表戶籍檔案，“XG”代表行政管理檔案，“QT”代表其他檔案。4.流水號(hào)為三位數(shù)，從“001”開始依次遞增。三、檔案臺(tái)帳的建立（一）檔案收集1.各業(yè)務(wù)部門在工作過程中形成的檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)移交檔案室。移交時(shí)需填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、移交部門等信息。2.檔案室工作人員對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)不符合要求的檔案，及時(shí)退回移交部門補(bǔ)充或修正。（二）臺(tái)帳錄入1.根據(jù)檔案的分類和編號(hào)規(guī)則，將檔案的基本信息錄入檔案臺(tái)帳系統(tǒng)。錄入內(nèi)容包括檔案編號(hào)、名稱、類別、形成時(shí)間、保管期限、密級(jí)、來源部門、歸檔日期等。2.對(duì)于重要檔案或涉及敏感信息的檔案，可以增加備注信息，如案件簡(jiǎn)要情況、特殊處理要求等。3.臺(tái)帳錄入應(yīng)雙人操作，確保錄入信息的準(zhǔn)確性。錄入完成后，進(jìn)行數(shù)據(jù)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)更正。（三）檔案整理1.按照檔案的類別和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理。同一類別的檔案按照時(shí)間順序排列，不同類別的檔案分別存放。2.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁、編目等處理，確保檔案的整齊規(guī)范。編目?jī)?nèi)容包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等。3.在檔案上加蓋歸檔章，注明檔案編號(hào)、保管期限、密級(jí)等信息。四、檔案臺(tái)帳的保管（一）保管場(chǎng)所1.派出所應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案室應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類別的檔案，如刑事檔案區(qū)、治安檔案區(qū)、戶籍檔案區(qū)等。每個(gè)區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下）。2.永久保管的檔案主要包括涉及國家機(jī)密、重要?dú)v史事件、重大案件等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案一般為重要業(yè)務(wù)檔案和有一定歷史價(jià)值的檔案。短期保管的檔案為一般性業(yè)務(wù)檔案和時(shí)效性較強(qiáng)的檔案。3.定期對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行審查，對(duì)已到保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）檔案清查1.定期對(duì)檔案臺(tái)帳和實(shí)物檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保帳實(shí)相符。清查工作每年至少進(jìn)行一次。2.在清查過程中，發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息錯(cuò)誤等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并在檔案臺(tái)帳中記錄相關(guān)情況。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，針對(duì)存在的問題提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案管理工作。五、檔案臺(tái)帳的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：派出所民警因工作需要查閱檔案臺(tái)帳和檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.外部查閱：因司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等單位依法需要查閱檔案的，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人有效身份證件，經(jīng)派出所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序查閱。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.特殊查閱：涉及國家秘密、警務(wù)工作秘密及個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。確因工作需要查閱的，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定，經(jīng)嚴(yán)格審批后，在指定地點(diǎn)由專人監(jiān)督查閱。（二）利用登記1.對(duì)檔案的查閱和利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及編號(hào)、查閱目的、利用方式（借閱、復(fù)印、摘錄等）、歸還日期等。2.借閱檔案的，應(yīng)明確借閱期限，到期及時(shí)歸還。如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員審核，確保復(fù)印、摘錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。復(fù)印件和摘錄件應(yīng)加蓋檔案室印章，并注明出處。（三）利用反饋1.鼓勵(lì)檔案利用者對(duì)檔案的利用效果進(jìn)行反饋，收集利用者的意見和建議，以便不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。2.對(duì)檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案內(nèi)容不完整、信息不準(zhǔn)確等，及時(shí)進(jìn)行核實(shí)和處理，并在檔案臺(tái)帳中記錄相關(guān)情況和處理結(jié)果。六、檔案臺(tái)帳的信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案臺(tái)帳信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化錄入、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)和分析等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。3.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題。（二）數(shù)據(jù)備份1.對(duì)檔案臺(tái)帳系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、移動(dòng)硬盤等。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）信息安全1.加強(qiáng)檔案臺(tái)帳信息化系統(tǒng)的信息安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。2.對(duì)系統(tǒng)用戶的賬號(hào)和密碼進(jìn)行嚴(yán)格管理，定期更換密碼，防止賬號(hào)被盜用。3.制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，一旦發(fā)生安全事件，能夠迅速采取措施進(jìn)行處理，減少損失，并及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告。七、檔案臺(tái)帳的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由派出所負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、歷史研究?jī)r(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存必要。2.對(duì)涉及國家秘密、警務(wù)工作秘密及個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行鑒定，確保不泄露秘密信息。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)派出所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后，由檔案室工作人員會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)、登記，確保銷毀檔案與申請(qǐng)表所列內(nèi)容一致。3.銷毀檔案應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷