PAGE機(jī)關(guān)辦公室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)辦公室各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機(jī)關(guān)辦公室檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得擅自留存、銷毀檔案。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)工作活動的全過程，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管機(jī)關(guān)各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.對檔案進(jìn)行鑒定，定期銷毀已失去保存價值的檔案。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。6.負(fù)責(zé)向同級國家綜合檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。7.對各部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向綜合檔案室移交。2.協(xié)助綜合檔案室開展檔案整理、鑒定、銷毀等工作。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用，確保檔案的安全。4.及時向綜合檔案室反饋本部門檔案管理工作中存在的問題，并提出改進(jìn)建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本機(jī)關(guān)工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本機(jī)關(guān)形成的各類文件、報告、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.本機(jī)關(guān)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等。4.本機(jī)關(guān)工作人員在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案，如考核材料、培訓(xùn)記錄、獲獎證書等。5.反映本機(jī)關(guān)工作活動的照片、錄音、錄像、實(shí)物等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時、完整。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對于重要文件和資料，應(yīng)及時進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表和案卷目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、時間等進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊，編制檔案目錄。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進(jìn)行整理，編制會計檔案目錄。4.電子檔案：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行備份。四、檔案的保管（一）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案上架1.整理好的檔案應(yīng)及時上架存放，按照類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。2.檔案架應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，以便快速定位檔案。（三）檔案清點(diǎn)與核對1.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案的數(shù)量與目錄相符，檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。2.發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他問題時，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（四）檔案保密1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫房。2.查閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格履行查閱手續(xù)，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或泄露檔案內(nèi)容。3.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施。五、檔案的利用（一）利用范圍1.機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本機(jī)關(guān)檔案，須經(jīng)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱本機(jī)關(guān)檔案，須持相關(guān)法律文書和介紹信，經(jīng)本機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.本機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，到綜合檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向綜合檔案室提交查閱申請函，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，填寫《檔案查閱登記表》，方可查閱。3.司法機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)按照上述要求辦理查閱手續(xù)，并由綜合檔案室安排專人陪同查閱。（三）利用方式1.檔案查閱應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的歷史觀點(diǎn)，從維護(hù)歷史真實(shí)面貌出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析檔案的形成背景、來源、時間、保管期限等因素，確定檔案的價值。2.參考檔案的利用率、重要性、完整性等情況，綜合判定檔案是否仍需保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報同級國家綜合檔案館備案。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并在銷毀現(xiàn)場監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立機(jī)關(guān)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化掃描1.對具有保存價值的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和圖像處理，確保圖像清晰、完整。（三）數(shù)據(jù)錄入與掛接1.將掃描后的電子文件進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)查詢和利用。（四）系統(tǒng)功能1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，方便檔案的日常管理和利用。2.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，對不同用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。