PAGE檔案局崗位規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強檔案局工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高工作效率，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，更好地服務(wù)于公司/組織的各項工作，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于檔案局全體工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案，保證檔案的系統(tǒng)性和連貫性。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.服務(wù)性原則：以服務(wù)公司/組織各項工作為宗旨，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案局負責(zé)人職責(zé)1.全面負責(zé)檔案局的日常管理工作，制定工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。2.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，確保檔案局工作符合要求。3.組織制定和完善檔案局各項規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。4.負責(zé)檔案人員的培訓(xùn)、考核和調(diào)配，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。5.協(xié)調(diào)檔案局與公司/組織內(nèi)部各部門之間的關(guān)系，保障檔案工作的順利開展。6.定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案局工作情況，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。2.按照檔案管理制度，對檔案進行妥善保管，做好檔案的安全防護工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.負責(zé)檔案的借閱、查閱登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，及時催還借閱檔案。4.開展檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。5.協(xié)助各部門做好檔案的立卷歸檔工作，提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。6.定期對檔案進行清查盤點，核實檔案數(shù)量和質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步分類，定期移交檔案局。2.協(xié)助檔案局做好本部門檔案的查閱、借閱等工作。3.按照檔案局的要求，配合做好檔案管理的相關(guān)工作，如檔案整理標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行等。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程等文件。4.公司/組織內(nèi)部的會議記錄、紀(jì)要、工作報告、統(tǒng)計報表等。5.反映公司/組織歷史沿革、重大事件、重要活動的照片、錄像、實物等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時將本部門產(chǎn)生的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、剪裁、銷毀。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的真實性和可讀性。（三）整理標(biāo)準(zhǔn)1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號、日期、保管期限等信息，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊。2.對特殊載體檔案，如光盤、磁帶等，應(yīng)采用專門的存儲設(shè)備進行保管，并定期進行檢查和維護。（三）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期（30年）、短期（10年）。2.保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不得擅自更改。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.清查時應(yīng)詳細記錄檔案的數(shù)量、狀況、保管期限等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。五、檔案利用（一）借閱制度1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案局辦理借閱手續(xù)。2.檔案局工作人員應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，對借閱檔案的范圍和期限進行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。5.嚴(yán)禁將檔案帶出檔案庫房，如需在庫房外查閱，應(yīng)經(jīng)檔案局負責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點進行。（二）查閱制度1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)在檔案局指定的查閱室進行，查閱時應(yīng)保持安靜，愛護檔案。2.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照查閱范圍進行查閱。3.外單位人員查閱檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，查閱時應(yīng)有檔案局工作人員陪同。（三）檔案統(tǒng)計1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門報送，為檔案管理決策提供依據(jù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司/組織的實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、公正。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案局負責(zé)人、檔案管理人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的代表組成。2.鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出銷毀或繼續(xù)保存的意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案局負責(zé)人審核，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行，銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織的各項工作提供有力支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，將紙質(zhì)檔案信息準(zhǔn)確錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，更新檔案信息，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全，防止因系統(tǒng)故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.安裝殺毒軟件和防火墻