PAGE縣編辦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣編辦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本辦實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣編辦機(jī)關(guān)各科室及所屬事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作由辦公室集中統(tǒng)一管理，各科室明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交。2.真實(shí)完整原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映各項(xiàng)工作的開(kāi)展情況。3.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。4.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案實(shí)體和信息的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以編辦主任為組長(zhǎng)，副主任為副組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)審定檔案管理工作計(jì)劃、制度和辦法，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。（二）辦公室作為檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實(shí)施。其職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案檢索工具，編制檔案目錄、索引等，方便檔案查閱。4.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施。5.按照規(guī)定向縣檔案館移交檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。6.負(fù)責(zé)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（三）各科室各科室負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步分類，并及時(shí)移交辦公室。指定專人作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案工作的日常管理，確保檔案資料的及時(shí)歸檔和完整保存。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本辦工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本辦形成的各類文件、報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.機(jī)構(gòu)編制管理工作中形成的各類審批文件、報(bào)表、臺(tái)賬等。4.人事檔案、工資檔案、考核檔案等。5.財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。6.其他具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本科室在工作中形成的各類文件資料，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)收集到的文件資料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，按照類別進(jìn)行分類存放。3.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)送交辦公室，不得積壓。（三）整理方法1.分類：檔案按照文書檔案、機(jī)構(gòu)編制檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等類別進(jìn)行分類。文書檔案可進(jìn)一步按照年度、保管期限等進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案存放安全。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是反映本辦主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本辦工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是反映本辦一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本辦工作有查考利用價(jià)值的檔案；短期保管的檔案是反映本辦一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本辦工作有查考利用價(jià)值的檔案。具體保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本辦實(shí)際情況確定。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限分別存放，排列整齊，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房?jī)?nèi)整潔、干燥。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的利用（一）利用范圍本辦工作人員因工作需要可查閱、借閱檔案；外單位因工作需要查閱本辦檔案的，須經(jīng)編辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.本辦工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字后，到辦公室查閱。2.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)編辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室安排專人陪同查閱。3.借閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人和編辦領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在辦公室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出辦公室。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。3.借閱的檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存價(jià)值。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)編辦領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各科室在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)、完整、可用。2.電子文件應(yīng)按照類別、年度等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行命名規(guī)范，便于查找和管理。（二）電子檔案的保管1.配備專門的電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤陣列等，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行登記、編目、檢索等管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息化管理。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行定期檢查，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）電子檔案的利用1.本辦工作人員可通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)查閱電子檔案，查閱流程與紙質(zhì)檔案相同。2.如需將電子檔案打印或復(fù)制，應(yīng)經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行操作，確保電子檔案的安全。八、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查。辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各科室檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題進(jìn)行研究解決。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合規(guī)定要求。3.文件資料的歸檔是否及時(shí)、完整。4.檔案庫(kù)房的安全保管情況。5.電子檔案管理工作是否規(guī)范。（三）檢查