PAGE公證檔案交接管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公證檔案管理，規(guī)范公證檔案交接流程，確保公證檔案的完整、安全與有效利用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及公證行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公證機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門之間以及與外部相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行公證檔案交接的活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：交接的公證檔案應(yīng)真實(shí)反映公證業(yè)務(wù)辦理過(guò)程和結(jié)果。2.完整性原則：確保檔案資料齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：對(duì)涉及當(dāng)事人隱私等敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。4.規(guī)范性原則：交接過(guò)程遵循規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案交接有序進(jìn)行。二、檔案交接主體與職責(zé)（一）內(nèi)部交接主體及職責(zé)1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)承辦公證業(yè)務(wù)，在業(yè)務(wù)辦理完畢后，按照檔案管理要求整理相關(guān)資料，及時(shí)向檔案管理部門移交。對(duì)移交檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，并配合檔案管理部門進(jìn)行檔案交接工作。2.檔案管理部門接收業(yè)務(wù)部門移交的公證檔案，進(jìn)行審核、整理、歸檔和保管。制定檔案管理制度和流程，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門做好檔案前期整理工作。負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱等服務(wù)，并對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。（二）外部交接主體及職責(zé)1.司法行政機(jī)關(guān)依法對(duì)公證機(jī)構(gòu)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，接收公證機(jī)構(gòu)按要求報(bào)送的相關(guān)檔案資料。指導(dǎo)公證機(jī)構(gòu)完善檔案管理制度，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。2.其他相關(guān)機(jī)構(gòu)（如法院、檢察院等）根據(jù)工作需要，在履行法定程序后，與公證機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案交接，獲取與案件相關(guān)的公證檔案信息。對(duì)接收的公證檔案妥善保管和使用，不得擅自泄露或用于非法定用途。三、檔案交接流程（一）業(yè)務(wù)部門整理與準(zhǔn)備1.公證業(yè)務(wù)辦結(jié)后，承辦人員應(yīng)及時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的各類文件材料進(jìn)行收集、整理。包括公證申請(qǐng)表、當(dāng)事人身份證明、證明材料、談話筆錄、公證書(shū)原本及副本等。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)上述材料進(jìn)行分類、編號(hào)，確保每份材料標(biāo)識(shí)清晰、順序合理。3.編制檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、所屬業(yè)務(wù)類別、形成時(shí)間等信息，并由承辦人員簽字確認(rèn)。（二）內(nèi)部交接1.業(yè)務(wù)部門在完成檔案整理和清單編制后，向檔案管理部門提出檔案移交申請(qǐng)。申請(qǐng)應(yīng)注明移交檔案的基本情況和預(yù)計(jì)移交時(shí)間。2.檔案管理部門收到申請(qǐng)后，安排專人與業(yè)務(wù)部門對(duì)接，進(jìn)行檔案交接。交接雙方依據(jù)移交清單，對(duì)檔案逐一核對(duì)。核對(duì)內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、材料順序等。3.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題，如資料缺失、編號(hào)錯(cuò)誤等，交接雙方應(yīng)及時(shí)溝通，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)補(bǔ)充或更正。待問(wèn)題解決后，重新進(jìn)行核對(duì)。4.核對(duì)無(wú)誤后，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)。檔案管理部門接收檔案后，將其納入檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理。（三）外部交接1.當(dāng)司法行政機(jī)關(guān)或其他相關(guān)機(jī)構(gòu)要求接收公證檔案時(shí)，由檔案管理部門根據(jù)要求準(zhǔn)備相關(guān)檔案資料。準(zhǔn)備過(guò)程中，嚴(yán)格審查檔案的保密性和合法性，確保提供的檔案符合規(guī)定。2.與接收方共同辦理檔案交接手續(xù)。交接時(shí)，填寫(xiě)專門的檔案交接登記表，注明檔案名稱、數(shù)量、交接時(shí)間、交接雙方人員等信息。3.交接雙方在登記表上簽字蓋章，對(duì)檔案的交接情況進(jìn)行確認(rèn)。同時(shí)，明確檔案的使用范圍、期限等要求，確保檔案在外部流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全和規(guī)范使用。四、檔案交接要求（一）文件材料要求1.檔案中的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字、蓋章等手續(xù)齊全。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保格式規(guī)范、存儲(chǔ)介質(zhì)可靠，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的文件材料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行整理和交接，采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）交接時(shí)間要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在公證業(yè)務(wù)辦結(jié)后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案整理和移交工作。一般情況下，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)移交至檔案管理部門。2.對(duì)于緊急或特殊情況需要提前或延遲交接的，應(yīng)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好記錄。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況合理安排接收工作。（三）交接人員要求1.交接雙方應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案交接工作。交接人員應(yīng)熟悉公證業(yè)務(wù)流程和檔案管理規(guī)定，具備一定的責(zé)任心和業(yè)務(wù)能力。2.交接過(guò)程中，交接人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格按照程序進(jìn)行操作，確保檔案交接準(zhǔn)確無(wú)誤。如有疑問(wèn)或爭(zhēng)議，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，協(xié)商解決。五、檔案交接監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對(duì)業(yè)務(wù)部門移交檔案的質(zhì)量進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案整理是否規(guī)范、資料是否齊全等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)部門，并要求其限期整改。2.設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表等組成。監(jiān)督小組定期對(duì)檔案交接工作進(jìn)行抽查，對(duì)交接過(guò)程中的合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督，確保交接工作嚴(yán)格按照制度執(zhí)行。（二）外部監(jiān)督1.接受司法行政機(jī)關(guān)的監(jiān)督檢查，按照要求報(bào)送檔案管理工作情況報(bào)告，配合司法行政機(jī)關(guān)對(duì)檔案交接等環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)地檢查。2.對(duì)于其他相關(guān)機(jī)構(gòu)接收檔案后的使用情況進(jìn)行跟蹤了解，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用檔案的情況，及時(shí)與接收方溝通，要求其糾正，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。六、檔案交接后的管理（一）檔案整理與歸檔1.檔案管理部門接收檔案后，按照既定的檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和歸檔。將檔案放入專門的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，確保存放有序，便于查找和利用。2.建立檔案索引目錄，詳細(xì)記錄每份檔案的基本信息和存放位置，方便快速檢索檔案。索引目錄應(yīng)定期更新，確保與檔案實(shí)際情況相符。（二）檔案保管1.提供安全、適宜的檔案保管環(huán)境，配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的實(shí)體安全。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，查看檔案是否有損壞、變質(zhì)等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保其正常運(yùn)行。（三）檔案利用1.建立檔案查閱、借閱制度，明確查閱、借閱的范圍、程序和審批權(quán)限。內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部機(jī)構(gòu)查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱或借閱。查閱、借閱過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行登記，記錄查閱、借閱時(shí)間、人員、內(nèi)容等信息。3.嚴(yán)格限制檔案的復(fù)制和摘抄，確需復(fù)制或摘抄的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明用途。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后，加蓋檔案管理部門印章。七、檔案交接中的責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.在檔案交接過(guò)程中，如因業(yè)務(wù)部門原因?qū)е聶n案資料缺失、整理不規(guī)范等問(wèn)題，由業(yè)務(wù)部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.檔案管理部門在接收檔案時(shí)未認(rèn)真審核，或在保管、利用過(guò)程中違反規(guī)定造成檔案損壞、丟失、泄露等后果的，由檔案管理部門承擔(dān)責(zé)任。3.對(duì)于外部交接過(guò)程中，因交接雙方未履行職責(zé)導(dǎo)致檔案交接出現(xiàn)問(wèn)題的，根據(jù)具體情況明確責(zé)任方，并追究相應(yīng)責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于責(zé)任較輕的情況，給予責(zé)任人批評(píng)教育、責(zé)令改正等處理。2.因工作失誤導(dǎo)致檔案重要信息丟失、泄露，給當(dāng)事人或公證機(jī)構(gòu)造成較大損失的，視