PAGE教育局檔案安全保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)教育局檔案的安全保密工作，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合教育局工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教育局機(jī)關(guān)各科室、直屬單位以及下屬學(xué)校在檔案管理工作中涉及的檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的安全保密管理。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全保密工作放在首位，采取有效措施，確保檔案實(shí)體和信息的安全。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化安全保密意識(shí)，加強(qiáng)安全教育培訓(xùn)，完善安全保密制度，從源頭上預(yù)防安全保密事故的發(fā)生。3.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)開展檔案安全保密工作。4.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：實(shí)行分級(jí)管理，明確各部門和人員在檔案安全保密工作中的職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到位。二、檔案管理部門及人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善教育局檔案安全保密制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各科室、直屬單位以及下屬學(xué)校的檔案安全保密工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作的安全保密管理。4.定期組織開展檔案安全保密檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。5.負(fù)責(zé)檔案安全保密設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理。6.組織開展檔案安全保密宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的安全保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，確保檔案的收集齊全、整理規(guī)范、保管妥善、利用有序。3.對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，不得擅自泄露、篡改或銷毀檔案。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房、設(shè)備等的管理，定期檢查維護(hù)，確保安全。5.協(xié)助做好檔案安全保密檢查和評(píng)估工作，及時(shí)報(bào)告發(fā)現(xiàn)的問題。6.積極參加檔案安全保密培訓(xùn)和教育活動(dòng)，不斷提高自身安全保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。三、檔案收集與整理安全保密（一）收集要求1.各科室、直屬單位以及下屬學(xué)校應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集各類文件材料，確保檔案的完整性。2.在收集過程中，要注意對(duì)涉及國家秘密、工作秘密等敏感信息的文件材料進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，防止失泄密事件發(fā)生。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行專人負(fù)責(zé)收集，確保收集過程的安全。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.在整理過程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及秘密的文件材料進(jìn)行單獨(dú)整理、存放，避免與其他文件混淆。3.整理工作應(yīng)在符合安全保密要求的場(chǎng)所進(jìn)行，防止無關(guān)人員接觸檔案。四、檔案保管安全保密（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的地點(diǎn)，并具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。2.庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，實(shí)現(xiàn)24小時(shí)不間斷監(jiān)控，監(jiān)控資料應(yīng)保存一定期限。3.庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入，檔案管理人員應(yīng)妥善保管門禁鑰匙和密碼。4.定期對(duì)庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序存放，便于查找和管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、卷皮等進(jìn)行裝訂和存放，對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并采用加密等技術(shù)手段確保信息安全。3.對(duì)于涉及秘密的檔案，應(yīng)實(shí)行專柜存放，專人保管。（三）檔案盤點(diǎn)與清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.盤點(diǎn)清查工作應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任。五、檔案利用安全保密（一）利用審批1.凡因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及秘密的檔案查閱，需經(jīng)教育局保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。（二）查閱場(chǎng)所1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.查閱場(chǎng)所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，確保查閱過程的安全。（三）查閱人員管理1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。2.對(duì)查閱過程中涉及的秘密信息，查閱人員應(yīng)予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（四）檔案借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)按照檔案利用審批程序辦理借閱手續(xù)，并注明借閱期限。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自更改、涂抹、污損檔案內(nèi)容。3.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀安全保密（一）鑒定工作1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員參與，組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和檔案管理實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀工作1.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)教育局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀工作應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，采用符合保密要求的方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，記錄應(yīng)保存一定期限。5.銷毀工作完成后，應(yīng)由監(jiān)銷人員在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。七、檔案安全保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立健全檔案安全保密監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各科室、直屬單位以及下屬學(xué)校的檔案安全保密工作進(jìn)行檢查。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)自身工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案安全保密制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理部門及人員的職責(zé)履行情況。3.檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的安全保密措施落實(shí)情況。4.檔案安全保密設(shè)施設(shè)備的配備、運(yùn)行情況。（三）問題整改1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門和人員限期整改。2.整改責(zé)任部門和人員應(yīng)認(rèn)真分析問題原因，制定整改措施，確保問題得到有效解決。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改工作落實(shí)到位。八、檔案安全保密宣傳教育與培訓(xùn)（一）宣傳教育1.定期組織開展檔案安全保密宣傳教育活動(dòng)，提高全體干部職工的安全保密意識(shí)。2.宣傳教育內(nèi)容應(yīng)包括國家有關(guān)法律法規(guī)、檔案安全保密制度、安全保密知識(shí)等。3.可通過舉辦講座、發(fā)放宣傳資料、利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等多種形式進(jìn)行宣傳教育。（二）培訓(xùn)工作1.制定檔案安全保密培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織檔案管理人員參加培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)、安全保密技術(shù)、法律法規(guī)等方面。3.培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、實(shí)地考察等多種形式，提高培訓(xùn)效果。4.鼓勵(lì)檔案管理人員參加各類檔案安全保密培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，不斷提升業(yè)務(wù)水平。九、檔案安全保密應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定檔案安全保密應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、處置程序、保障措施等。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行修訂和完善，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。（二）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全保密事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，防止事故擴(kuò)大。2.及時(shí)報(bào)告上級(jí)主管部門和相關(guān)部門，配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。3.對(duì)事故原因進(jìn)行深入分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，防止類似事故再次發(fā)生。（三）應(yīng)急演練1.