PAGE承裝修試檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司承裝修試檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有承裝修試項目檔案的管理，包括項目規(guī)劃、施工、驗收等全過程產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對承裝修試檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映承裝修試項目的實際情況，數(shù)據(jù)準確、手續(xù)完備。3.分類科學原則按照檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于管理和查找。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善承裝修試檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司承裝修試檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案進行分類、編號、整理、存儲和保管。3.負責檔案的查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)工作，按照規(guī)定提供檔案利用。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的準確性和完整性。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好承裝修試項目檔案的收集、整理和歸檔工作。6.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)^期、無用的檔案進行處理。（二）項目部門職責1.負責本部門承裝修試項目檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.在項目實施過程中，及時將產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識和技能。2.認真履行檔案管理職責，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，保守檔案機密，確保檔案安全。4.定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.項目前期文件包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目設(shè)計文件等。2.施工過程文件包括施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、質(zhì)量檢驗報告、安全檢查記錄等。3.設(shè)備材料文件包括設(shè)備采購合同、設(shè)備清單、設(shè)備說明書、材料檢驗報告、合格證等。4.竣工驗收文件包括竣工驗收報告、竣工圖紙、工程決算書、質(zhì)量保修書等。5.其他文件包括與承裝修試項目相關(guān)的會議紀要、往來函件、榮譽證書等。（二）檔案編號檔案編號采用“年份+項目類別+順序號”的方式，例如：2023CZ001，其中“2023”表示年份，“CZ”表示承裝修試項目類別，“001”表示順序號。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案資料及時、準確、完整地收集。2.檔案收集應(yīng)涵蓋項目全過程，包括項目前期準備、施工過程、竣工驗收等各個階段產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。3.對于外來文件，如上級部門文件、相關(guān)單位函件等，應(yīng)及時收集并進行登記。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制目錄，注明文件名稱、日期、編號、來源等信息，便于查找和利用。3.對于紙張破損、字跡模糊的檔案，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保電子檔案的完整性和可查閱性。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門進行歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)對歸檔的檔案進行審核，確保檔案資料符合歸檔要求。3.歸檔的檔案應(yīng)編制檔案目錄清單，并一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交移交部門備查。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別、編號順序存放，便于查找和管理。3.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進行。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出庫房。4.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞等。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，確保檔案安全。3.查閱、借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定，不得在無關(guān)場所談?wù)摍n案內(nèi)容。4.未經(jīng)公司批準，任何人不得擅自將檔案帶出公司或向外部單位、個人提供檔案信息。（二）安全措施1.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，定期進行檢查和維護，確保設(shè)施完好有效。2.檔案管理人員應(yīng)掌握基本的消防知識和技能，熟悉檔案庫房的消防設(shè)備位置和使用方法。3.加強對檔案庫房的安全管理，嚴禁無關(guān)人員進入庫房，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火等。4.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對因自然災(zāi)害、突發(fā)事件等原因可能影響檔案安全的情況，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施確保檔案安全。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則。2.根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用情況，對檔案進行科學鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定程序1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。2.鑒定小組對檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、保存價值等因素，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息，經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字確認后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀規(guī)定1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定程序?qū)M銷毀的檔案進行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確