PAGE品牌建設檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司品牌建設檔案的管理，確保品牌建設檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮品牌建設檔案在公司品牌發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司品牌建設過程中形成的各類檔案，包括品牌策劃、品牌傳播、品牌維護、品牌評估等方面的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司品牌建設檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內容必須真實反映公司品牌建設的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則全面收集、整理品牌建設過程中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則對于涉及公司商業(yè)秘密和品牌核心信息的檔案，嚴格保密，防止信息泄露。二、品牌建設檔案的分類與編號（一）分類1.品牌策劃檔案包括品牌定位、品牌形象設計、品牌理念等方面的文件。2.品牌傳播檔案涵蓋廣告宣傳、公關活動、媒體報道等相關資料。3.品牌維護檔案如客戶投訴處理、品牌危機管理等記錄。4.品牌評估檔案包含品牌知名度、美譽度、忠誠度等評估報告。5.其他品牌建設檔案如品牌建設會議紀要、品牌合作協(xié)議等。（二）編號品牌建設檔案采用分類編號法，按照檔案類別進行編號。編號格式為：[類別代碼][年份][流水號]。例如：PP2023001，表示品牌策劃類檔案，2023年形成的第1份檔案。三、品牌建設檔案的收集與整理（一）收集1.各部門在品牌建設工作中形成的檔案，應及時收集整理，并移交檔案管理部門。2.對于重要的品牌建設活動，檔案管理部門應提前介入，指導相關部門做好檔案收集工作。3.鼓勵員工主動向檔案管理部門提交與品牌建設相關的有價值的資料。（二）整理1.檔案管理部門收到檔案后，應按照分類標準進行整理，確保檔案的有序存放。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，注明檔案的名稱、編號、日期、來源等信息。3.對檔案進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固。四、品牌建設檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的品牌建設檔案應及時歸檔，存入專門的檔案庫房。2.歸檔時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（二）保管1.檔案管理部門應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備等，確保檔案的安全保管。2.定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現問題及時處理。3.對電子檔案應進行備份，存儲在安全的介質上，并定期進行維護。五、品牌建設檔案的查閱與利用（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱品牌建設檔案，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理部門應安排專人負責，提供必要的查閱條件，并對查閱情況進行記錄。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞。（二）利用1.公司內部人員因工作需要利用品牌建設檔案，應填寫檔案利用申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，按照規(guī)定的方式進行利用。2.利用檔案時，應確保檔案的安全，不得擅自復制、傳播檔案內容。3.對于涉及公司商業(yè)秘密和品牌核心信息的檔案，利用時應嚴格遵守保密規(guī)定。六、品牌建設檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對品牌建設檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值。2.鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關部門人員參加，組成鑒定小組進行鑒定。3.鑒定小組應根據檔案的內容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的保存價值，提出鑒定意見。（二）銷毀1.根據鑒定意見，對失去保存價值的檔案進行銷毀。2.銷毀檔案時應填寫檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、編號、日期、數量等信息，經檔案管理部門負責人和公司分管領導批準后，由專人負責銷毀。3.銷毀檔案時，應采用適當的方式進行，確保檔案信息無法恢復。七、品牌建設檔案的信息化管理（一）建立電子檔案庫將品牌建設檔案進行數字化處理，建立電子檔案庫，實現檔案的信息化管理。（二）檔案信息錄入對電子檔案進行分類、編號、編目等處理，錄入檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的準確、完整。（三）系統(tǒng)功能應用利用檔案管理系統(tǒng)實現檔案的檢索、查閱、利用、統(tǒng)計等功能，提高檔案管理工作效率。八、品牌建設檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對品牌建設檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度要求。2.檔案管理部門應定期對自身工作進行自查，發(fā)現問題及時整改。（二）考核1.將品牌建設檔案管理工作納入公司績效考核體系，對檔案管理部門和相關部門進行考核。2.考核內容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等方面的工作質量和效率。