PAGE城建檔案印章管理制度一、總則（一）目的為加強公司城建檔案印章的管理，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及城建檔案管理工作中使用的各類印章，包括但不限于檔案專用章、資料審核章等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則印章的使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，不得利用印章從事違法違規(guī)活動。2.專人專管原則明確專人負責印章的保管和使用，確保印章管理責任落實到人。3.審批登記原則印章使用前必須經(jīng)過嚴格的審批流程，并進行詳細的登記記錄，留存相關憑證。4.安全保密原則加強印章的安全保管措施，防止印章被盜用、冒用或丟失，確保印章信息的安全保密。二、印章的種類及用途（一）檔案專用章1.用于在城建檔案材料上加蓋確認章，證明檔案材料的真實性、完整性和有效性。2.作為檔案借閱、查閱等手續(xù)辦理過程中的必要簽章。（二）資料審核章1.對提交的城建檔案相關資料進行審核后，加蓋此章表示審核通過。2.用于證明資料符合公司規(guī)定的審核標準和要求。三、印章的刻制與啟用（一）刻制1.因工作需要刻制城建檔案印章時，由相關部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.將《印章刻制申請表》提交至公司行政管理部門，行政管理部門審核后報公司領導審批。3.經(jīng)公司領導批準后，行政管理部門統(tǒng)一安排具有資質的印章制作單位進行刻制。（二）啟用1.印章刻制完成后，行政管理部門負責組織印章的交接工作。2.交接時，需填寫《印章交接登記表》，明確印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、啟用日期等信息，并由交接雙方簽字確認。3.新印章啟用前，應在公司內部進行公示，告知全體員工印章的啟用情況及使用規(guī)定。四、印章的保管（一）保管人員1.設立專門的印章保管崗位，指定專人負責城建檔案印章的保管工作。2.印章保管人員應具備高度的責任心和保密意識，經(jīng)過嚴格的背景審查和培訓后上崗。（二）保管方式1.印章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管箱內，確保印章存放環(huán)境安全、干燥、通風。2.保險柜或保管箱應配備必要的防盜、防火、防潮等設施，并設置專人負責管理。（三）保管要求1.印章保管人員應妥善保管印章，不得擅自將印章轉借他人使用或帶出辦公區(qū)域。2.非工作時間，印章必須存放在保險柜或保管箱內，如有特殊情況需要使用印章，必須經(jīng)過公司領導批準，并采取相應的安全措施。3.印章保管人員應定期對印章進行檢查，確保印章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應及時報告公司領導，并采取相應的補救措施。五、印章的使用（一）使用流程1.用印申請使用城建檔案印章時，需填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并由申請部門負責人簽字確認。2.審批環(huán)節(jié)《印章使用申請表》經(jīng)申請部門負責人簽字后，提交至城建檔案管理部門進行審核。城建檔案管理部門審核通過后，報公司分管領導審批。如涉及重大事項或重要文件的用印，需經(jīng)公司主要領導審批。3.用印操作印章保管人員在收到經(jīng)審批的《印章使用申請表》后，應認真核對用印內容是否與申請表一致。在指定位置加蓋印章，并確保印章清晰、端正、完整。用印完成后，印章保管人員應在《印章使用登記表》上進行登記，記錄用印時間、用印事項、用印人等信息。（二）使用范圍1.城建檔案印章只能用于與公司城建檔案管理工作相關的文件、資料、報表等的蓋章確認，不得用于其他無關事項。2.嚴禁在空白紙張、空白表格、空白合同等文件上加蓋城建檔案印章。（三）使用限制1.未經(jīng)公司領導批準，任何部門和個人不得擅自使用城建檔案印章。2.印章使用必須嚴格按照規(guī)定的審批流程進行，不得越級審批或簡化審批手續(xù)。3.如因特殊情況需要緊急用印，無法按照正常審批流程進行時，應及時向公司領導報告，并在事后補齊相關審批手續(xù)。六、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司機構調整、業(yè)務變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用城建檔案印章時，由相關部門填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.《印章停用申請表》提交至公司行政管理部門，行政管理部門審核后報公司領導審批。3.經(jīng)公司領導批準后，行政管理部門負責通知相關部門和人員印章已停用，并收回印章。（二）銷毀1.對于停用的城建檔案印章，由行政管理部門統(tǒng)一組織銷毀。2.銷毀前，應填寫《印章銷毀登記表》，詳細記錄印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀日期等信息，并由銷毀人員簽字確認。3.印章銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保印章無法恢復使用。銷毀過程中，應安排專人進行監(jiān)督，防止印章丟失或被不當處理。4.銷毀完成后，《印章銷毀登記表》應作為檔案資料進行妥善保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司內部設立印章管理監(jiān)督小組，負責對城建檔案印章的管理和使用情況進行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組由公司行政管理部門、審計部門、紀檢部門等相關人員組成，對印章管理和使用過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和糾正。（二）檢查內容1.印章保管情況，包括保管人員是否符合要求、保管設施是否安全可靠等。2.印章使用流程執(zhí)行情況，包括用印申請、審批、登記等環(huán)節(jié)是否規(guī)范。3.印章使用范圍是否符合規(guī)定，有無超范圍使用印章的情況。4.印章停用與銷毀情況，是否按照規(guī)定進行操作。（三）違規(guī)處理1.對于發(fā)現(xiàn)的印章管理和使用過程中的違規(guī)行為，監(jiān)督小組應及時進行調查核實，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應的處理。2.對于違規(guī)使用印章造成公司損失的，應追究相關責任人的責任，并要求其承擔相應的經(jīng)濟賠償責任。3.對于違反法律法規(guī)的行為，將依法移送司法機關