PAGE職業(yè)衛(wèi)生檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強公司職業(yè)衛(wèi)生檔案管理，有效保護和利用職業(yè)衛(wèi)生檔案資源，確保職業(yè)衛(wèi)生工作的規(guī)范化、科學化，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)與職業(yè)衛(wèi)生相關(guān)的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）管理職責1.安全環(huán)保部門負責職業(yè)衛(wèi)生檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。制定職業(yè)衛(wèi)生檔案管理制度和工作流程。定期對職業(yè)衛(wèi)生檔案進行檢查、整理和歸檔。2.各部門負責本部門職業(yè)衛(wèi)生檔案資料的收集、整理和移交。配合安全環(huán)保部門做好職業(yè)衛(wèi)生檔案管理工作。3.檔案管理人員負責職業(yè)衛(wèi)生檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、存儲、保管和查閱等。確保職業(yè)衛(wèi)生檔案的完整性、準確性和安全性。二、職業(yè)衛(wèi)生檔案的分類與編號（一）分類職業(yè)衛(wèi)生檔案分為以下幾類：1.法律法規(guī)與標準：收集國家和地方有關(guān)職業(yè)衛(wèi)生的法律法規(guī)、規(guī)章、標準、規(guī)范等文件。2.管理制度：公司制定的職業(yè)衛(wèi)生管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等文件。3.職業(yè)病危害項目申報資料：包括職業(yè)病危害項目申報表、申報回執(zhí)等。4.職業(yè)病危害因素檢測與評價資料：職業(yè)病危害因素檢測報告、評價報告、檢測與評價方案等。5.職業(yè)健康監(jiān)護資料：員工職業(yè)健康檢查表、職業(yè)健康監(jiān)護檔案、體檢結(jié)果匯總分析等。6.防護用品管理資料：防護用品采購計劃、發(fā)放記錄、使用培訓(xùn)記錄、維護保養(yǎng)記錄等。7.職業(yè)衛(wèi)生宣傳培訓(xùn)資料：培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、宣傳資料等。8.職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)督檢查與隱患排查資料：檢查記錄、隱患排查報告及整改情況等。9.職業(yè)衛(wèi)生事故應(yīng)急救援資料：應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練記錄、事故報告及處理記錄等。10.其他職業(yè)衛(wèi)生相關(guān)資料：與職業(yè)衛(wèi)生工作有關(guān)的其他文件、資料、記錄等。（二）編號職業(yè)衛(wèi)生檔案采用分類編號法進行編號，編號格式為：[類別代碼][年份][流水號]。1.類別代碼：按照上述分類，分別用兩位數(shù)字表示各類檔案，如“01”表示法律法規(guī)與標準，“02”表示管理制度等。2.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，一份2023年形成的職業(yè)病危害因素檢測報告，其編號為“042023001”。三、職業(yè)衛(wèi)生檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照職責分工，及時收集本部門產(chǎn)生的職業(yè)衛(wèi)生相關(guān)文件、資料和記錄，并確保其真實性、完整性和準確性。2.收集的檔案資料應(yīng)包括原件及復(fù)印件，復(fù)印件需注明出處，并加蓋提供部門印章。3.對于外來文件，如法律法規(guī)、標準規(guī)范及相關(guān)部門的文件通知等，應(yīng)及時收集并進行登記。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照分類編號的要求，對收集到的職業(yè)衛(wèi)生檔案進行整理。2.每份檔案應(yīng)單獨裝訂成冊，并在封面注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.檔案內(nèi)的文件資料應(yīng)按照重要程度和時間順序排列，確保目錄清晰、頁碼連續(xù)。4.對于破損、褪色的文件資料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的可讀性。四、職業(yè)衛(wèi)生檔案的編目與存儲（一）編目1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)整理后的職業(yè)衛(wèi)生檔案，編制檔案目錄。2.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、頁數(shù)等信息，以便于查閱和管理。3.檔案目錄應(yīng)定期更新，確保與實際檔案情況一致。（二）存儲1.職業(yè)衛(wèi)生檔案應(yīng)存放在專門的檔案室或檔案柜中，確保存儲環(huán)境安全、干燥、通風，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.檔案室應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。3.檔案存儲應(yīng)按照類別和編號順序排列，便于查找和取用。4.對于電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，并建立相應(yīng)的電子檔案管理制度，確保電子檔案的安全和可讀取性。五、職業(yè)衛(wèi)生檔案的保管期限職業(yè)衛(wèi)生檔案的保管期限根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準確定，一般分為以下幾種：1.永久性檔案：法律法規(guī)與標準、公司職業(yè)衛(wèi)生管理制度等重要文件，保管期限為永久。2.長期檔案：職業(yè)病危害項目申報資料、職業(yè)病危害因素檢測與評價資料、職業(yè)健康監(jiān)護資料等，保管期限為10年。3.短期檔案：防護用品管理資料、職業(yè)衛(wèi)生宣傳培訓(xùn)資料、職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)督檢查與隱患排查資料等，保管期限為3年。保管期限自檔案形成之日起計算，到期后應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。六、職業(yè)衛(wèi)生檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱職業(yè)衛(wèi)生檔案的，應(yīng)填寫《職業(yè)衛(wèi)生檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案室查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄，包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽換、損毀檔案內(nèi)容，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并注明出處。（二）借閱1.公司外部單位或人員因特殊原因需要借閱職業(yè)衛(wèi)生檔案的，應(yīng)填寫《職業(yè)衛(wèi)生檔案借閱申請表》，注明借閱單位或人員名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容等信息，并提交相關(guān)證明材料，經(jīng)公司安全環(huán)保部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、泄露檔案內(nèi)容，歸還時應(yīng)確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)承擔相應(yīng)責任。七、職業(yè)衛(wèi)生檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.安全環(huán)保部門應(yīng)定期組織對到期的職業(yè)衛(wèi)生檔案進行鑒定，成立鑒定小組，成員包括安全環(huán)保部門、檔案管理部門及相關(guān)技術(shù)人員等。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，確定檔案的存毀。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成書面報告，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后生效。（二）銷毀1.對于確定銷毀的職業(yè)衛(wèi)生檔案，應(yīng)編制《職業(yè)衛(wèi)生檔案銷毀清單》，注明檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案全部銷毀，不得遺漏。3.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀日期、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并由監(jiān)銷人員和負責銷毀的人員簽字確認。4.銷毀記錄應(yīng)與《職業(yè)衛(wèi)生檔案銷毀清單》一并存檔，保存期限與原檔案保管期限相同。八、職業(yè)衛(wèi)生檔案的信息化管理（一）建立職業(yè)衛(wèi)生檔案管理信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立職業(yè)衛(wèi)生檔案管理信息系統(tǒng)，將職業(yè)衛(wèi)生檔案的電子文件進行集中管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和統(tǒng)計分析。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)及時將職業(yè)衛(wèi)生檔案的相關(guān)信息錄入管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)與實際檔案情況一致。（三）