PAGE昆明工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強昆明工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設、運營管理、維護改造及相關決策提供可靠依據，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于昆明市行政區(qū)域內所有工程項目的檔案管理，包括新建、改建、擴建、拆除等各類工程，涵蓋市政基礎設施工程、房屋建筑工程、交通工程、水利工程、電力工程、通信工程等不同行業(yè)領域的工程項目。（三）基本原則1.真實性原則：工程檔案應如實反映工程建設全過程的實際情況，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理工程建設各階段形成的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：按照工程建設的內在規(guī)律和檔案形成的特點，對檔案進行科學分類、系統(tǒng)整理，便于查找和利用。4.規(guī)范性原則：嚴格遵循國家和地方有關檔案管理的法律法規(guī)、標準規(guī)范，確保檔案管理工作規(guī)范有序。5.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的工程檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。（四）管理職責1.建設單位職責負責組織、協調和監(jiān)督本單位及參建單位的工程檔案管理工作，將工程檔案管理納入工程建設管理程序，與工程建設同步進行。建立健全工程檔案管理體系，配備必要的檔案管理人員，提供檔案管理所需的設施和經費保障。對工程檔案的形成、積累、整理和歸檔工作進行全過程指導和檢查，確保檔案質量符合要求。負責組織工程檔案的驗收工作，向有關部門報送工程檔案，并按規(guī)定做好檔案的移交和保管工作。2.勘察、設計、施工、監(jiān)理等參建單位職責按照合同要求和本制度規(guī)定，負責各自承擔工作范圍內工程文件資料（包括電子文件）的形成、積累、整理和歸檔工作，并對檔案的真實性、完整性和準確性負責。配備專（兼）職檔案管理人員，接受建設單位的統(tǒng)一管理和指導，及時向建設單位移交工程檔案。在工程竣工驗收前，將本單位形成的工程檔案整理、匯總后向建設單位移交，協助建設單位做好工程檔案的驗收工作。3.檔案管理部門職責負責制定和完善工程檔案管理制度，監(jiān)督檢查制度的執(zhí)行情況。對工程檔案管理工作進行業(yè)務指導，組織檔案管理人員培訓，提高檔案管理水平。接收、保管和利用工程檔案，依法向社會提供檔案查閱服務，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行保密管理。參與工程檔案的驗收工作，對驗收中發(fā)現的問題提出整改意見，并跟蹤落實。二、工程文件材料的形成與積累（一）工程準備階段文件1.項目立項文件，包括項目建議書、可行性研究報告、項目立項批復等。2.建設用地文件，如土地出讓合同、建設用地規(guī)劃許可證、土地使用證等。3.勘察、設計文件，包括勘察報告、初步設計、施工圖設計等。4.招投標文件，涵蓋招標公告、投標文件、評標報告、中標通知書等。5.工程合同文件，如建設工程施工合同、監(jiān)理合同、材料設備采購合同等。6.開工審批文件，如建設工程施工許可證、工程質量監(jiān)督手續(xù)等。（二）工程施工階段文件1.施工管理文件，包括施工組織設計、施工方案、技術交底、工程變更通知等。2.施工技術文件，如施工圖紙會審記錄、技術核定單、工程測量記錄、隱蔽工程驗收記錄、施工試驗記錄等。3.工程質量文件，包括工程質量檢驗評定資料、質量事故處理記錄等。4.工程安全與功能檢驗資料，如建筑物沉降觀測記錄、建筑物垂直度、標高、全高測量記錄、建筑物防雷接地電阻測試記錄等。5.施工記錄文件，如工程日志、施工大事記等。6.材料、構配件、設備質量證明文件及試驗報告，包括原材料、構配件、設備的質量證明文件、檢驗報告、復試報告等。（三）工程竣工階段文件1.工程竣工驗收文件，如工程竣工驗收報告、工程竣工驗收備案表等。2.工程竣工圖，包括建筑、結構、電氣、給排水、暖通等專業(yè)竣工圖。3.工程結算文件，如工程結算書、結算審核報告等。4.工程總結文件，包括工程建設總結、工程技術總結等。（四）文件材料的積累要求1.各參建單位應明確專人負責文件材料的收集、整理和積累工作，確保文件材料的及時形成和完整保存。2.文件材料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.對工程建設過程中形成的電子文件，應按照國家有關電子檔案管理的規(guī)定進行收集、整理和歸檔，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。三、工程檔案的整理（一）分類標準工程檔案按照工程建設程序和文件材料的性質、內容進行分類，一般分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等五大類。每大類下可根據實際情況進一步細分小類，如施工文件可分為建筑工程、安裝工程等小類。（二）組卷要求1.案卷不宜過厚，一般不超過40mm。2.案卷內文件材料應按照排列順序依次編寫頁號，單面書寫的文件材料在右下角編寫頁號，雙面書寫文件材料正面在右下角編寫頁號，背面在左下角編寫頁號。3.案卷內文件材料應齊全完整，如有破損、缺頁、字跡模糊等情況，應進行修復或復制。4.不同載體的文件材料應分別組卷，如紙質文件與電子文件應分別組卷。5.卷內文件材料應按照一定的順序排列，一般為封面、目錄、文件材料、備考表、封底。（三）編目要求1.案卷封面應填寫工程名稱、項目名稱、編制單位、編制日期、保管期限、密級等內容。2.卷內目錄應包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁次、備注等欄目，序號應從1開始依次標注。3.備考表應填寫卷內文件材料的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，并由立卷人、審核人簽字。四、工程檔案的歸檔（一）歸檔時間1.建設單位應在工程竣工驗收后三個月內，向當地檔案管理部門和有關部門報送工程檔案。2.勘察、設計、施工、監(jiān)理等參建單位應在工程竣工驗收前，將本單位形成的工程檔案整理、匯總后向建設單位移交。（二）歸檔份數工程檔案一般應歸檔一式兩份，其中一份由建設單位保管，另一份按規(guī)定向當地檔案管理部門或其他有關部門移交。特殊情況下，可根據實際需要增加歸檔份數。（三）歸檔程序1.參建單位向建設單位移交工程檔案時，應填寫工程檔案移交清單，雙方簽字確認。2.建設單位對接收的工程檔案進行審核，對不符合要求的檔案，應要求移交單位限期整改，直至符合要求。3.建設單位在工程竣工驗收后，按照規(guī)定向當地檔案管理部門和有關部門報送工程檔案，并辦理檔案移交手續(xù)。五、工程檔案的保管與利用（一）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設備，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對紙質檔案應定期進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理；對電子檔案應定期進行備份，防止數據丟失。4.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保管制度，不得擅自將檔案帶出庫房或轉借他人。（二）利用要求1.單位內部人員查閱工程檔案，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損毀。2.外單位人員查閱工程檔案，應持單位介紹信，經檔案管理部門負責人批準，并辦理查閱登記手續(xù)后，方可查閱。查閱重要檔案或涉及機密的檔案，應經單位主管領導批準。3.查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，如需借出檔案，應嚴格履行借閱手續(xù)，并按時歸還。4.檔案管理人員應根據利用情況，及時做好檔案利用記錄，對利用效果進行跟蹤反饋。六、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則工程檔案的鑒定工作應遵循全面審查、慎重決定的原則，對已超過保管期限的檔案進行鑒定，確定其是否仍有保存價值。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、工程技術部門、財務部門等相關人員組成的檔案鑒定小組，負責對工程檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應根據國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合工程實際情況，對檔案進行逐卷審查。2.審查檔案的內容是否具有歷史查考價值、是否與工程建設相關、是否對今后的工程維護、改造等有參考作用等。3.對仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清單，報經單位主管領導批準后進行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀清單應包