PAGE施工人員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司施工人員檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保施工人員檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司施工管理、人力資源管理等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有參與施工項(xiàng)目的人員檔案管理，包括正式員工、臨時(shí)工、勞務(wù)分包人員等。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映施工人員的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集施工人員各類相關(guān)資料，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)施工人員檔案信息安全，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)施工人員的工作變動(dòng)、業(yè)績變化等及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.身份證明：身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件等。2.學(xué)歷證明：學(xué)歷證書復(fù)印件、學(xué)位證書復(fù)印件等。3.職業(yè)資格證書：與施工相關(guān)的職業(yè)資格證書復(fù)印件，如建造師證書、造價(jià)師證書、安全員證書等。4.入職信息：入職申請表、勞動(dòng)合同、入職體檢報(bào)告等。（二）工作經(jīng)歷1.以往工作單位證明：離職證明、工作經(jīng)歷證明等。2.施工項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)：參與過的施工項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目起止時(shí)間、擔(dān)任職務(wù)、項(xiàng)目業(yè)績等詳細(xì)信息。（三）培訓(xùn)記錄1.公司內(nèi)部培訓(xùn)：培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)考核成績等。2.外部培訓(xùn)：培訓(xùn)證書、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)名稱、培訓(xùn)內(nèi)容等。（四）考核評價(jià)1.月度考核：月度工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量評價(jià)、工作態(tài)度評價(jià)等考核記錄。2.年度考核：年度綜合考核結(jié)果、評優(yōu)評先情況等。（五）獎(jiǎng)懲情況1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄：公司頒發(fā)的各類獎(jiǎng)勵(lì)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件等，如優(yōu)秀員工獎(jiǎng)、項(xiàng)目突出貢獻(xiàn)獎(jiǎng)等。2.處罰記錄：違規(guī)違紀(jì)處罰決定、處罰原因等。（六）健康狀況1.定期體檢報(bào)告：每年定期進(jìn)行的身體健康檢查報(bào)告。2.職業(yè)病檢查報(bào)告：從事特定施工崗位人員的職業(yè)病檢查報(bào)告。（七）其他資料1.個(gè)人榮譽(yù)證書：獲得的其他社會(huì)榮譽(yù)證書復(fù)印件。2.個(gè)人技術(shù)成果：發(fā)表的專業(yè)技術(shù)論文、取得的技術(shù)專利等相關(guān)資料。三、檔案收集（一）新員工檔案收集1.新員工入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)發(fā)放《員工檔案資料清單》，明確所需提交的檔案資料內(nèi)容。2.新員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將個(gè)人基本信息、學(xué)歷證明、職業(yè)資格證書等資料提交至人力資源部門。3.人力資源部門對新員工提交的資料進(jìn)行初步審核，確保資料齊全、真實(shí)有效。審核通過后，將資料整理歸檔。（二）在職員工檔案補(bǔ)充1.人力資源部門定期梳理員工檔案，對于缺失或需要更新的資料，及時(shí)通知員工補(bǔ)充。2.員工在工作過程中取得新的學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書、培訓(xùn)證書、獎(jiǎng)勵(lì)證書等，應(yīng)在獲得證書后一個(gè)月內(nèi)提交至人力資源部門，更新個(gè)人檔案。3.員工工作經(jīng)歷發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提供離職證明、新工作單位證明等相關(guān)資料，確保檔案中的工作經(jīng)歷信息準(zhǔn)確。（三）離職員工檔案整理1.員工離職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)對其檔案進(jìn)行整理。2.核對檔案中的各項(xiàng)資料是否齊全，如有缺失，要求員工補(bǔ)齊或說明原因。3.將離職員工檔案單獨(dú)整理存放，標(biāo)注“離職員工檔案”字樣，以備后續(xù)查閱。四、檔案整理（一）分類原則施工人員檔案按照個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷及業(yè)績、培訓(xùn)記錄、考核評價(jià)、獎(jiǎng)懲情況、健康狀況、其他資料等類別進(jìn)行分類整理。（二）編號規(guī)則為便于檔案管理和查詢，為每份檔案編制唯一的編號。編號采用“年份+部門代碼+員工序號”的格式，例如：202301001，其中“2023”表示年份，“01”表示部門代碼，“001”表示員工序號。（三）裝訂要求1.各類檔案資料應(yīng)按照類別順序排列，采用A4紙張規(guī)格。2.對于紙張較大或較多的資料，如施工項(xiàng)目業(yè)績報(bào)告、培訓(xùn)證書等，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪，使其與A4紙張大小相符，并整齊裝訂。3.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有散頁、掉頁現(xiàn)象。裝訂線應(yīng)在左側(cè)，采用三孔一線裝訂法。（四）目錄編制1.為每份檔案編制詳細(xì)的目錄，注明檔案資料的類別、名稱、頁碼等信息。2.目錄應(yīng)置于檔案首頁，便于查閱。五、檔案保管（一）保管部門公司人力資源部門負(fù)責(zé)施工人員檔案的集中保管。（二）保管環(huán)境1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，保持適宜的溫度和濕度。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找。（三）保管期限1.施工人員檔案的保管期限為自員工離職或退休后[X]年。2.對于重要崗位人員或有特殊貢獻(xiàn)的人員，檔案保管期限可適當(dāng)延長。（四）檔案清查1.人力資源部門每年定期對施工人員檔案進(jìn)行清查，核對檔案數(shù)量、編號、內(nèi)容等是否準(zhǔn)確無誤。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。六、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱施工人員檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至人力資源部門。2.人力資源部門對查閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.涉及公司機(jī)密或個(gè)人隱私的檔案資料，未經(jīng)授權(quán)不得查閱。確因工作需要查閱的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱施工人員檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至人力資源部門。2.人力資源部門對借閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，辦理借閱手續(xù)，收取借閱押金（根據(jù)檔案重要程度和借閱期限確定）。借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，逾期未還的，扣除借閱押金。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）復(fù)印權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)印施工人員檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，注明復(fù)印內(nèi)容、復(fù)印用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至人力資源部門。2.人力資源部門對復(fù)印申請進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)復(fù)印，并做好復(fù)印記錄。復(fù)印記錄應(yīng)包括復(fù)印時(shí)間、復(fù)印人、復(fù)印內(nèi)容等信息。3.復(fù)印的檔案資料應(yīng)加蓋人力資源部門公章，注明“復(fù)印件與原件一致”字樣，方可有效。七、檔案保密（一）保密措施1.人力資源部門應(yīng)與接觸施工人員檔案的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱、復(fù)印等管理制度，不得擅自泄露檔案信息。3.檔案保管場所應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案柜應(yīng)配備鎖具，確保檔案安全。（二）違規(guī)處理1.對于違反檔案保密制度，擅自泄露檔案信息的人員，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處罰。2.因泄露檔案信息給公司或施工人員造成損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。八、檔案信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.根據(jù)公司實(shí)際情況，建立施工人員檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能。2.信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其工作需要設(shè)置相應(yīng)的查閱、修改權(quán)限。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.人力資源部門安排專人負(fù)責(zé)施工人員檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)更新施工人員的基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評價(jià)等內(nèi)容。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.做好檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份工作，定期將數(shù)據(jù)備份至外部存儲(chǔ)設(shè)備，并異地存放。