PAGE檔案調(diào)閱制度起草背景一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案調(diào)閱行為，確保檔案的安全與完整，保障公司各項(xiàng)工作的正常開展，特制定本檔案調(diào)閱制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位或個(gè)人因工作需要調(diào)閱公司檔案的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：檔案調(diào)閱活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定，確保調(diào)閱行為合法合規(guī)。2.安全性原則：調(diào)閱過程中要采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.必要性原則：調(diào)閱檔案應(yīng)基于工作實(shí)際需要，嚴(yán)格控制調(diào)閱范圍和數(shù)量，避免不必要的調(diào)閱行為。4.登記備案原則：對(duì)每一次檔案調(diào)閱活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)登記，留存相關(guān)記錄，以備查詢和追溯。二、檔案調(diào)閱的主體與范圍（一）內(nèi)部調(diào)閱主體及范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，部門內(nèi)部人員可在本部門范圍內(nèi)調(diào)閱相關(guān)業(yè)務(wù)檔案，用于日常工作參考、數(shù)據(jù)分析、項(xiàng)目推進(jìn)等?？绮块T調(diào)閱檔案時(shí)，需經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人同意，并填寫調(diào)閱申請(qǐng)表，明確調(diào)閱目的、檔案名稱及數(shù)量等信息。調(diào)閱期限根據(jù)實(shí)際工作需求確定，但一般不得超過[X]個(gè)工作日。2.公司管理層公司管理層因決策、管理等工作需要，有權(quán)調(diào)閱公司各類檔案。調(diào)閱時(shí)應(yīng)向檔案管理部門提出申請(qǐng)，說明調(diào)閱理由和用途，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)協(xié)助辦理調(diào)閱手續(xù)。對(duì)于涉及公司重大機(jī)密或敏感信息的檔案，管理層調(diào)閱時(shí)需遵循更嚴(yán)格的審批流程，確保信息安全。（二）外部調(diào)閱主體及范圍1.與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位如合作企業(yè)、供應(yīng)商、客戶等因業(yè)務(wù)合作需要調(diào)閱公司相關(guān)業(yè)務(wù)檔案時(shí)，需提前向公司提出書面申請(qǐng)，詳細(xì)說明調(diào)閱的必要性、檔案名稱及調(diào)閱期限等內(nèi)容。申請(qǐng)經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核同意，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門按照規(guī)定辦理調(diào)閱手續(xù)。外部單位調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)，在公司指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶離公司。2.司法機(jī)關(guān)及其他有權(quán)機(jī)關(guān)司法機(jī)關(guān)（如法院、檢察院、公安機(jī)關(guān)等）以及其他有權(quán)機(jī)關(guān)（如稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)等）因辦案、執(zhí)法等工作需要調(diào)閱公司檔案時(shí)，必須出具正式的調(diào)閱函件，明確調(diào)閱的檔案范圍、用途及調(diào)閱期限等要求。公司應(yīng)積極配合，在收到調(diào)閱函件后，及時(shí)通知檔案管理部門。檔案管理部門按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，辦理檔案調(diào)閱手續(xù)，并協(xié)助有權(quán)機(jī)關(guān)進(jìn)行查閱。調(diào)閱過程中，如有需要，公司可指定專人陪同，確保調(diào)閱活動(dòng)合法、規(guī)范進(jìn)行。三、檔案調(diào)閱申請(qǐng)與審批流程（一）調(diào)閱申請(qǐng)1.內(nèi)部人員調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》，申請(qǐng)表應(yīng)包括申請(qǐng)人姓名、所在部門、調(diào)閱目的、檔案名稱及數(shù)量、預(yù)計(jì)調(diào)閱期限等內(nèi)容。申請(qǐng)表由申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至檔案管理部門。2.外部單位調(diào)閱檔案時(shí)，需提交書面調(diào)閱申請(qǐng)函，申請(qǐng)函應(yīng)加蓋單位公章，并詳細(xì)說明調(diào)閱的原因、檔案名稱及調(diào)閱期限等信息。申請(qǐng)函經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，將申請(qǐng)函原件交至檔案管理部門。（二）審批流程1.檔案管理部門收到調(diào)閱申請(qǐng)后，應(yīng)對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，檢查申請(qǐng)材料是否齊全、調(diào)閱目的是否合理、調(diào)閱期限是否適當(dāng)?shù)?。如申?qǐng)材料不完整或不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人補(bǔ)充或修正。2.對(duì)于內(nèi)部人員調(diào)閱檔案的申請(qǐng)，檔案管理部門審核通過后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案的性質(zhì)、重要程度以及調(diào)閱申請(qǐng)的合理性進(jìn)行審批，審批通過后即可辦理調(diào)閱手續(xù)。3.對(duì)于外部單位調(diào)閱檔案的申請(qǐng)，檔案管理部門在初步審核后，除報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批外，還需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮公司利益、業(yè)務(wù)合作關(guān)系以及法律法規(guī)要求等因素，做出最終審批決定。審批通過后，檔案管理部門方可辦理調(diào)閱手續(xù)。四、檔案調(diào)閱的辦理與歸還（一）調(diào)閱辦理1.經(jīng)審批同意調(diào)閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照申請(qǐng)要求，及時(shí)準(zhǔn)備好相關(guān)檔案，并在指定地點(diǎn)提供給調(diào)閱人員查閱。調(diào)閱人員應(yīng)在檔案管理部門工作人員的陪同下進(jìn)行查閱，不得擅自翻閱、抽取、涂改、損毀檔案。2.對(duì)于電子檔案的調(diào)閱，檔案管理部門應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定，通過安全的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)或存儲(chǔ)介質(zhì)提供給調(diào)閱人員，并確保調(diào)閱過程中的信息安全。調(diào)閱人員不得擅自復(fù)制、傳播電子檔案內(nèi)容。3.在調(diào)閱過程中，檔案管理部門工作人員應(yīng)做好現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督和服務(wù)工作，解答調(diào)閱人員的疑問，確保調(diào)閱活動(dòng)順利進(jìn)行。如發(fā)現(xiàn)調(diào)閱人員有違反檔案管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)制止并報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。（二）調(diào)閱歸還1.調(diào)閱期限屆滿后，調(diào)閱人員應(yīng)及時(shí)將所調(diào)閱的檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量、完整性及是否有損壞等情況。2.如發(fā)現(xiàn)歸還的檔案有缺失、損壞或涂改等情況時(shí)，調(diào)閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行賠償或修復(fù)。檔案管理部門應(yīng)及時(shí)記錄相關(guān)情況，并向檔案管理部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。3.對(duì)于外部單位調(diào)閱的檔案，在歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)要求調(diào)閱單位出具檔案歸還確認(rèn)函，確認(rèn)函應(yīng)加蓋調(diào)閱單位公章，并注明檔案歸還日期、數(shù)量及完整性等信息。檔案管理部門將確認(rèn)函與調(diào)閱檔案一并歸檔保存。五、檔案調(diào)閱的保密與安全措施（一）保密措施1.調(diào)閱人員應(yīng)對(duì)所調(diào)閱檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。未經(jīng)公司書面同意，不得將檔案內(nèi)容用于任何與調(diào)閱目的無關(guān)的用途。2.檔案管理部門工作人員在辦理調(diào)閱手續(xù)時(shí)，應(yīng)對(duì)調(diào)閱人員進(jìn)行保密提醒，并要求調(diào)閱人員簽署保密承諾書。保密承諾書應(yīng)明確調(diào)閱人員的保密責(zé)任和違反承諾應(yīng)承擔(dān)的法律后果。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要檔案，調(diào)閱過程中應(yīng)采取更嚴(yán)格的保密措施，如限制查閱范圍、安排專人監(jiān)督等。調(diào)閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）安全措施1.檔案管理部門應(yīng)確保調(diào)閱場(chǎng)所的安全，配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，防止檔案在調(diào)閱過程中發(fā)生安全事故。2.調(diào)閱人員在查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得隨意折疊、污損檔案。如需在檔案上進(jìn)行標(biāo)記或記錄，應(yīng)使用鉛筆或其他不損壞檔案的工具，并在使用后及時(shí)清理。3.對(duì)于珍貴、易損或具有特殊保存價(jià)值的檔案，一般不提供原件調(diào)閱，如需調(diào)閱，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如使用復(fù)制件、限制查閱時(shí)間等，確保檔案原件的安全。六、檔案調(diào)閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案調(diào)閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查調(diào)閱申請(qǐng)與審批流程是否規(guī)范、調(diào)閱檔案的歸還情況是否及時(shí)、保密與安全措施是否落實(shí)到位等。2.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案調(diào)閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一次檔案調(diào)閱活動(dòng)的相關(guān)信息，包括調(diào)閱申請(qǐng)人、調(diào)閱時(shí)間、調(diào)閱檔案名稱及數(shù)量、調(diào)閱期限、歸還時(shí)間等。定期對(duì)登記臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)和檢查，確保記錄準(zhǔn)確無誤。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案調(diào)閱工作的日常管理和監(jiān)督，定期檢查調(diào)閱檔案的保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（二）外部監(jiān)督1.接受司法機(jī)關(guān)及其他有權(quán)機(jī)關(guān)調(diào)閱檔案時(shí)，公司應(yīng)積極配合監(jiān)督檢查，如實(shí)提供檔案調(diào)閱情況。對(duì)于有權(quán)機(jī)關(guān)提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究并及時(shí)整改。2.對(duì)于與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位調(diào)閱檔案的情況，公司應(yīng)定期進(jìn)行回訪，了解外部單位對(duì)檔案調(diào)閱服務(wù)的滿意度，以及是否存在違反保密規(guī)定或其他違規(guī)行為。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向外部單位通報(bào)相關(guān)情況。七、違規(guī)處理（一）內(nèi)部人員違規(guī)處理1.內(nèi)部人員如違反檔案調(diào)閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)擅自調(diào)閱檔案、超期限未歸還檔案、泄露檔案機(jī)密信息或損壞檔案等，檔案管理部門應(yīng)視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理。2.對(duì)于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將給予紀(jì)律處分或解除勞動(dòng)合同。（二）外部單位或個(gè)人違規(guī)處理1.外部單位或個(gè)人在調(diào)閱檔案過程中，如違反檔案調(diào)閱制度和保密協(xié)議，擅自將檔案帶離公司、泄露檔案信息、損壞檔案或用于非調(diào)閱目的等，公司有權(quán)終止調(diào)閱合作關(guān)系，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。