PAGE學生檔案管理制度舞蹈一、總則（一）目的為了加強學生檔案管理，確保學生檔案的真實性、完整性和安全性，充分發(fā)揮學生檔案在學校教育教學、學生管理及就業(yè)指導等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體學生檔案的管理，包括全日制學歷教育學生和非全日制學歷教育學生。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學生的學習經(jīng)歷、成績、獎懲等情況。2.完整性原則：全面收集學生在學習期間形成的各類材料，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴格保護學生檔案信息，防止檔案內(nèi)容泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和要求進行檔案的整理、歸檔、保管和利用。二、檔案內(nèi)容（一）學生基本信息1.學生入學登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、家庭住址、聯(lián)系電話等。2.身份證復印件。3.學籍卡，記錄學生的學號、所在班級、專業(yè)、學制等信息。（二）學習成績1.成績單，涵蓋學生各學期的課程成績、學分、補考成績等。2.考試違紀、作弊記錄。（三）獎懲情況1.各級各類獎勵證書復印件，如獎學金證書、榮譽稱號證書等。2.違紀處分決定書及解除處分證明材料。（四）黨團組織材料1.入黨申請書、入黨志愿書、自傳、政治歷史情況審查表等（黨員學生）。2.入團申請書、入團志愿書等（團員學生）。（五）社會實踐與實習材料1.社會實踐報告、實習鑒定表等。2.參加各類社團活動、志愿者服務等相關(guān)證明材料。（六）畢業(yè)相關(guān)材料1.畢業(yè)生登記表。2.學位申請表、學位授予決定文件（本科畢業(yè)生）。3.畢業(yè)證書、學位證書復印件。4.就業(yè)報到證存根（畢業(yè)生）。三、檔案建立與收集（一）新生檔案建立1.招生部門在新生錄取后，負責收集整理新生入學登記表、身份證復印件等基本信息材料，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對新生基本信息進行核對、登記，建立新生檔案目錄。（二）在校期間檔案材料收集1.教務處負責定期向檔案管理部門移交學生成績單、考試違紀作弊記錄等學習成績相關(guān)材料。2.各學院（系）負責收集本學院學生的獎懲情況、黨團組織材料、社會實踐與實習材料等，并及時移交檔案管理部門。3.學生工作部門負責將學生的違紀處分決定書及解除處分證明材料移交檔案管理部門。4.檔案管理部門定期檢查檔案材料的收集情況，對未按時移交的部門進行督促。（三）畢業(yè)生檔案整理1.在學生畢業(yè)前，檔案管理部門按照畢業(yè)生檔案內(nèi)容要求，對學生在校期間的檔案材料進行全面整理。2.核對檔案材料的完整性和準確性，對缺失的材料及時通知相關(guān)部門和學生進行補充。3.將整理好的畢業(yè)生檔案材料裝入檔案袋，密封并加蓋騎縫章。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.按照檔案內(nèi)容的類別和時間順序進行分類整理，同一類材料應集中排列。2.去除檔案材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等。3.對破損或褪色的材料進行修補或復制。（二）歸檔方法1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行歸檔。2.紙質(zhì)檔案按照檔案袋順序依次排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明學院（系）、年級、專業(yè)、學生姓名等信息。3.電子檔案按照紙質(zhì)檔案的分類和順序進行掃描錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進行備份存儲。（三）檔案編號1.為每個學生檔案編制唯一的檔案編號，編號應包含入學年份、學院代碼、專業(yè)代碼、班級代碼和學生序號等信息。2.檔案編號應在檔案袋、檔案盒及電子檔案數(shù)據(jù)庫中統(tǒng)一標注。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜等，并按照檔案類別和編號進行有序存放。（二）保管期限1.學生檔案的保管期限為永久。2.對于已畢業(yè)學生的檔案，在畢業(yè)后按照規(guī)定期限進行妥善保管，以備查詢和利用。（三）檔案定期檢查1.檔案管理部門定期對檔案進行檢查，一般每年進行一次全面檢查，每季度進行一次抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、安全性、保管狀況等，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。（四）檔案修復與補充1.對破損、變質(zhì)的檔案材料及時進行修復或復制，確保檔案內(nèi)容的完整可讀。2.對于因各種原因缺失的檔案材料，按照規(guī)定程序進行補充收集。六、檔案利用（一）利用范圍1.學校內(nèi)部各部門因教育教學、學生管理、就業(yè)指導等工作需要，可以查閱學生檔案。2.學生本人因升學、就業(yè)、出國等需要，可以申請查閱本人檔案。3.校外單位因工作需要，按照規(guī)定程序經(jīng)學校批準后，可以查閱學生檔案。（二）利用程序1.校內(nèi)部門查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)部門負責人簽字并加蓋部門公章后，提交檔案管理部門審批。2.學生本人查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)輔導員簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.校外單位查閱檔案，需出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)學校分管領(lǐng)導簽字同意后，提交檔案管理部門審批。4.檔案管理部門對查閱申請進行審核，批準后安排專人負責提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。（三）利用限制1.查閱檔案時，查閱人員應遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.未經(jīng)學校批準，任何單位和個人不得擅自復制、公布學生檔案內(nèi)容。3.涉及學生個人隱私的檔案材料，應嚴格保密，不得泄露。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞1.畢業(yè)生檔案由學校檔案管理部門按照就業(yè)報到證或升學通知書等相關(guān)材料注明的接收單位，通過機要交通或郵政特快專遞（EMS）等方式進行轉(zhuǎn)遞。2.在檔案轉(zhuǎn)遞前，檔案管理部門應對畢業(yè)生檔案進行再次核對，確保檔案內(nèi)容準確無誤，并密封檔案袋。3.檔案轉(zhuǎn)遞過程中，檔案管理部門應及時跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案安全送達接收單位。（二）轉(zhuǎn)學、退學等學生檔案轉(zhuǎn)遞1.轉(zhuǎn)學、退學等學生的檔案，由學校檔案管理部門按照相關(guān)規(guī)定及時轉(zhuǎn)遞至新的學?；?qū)W生本人。2.轉(zhuǎn)遞檔案時，應填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞時間、接收單位等信息，并隨檔案一同轉(zhuǎn)遞。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的學生檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、檢索、利用和統(tǒng)計分析。2.提高檔案管理工作的效率和準確性，為學校教育教學和學生管理提供便捷的信息服務。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案材料的電子化錄入，支持批量導入和單個錄入。2.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、姓名、學院、專業(yè)等進行檢索。3.檔案借閱功能：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等。4.檔案統(tǒng)計分析功能：對檔案信息進行統(tǒng)計分析，如學生成績統(tǒng)計、獎懲情況統(tǒng)計等。5.系統(tǒng)管理功能：包括用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復等。（三）數(shù)據(jù)安全與維護1.建立數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、定期備份等措施，確保檔案信息的安全。2.定期對信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的正常運行。九、監(jiān)督與責任（一）監(jiān)督機制1.學校設(shè)立檔案管理工作監(jiān)督小組，定期對學生檔案管理工作進行檢查和監(jiān)督。2.接受師生和社會對檔案管理工作的監(jiān)督，對投訴和舉報及時進行調(diào)查處理。