PAGE檔案公司內(nèi)部管理制度[公司名稱]檔案管理制度總則目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保公司檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，各類檔案由公司檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門和員工查閱利用，提高工作效率。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。檔案管理職責(zé)檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。6.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。7.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等工作，并定期移交公司檔案管理部門。2.指導(dǎo)本部門員工正確形成和積累檔案，確保檔案材料的真實(shí)、完整。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門需要?dú)w檔的文件材料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。員工檔案管理責(zé)任1.員工應(yīng)妥善保管自己在工作中形成的各類文件材料，按照公司檔案管理要求及時(shí)歸檔。2.員工在離職時(shí)，應(yīng)將個(gè)人保管的屬于公司的檔案材料全部移交公司檔案管理部門或相關(guān)部門。檔案的收集與歸檔收集范圍1.公司設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)文件。2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議記錄、決議、紀(jì)要等文件。3.公司各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等文件。4.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。5.公司各類合同、協(xié)議、意向書等文件。6.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件。7.公司項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)等文件。8.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、生產(chǎn)工藝文件、銷售合同等。9.公司人力資源管理文件，如員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利等相關(guān)文件。10.公司行政管理文件，如公文、函件、通知、會(huì)議文件等。11.公司對(duì)外宣傳、公關(guān)活動(dòng)中形成的文件，如宣傳資料、新聞稿件、活動(dòng)照片等。12.公司與上級(jí)主管部門、政府部門、合作伙伴等往來文件。13.其他與公司經(jīng)營管理活動(dòng)有關(guān)的文件材料。歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行分類整理，同一類文件應(yīng)集中排列。3.歸檔文件應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，破損或褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。4.歸檔文件應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，注明文件的名稱、日期、編號(hào)、來源等信息，以便于查找和利用。歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理歸檔，并移交公司檔案管理部門。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)整理歸檔。3.員工離職時(shí)，應(yīng)在辦理離職手續(xù)前將個(gè)人保管的檔案材料全部移交公司檔案管理部門。檔案的整理與分類整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。分類方法公司檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法，即先按年度分類，再在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)分類，最后按保管期限分類。1.年度分類：按照文件形成的年度進(jìn)行劃分，如2020年、2021年等。2.機(jī)構(gòu)分類：按照公司內(nèi)部的部門或機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，如行政部、財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)部等。3.保管期限分類：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種保管期限。整理步驟1.裝訂：將歸檔文件按順序排列，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式裝訂成冊(cè)。2.編頁號(hào)：在每一頁文件的右上角或左上角編寫頁號(hào)，以便于統(tǒng)計(jì)和查找。3.編目：編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。4.裝盒：將編目后的文件裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、盒號(hào)等信息。檔案的保管與保護(hù)保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。檔案保管方式1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同年度、機(jī)構(gòu)、保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，便于管理和查找。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)受潮的檔案進(jìn)行干燥處理等。2.做好檔案庫房的安全防范工作，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止檔案被盜、被篡改。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全教育，提高其安全意識(shí)，確保檔案的安全。4.按照國家有關(guān)規(guī)定，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。檔案的利用與借閱利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循方便快捷、確保安全的原則，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。2.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。利用方式1.查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，可到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對(duì)于需要復(fù)制的檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名等信息。利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案利用過程中，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.借閱的檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如發(fā)生丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以維護(hù)公司利益為出發(fā)點(diǎn)的原則。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度，結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行。鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定。鑒定內(nèi)容1.審查檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，是否反映公司的歷史面貌和工作實(shí)際。2.分析檔案的保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。3.檢查檔案的載體是否完好，是否存在字跡褪色、紙張破損等情況。銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案的名稱、文號(hào)、責(zé)任者、日期、保管期限、銷毀原因等信息。3.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存。檔案的統(tǒng)計(jì)與移交統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)做到內(nèi)容準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)真實(shí)、報(bào)送及時(shí)，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。移交工作1.公司檔案管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向同級(jí)檔案行政管理部門和上級(jí)主管部門移交檔案。2