PAGE會議室檔案管理制度總則目的為加強公司會議室檔案的管理，確保會議室檔案的完整性、準確性和安全性，提高會議室的使用效率和管理水平，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會議室檔案的管理，包括會議室的基本信息、使用記錄、維護記錄等。管理原則1.集中管理原則：會議室檔案由公司指定的部門或?qū)Ｈ诉M行集中管理，確保檔案的統(tǒng)一存放和使用。2.分類管理原則：根據(jù)會議室檔案的性質(zhì)和用途，進行分類管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，確保會議室檔案的安全和保密。檔案內(nèi)容會議室基本信息檔案1.會議室名稱：記錄會議室的具體名稱，如“第一會議室”、“第二會議室”等。2.會議室位置：詳細記錄會議室所在的樓層、房間號等信息。3.會議室面積：準確記錄會議室的使用面積。4.會議室布局：包括會議室的桌椅擺放、設(shè)備配置等布局情況的描述或圖紙。5.會議室功能：如是否具備視頻會議功能、投影功能等特殊功能的說明。會議室使用記錄檔案1.使用日期：記錄每次會議室使用的具體日期。2.使用時間：明確會議室開始使用和結(jié)束使用的具體時間。3.使用部門：注明使用會議室的部門名稱。4.會議主題：記錄會議的主要主題內(nèi)容。5.參會人員：列出參加會議的人員名單。6.使用目的：簡要說明使用會議室的目的，如會議、培訓、研討等。會議室維護記錄檔案1.維護日期：記錄每次對會議室進行維護的日期。2.維護內(nèi)容：詳細描述維護工作的具體內(nèi)容，如設(shè)備檢查、清潔衛(wèi)生等。3.維護人員：注明進行維護工作的人員姓名。4.維護結(jié)果：記錄維護工作完成后的效果，是否存在問題等。5.維修記錄：如會議室設(shè)備出現(xiàn)故障進行維修的情況，包括故障描述、維修時間、維修人員、更換部件等信息。檔案管理職責檔案管理部門職責1.負責制定和完善會議室檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.負責會議室檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。3.定期對會議室檔案進行統(tǒng)計和分析，為公司的決策提供參考依據(jù)。4.負責會議室檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄露。使用部門職責1.負責及時向檔案管理部門提交會議室使用記錄等相關(guān)資料。2.配合檔案管理部門做好會議室檔案的管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴格遵守會議室檔案管理制度，不得擅自修改、刪除或銷毀檔案。檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，嚴格按照制度要求做好檔案的各項管理工作。2.定期對會議室檔案進行整理和清查，確保檔案的完整和準確。3.負責檔案的借閱登記和歸還工作，保證檔案的安全使用。4.保守檔案機密，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。檔案收集與整理收集要求1.各使用部門應(yīng)在每次會議室使用結(jié)束后，及時將相關(guān)使用記錄等資料提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)定期收集會議室維護記錄等相關(guān)資料，確保檔案的及時更新。整理方法1.按照檔案內(nèi)容的分類，對收集到的會議室檔案進行分類整理。2.對每份檔案進行編號，以便于管理和查找。3.建立檔案目錄，詳細記錄檔案類別、編號、名稱、日期等信息。檔案歸檔與保管歸檔要求1.整理好的會議室檔案應(yīng)及時歸檔，確保檔案的有序存放。2.歸檔的檔案應(yīng)保持完整，不得缺頁、損壞或涂改。保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列。電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或其他安全的存儲設(shè)備上，并定期進行備份。2.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檔案查閱與借閱查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會議室檔案的，應(yīng)填寫《會議室檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、查閱檔案名稱和編號、查閱目的等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得將檔案帶出檔案管理部門。查閱過程中應(yīng)愛護檔案，不得涂改、損壞或丟失檔案。借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱會議室檔案的，應(yīng)填寫《會議室檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱和編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。借閱期滿后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)對借閱的檔案進行跟蹤管理，確保檔案按時歸還。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，借閱人員應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。檔案保密與安全保密措施1.嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，對會議室檔案中的敏感信息進行保密。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。3.限制檔案的查閱和借閱范圍，未經(jīng)授權(quán)不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。安全保障1.加強檔案保管場所的安全防范措施，安裝必要的安全設(shè)備，如監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等。2.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時處理。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件時，應(yīng)及時采取措施保護檔案安全。檔案銷毀銷毀條件1.會議室檔案超過規(guī)定的保管期限，且確無保存價值的，可以進行銷毀。2.檔案因損壞、丟失等原因無法繼續(xù)使用的，可以進行銷毀。銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對擬銷毀的會議室檔案進行清理和鑒定，提出銷毀意見。2.銷毀意見經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的徹底銷毀。4.銷毀完成后，應(yīng)填寫《會議室檔案銷毀登記表