PAGE小學檔案室檔案庫房制度一、總則（一）目的為加強小學檔案室檔案庫房的管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在學校教育教學、管理等各項工作中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校檔案室檔案庫房的管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全保密原則確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。2.科學管理原則運用科學的方法和技術手段，對檔案進行分類、整理、存儲和檢索，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。3.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，為學校各部門和師生提供便捷的檔案服務。二、檔案庫房管理（一）庫房選址與建設1.檔案庫房應選擇在干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的位置，遠離易燃、易爆、污染源等。2.庫房的建筑結構應符合檔案保管的要求，具有良好的密封性和隔熱性，地面應采用防潮、耐磨、易清潔的材料，墻面和天花板應進行防潮、防火處理。（二）庫房布局1.檔案庫房應分為檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，各區(qū)域之間應保持相對獨立，避免相互干擾。2.檔案存儲區(qū)應根據(jù)檔案的類別、年代、保管期限等進行合理劃分，設置不同的檔案架（柜），并標明檔案的存放位置。3.整理區(qū)應配備必要的辦公設備和整理工具，如辦公桌、電腦、打印機、裝訂機、裁紙刀、檔案盒、標簽等，方便檔案的整理和加工。4.查閱區(qū)應設置舒適、安靜的查閱環(huán)境，配備桌椅、電腦、復印機、掃描儀等查閱設備，并提供必要的檔案查閱指南和參考資料。（三）庫房設施設備1.溫濕度調(diào)節(jié)設備安裝空調(diào)、除濕機、加濕器等設備，確保庫房內(nèi)的溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。2.防火防盜設備安裝火災自動報警系統(tǒng)、滅火設備（如滅火器、消火栓等）、防盜門窗、監(jiān)控攝像頭等設備，確保庫房的安全。3.防蟲防鼠設備安裝防蟲網(wǎng)、防鼠板、鼠夾、鼠藥等設備，防止害蟲和老鼠對檔案的侵害。4.檔案存儲設備配備符合檔案保管要求的檔案架（柜）、檔案盒、標簽等存儲設備，確保檔案的安全存放。5.其他設備根據(jù)檔案管理的需要，還應配備必要的辦公設備和工具，如電腦、打印機、復印機、掃描儀、裝訂機、裁紙刀等。（四）庫房環(huán)境管理1.定期對庫房的溫濕度進行監(jiān)測和記錄，每天至少記錄一次，發(fā)現(xiàn)溫濕度異常時應及時采取措施進行調(diào)節(jié)。2.保持庫房的清潔衛(wèi)生，定期對庫房進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。3.嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火、存放易燃、易爆、易腐等物品，確保庫房的消防安全。4.定期對庫房的設施設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行，發(fā)現(xiàn)問題應及時維修或更換。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.明確檔案收集的范圍和要求，包括學校各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.建立檔案收集網(wǎng)絡，各部門應指定專人負責檔案的收集工作，定期將本部門的檔案移交至檔案室。3.加強對檔案收集工作的指導和監(jiān)督，確保檔案收集的齊全、完整、準確。（二）檔案整理1.按照檔案管理的有關規(guī)定和標準，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。2.檔案分類應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于管理和利用。3.檔案編號應按照一定的規(guī)則進行編制，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。4.檔案編目應包括檔案的題名、責任者、日期、來源、保管期限等信息，便于檔案的檢索和利用。5.檔案裝訂應整齊、牢固，保持檔案的原貌，便于長期保存。四、檔案保管（一）檔案上架1.檔案整理完畢后，應及時上架存放，確保檔案排列有序，便于查找和利用。2.檔案上架應按照檔案的類別、年代、保管期限等進行分類存放，并在檔案架（柜）上標明檔案的存放位置。（二）檔案保管期限劃分1.根據(jù)國家有關規(guī)定和學校的實際情況，確定檔案的保管期限，分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。2.對保管期限已滿的檔案，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（三）檔案定期檢查1.建立檔案定期檢查制度，定期對檔案的保管狀況進行檢查，一般每年至少檢查一次。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等方面，發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、霉變、褪色等情況，應及時進行修復或復制，確保檔案的完整和可讀。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、泄密等情況，應及時報告學校領導，并采取相應的措施進行處理。（四）檔案借閱與歸還1.嚴格檔案借閱制度，凡因工作需要借閱檔案的人員，必須填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案室借閱。2.檔案室管理人員應按照《檔案借閱申請表》的內(nèi)容，認真核對借閱人員的身份和借閱權限，確保檔案借閱的安全。3.借閱檔案時，借閱人員應在檔案室管理人員的陪同下，到檔案存儲區(qū)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。4.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印、拍照、銷毀檔案，如因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況，應承擔相應的責任。6.借閱人員歸還檔案時，檔案室管理人員應認真核對檔案的數(shù)量和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題應及時向借閱人員提出，并做好記錄。五、檔案利用（一）利用范圍本校師生因教學、科研、管理等工作需要，均可查閱、利用檔案室的檔案。（二）利用方式1.查閱檔案師生可到檔案室查閱檔案，查閱時應遵守檔案室的各項規(guī)定，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印、拍照、銷毀檔案。2.復制檔案師生如需復制檔案，應填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案室辦理復制手續(xù)。檔案室管理人員應按照《檔案復制申請表》的內(nèi)容，認真核對復制人員的身份和復制權限，確保檔案復制的安全。復制檔案時，檔案室管理人員應按照規(guī)定的程序進行操作，確保復制的檔案與原件一致，并在復制件上加蓋“與原件核對無誤”章。3.出具檔案證明師生如需檔案室出具檔案證明，應填寫《檔案證明申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案室辦理出具證明手續(xù)。檔案室管理人員應按照《檔案證明申請表》的內(nèi)容，認真核對出具證明人員的身份和證明內(nèi)容，確保檔案證明的真實性和準確性。出具檔案證明時，檔案室管理人員應按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行填寫，并在證明上加蓋檔案室公章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、復制、出具證明等利用情況進行詳細登記。登記內(nèi)容包括利用時間、利用人員、利用內(nèi)容、利用方式等方面，確保檔案利用的可追溯性。2.檔案利用登記應及時、準確、完整，登記人員應認真核對利用人員的身份和利用內(nèi)容，確保登記信息的真實性和準確性。3.檔案利用登記記錄應妥善保管，保存期限與檔案的保管期限相同，以便日后查閱和統(tǒng)計。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，對檔案進行科學、客觀、公正的鑒定。2.堅持全面審查、重點突出的原則，對檔案的內(nèi)容、來源、保管期限等進行綜合分析，確定檔案的存毀價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由學校分管領導、檔案室管理人員、相關部門負責人等組成，負責對檔案的鑒定工作進行組織和指導。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、保管期限等，確定檔案的存毀價值。2.文件級鑒定法對檔案以文件為單位進行審查，根據(jù)文件的重要性、時效性、完整性等，確定文件的存毀價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的題名、責任者、日期、來源、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》應經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報學校領導批準。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀的徹底性和安全性。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷